Tal y como sucede con el dinero y otros activos, el tiempo es un recurso limitado, pero esencial en cualquier empresa, por lo que su inversión debe ser realizada de la forma más rentable, óptima y precisa posible para ser aprovechado. No obstante, la gestión de tiempo es un desafío significativo a lo largo de industrias y tipos de compañías, y un manejo deficiente de este recurso puede resultar en fallas productivas, una disminución en la competitividad y hasta pérdidas económicas.
Pensando en esto, en este artículo hablaremos sobre 10 consejos que puedes implementar para ahorrar tiempo en tu negocio y así conseguir ventajas operacionales y económicas. Igualmente, hablaremos sobre las herramientas digitales que existen, hoy en día, para facilitar su adopción.
Rastrea el tiempo invertido en distintas actividades
Para conocer las formas específicas en las que puedes optimizar el gasto de tiempo en tu empresa, primero es necesario que rastrees la cantidad invertida de este recurso en distintas actividades, de manera periódica. Al identificar y analizar la inversión temporal que cada tarea consume, es posible detectar procesos que ocupan demasiado tiempo y comenzar a planear formas de corregir el problema.
¿Cómo llevar esto a cabo? Actualmente, existen software de gestión, como Jibble o Toggl Track, que se especializan en el manejo de tiempo dentro de una empresa.
Es muy importante mencionar que esto no implica fijar agendas estrictas de tiempo a las que cada miembro del personal se deba acoplar, sino de encontrar áreas en donde es posible optimizar la inversión temporal y así trabajar para mejorarlas.
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Optimiza la gestión de reuniones
Aunque ocupan un rol importante en la comunicación, las reuniones pueden ser uno de los mayores responsables de generar fugas de tiempo en una empresa, por lo que deben optimizarse. Para mantener al mínimo posible el gasto temporal en estas actividades dentro de tu negocio, lo mejor es reducir la cantidad de participantes de cada una, adherirse a duraciones estrictas y designar responsabilidades de moderación a miembros específicos para que mantengan cada discusión centrada en los principales temas a tratar.
Igualmente, es aconsejable definir otros canales de comunicación (como email, mensaje, etc.) para la resolución de cuestiones más simples, lo cual agilizará las comunicaciones internas y permitirá que cualquier interacción necesaria para el flujo de procesos específicos se efectúe a tiempo.
Automatiza tareas repetitivas y con poca variación
Por su naturaleza, muchas de las tareas cotidianas en tu empresa se pueden automatizar, actualmente, por medio de la herramienta adecuada, lo cual tiene el potencial de ahorrar tiempo y dinero, y de incrementar la productividad. Actividades repetitivas y con poca variación, como la realización de pagos, el registro de datos y el envío de mensajes sencillos, por mencionar algunos, son candidatas ideales para la automatización.
Para mecanizar estas tareas, es posible encontrar una amplia variedad de software y herramientas digitales en el mercado actual. Por ejemplo, existe Xepelin, que permite automatizar ciertas tareas y procesos, como el rastreo de información financiera y la gestión de cobros y pagos, desde una sola plataforma digital.
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Invierte en capacitaciones y entrenamiento
Sin importar si se trata de una nueva metodología, proceso o herramienta tecnológica, estos elementos requieren del aprendizaje de ciertas características y formas de uso para asegurarse de que generen los beneficios esperados en materia de ahorro de tiempo.
De lo contrario, existe el riesgo de que nuevos recursos solo entorpezcan los workflows actuales. Por ello, siempre es recomendable invertir en capacitaciones y sesiones de entrenamiento, esto con el fin de desbloquear el verdadero potencial de cada nueva herramienta y de evitar transiciones complejas.
Audita workflows actuales y optimízalos
El potencial de la automatización es considerable, pero transicionar a workflows automatizados sin optimizar los procesos actuales puede resultar contraproducente y causar retrasos, ya que las operaciones manuales suelen estar repletas de una gran cantidad de obstáculos (como tareas duplicadas y cuellos de botella) que dificultan la transición a procedimientos más lineales y eficaces.
Entonces, antes de implementar cualquier herramienta de automatización, siempre es buena idea tomarse el tiempo de analizar los workflows actuales, buscar sus ineficiencias y después eliminarlas.
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Define prioridades
Cada proceso y tarea individual cumple un propósito en tu empresa, pero no todos ellos poseen el mismo nivel de relevancia para tus objetivos, por lo que es importante saber en cuáles actividades enfocarse para maximizar el potencial del tiempo limitado que se invierte en ellos.
Al definir prioridades claras que se alineen con las metas de tu negocio y jerarquizarlas en orden de importancia, puedes invertir la cantidad exacta de tiempo que se necesita para impulsar procesos de mayor valor, pero manteniendo la funcionalidad de otras actividades.
Analiza y optimiza la distribución de la carga laboral
Ciertos departamentos, como el área de cobros y pagos, pueden verse abrumados por una carga laboral significativa que ralentiza sus actividades y resulta en un gasto de tiempo mayor al necesario. Idealmente, para que el exceso de trabajo no se traduzca en una mayor lentitud, es aconsejable evaluar las capacidades actuales de cada área, así como su carga laboral, y tomar acción para aliviar este problema.
Por ejemplo, si un área particular de tu empresa parece estar saturada, puedes considerar realizar contrataciones adicionales, distribuir una parte del proceso a una agencia especializada o invertir en automatización.
Fomenta una cultura de descansos breves a lo largo del día
Al final del día, al ser humanos, cualquier miembro del personal de tu negocio es vulnerable a sentir fatiga, especialmente en áreas con una carga laboral mayor o en situaciones de trabajo continuo.
Como resultado, es posible observar disminuciones en la productividad y procesos lentos que consumen tiempo en exceso. Para que esto no suceda, fomentar una cultura laboral sana que incentive la toma de descansos breves a lo largo del día es importante, y es considerado como una buena práctica para impulsar la satisfacción de empleados y la productividad constante.
Aprovecha recursos digitales
Más allá de sistemas digitales, en la actualidad existe una serie de recursos gratuitos y plantillas que puedes obtener en línea para simplificar o estandarizar procesos como la generación de órdenes de compra, el cálculo de nómina y la administración de inventario, entre otros. Al descargar y aprovechar esta clase de recursos, puedes ahorrar tiempo en tareas repetitivas o vulnerables a desorden administrativo.
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Centraliza bases de datos y fuentes de información
Obtener los datos correctos, en el momento oportuno, es esencial para que se lleven a cabo workflows y procesos específicos. Por esto, cuando la información está distribuida de manera ineficiente o poco accesible, pueden surgir retrasos que cuestan tiempo y dinero.
Para reducir la probabilidad de que esto suceda, es posible centralizar las bases de datos y fuentes de información de tu empresa en un solo lugar, esto, por medio de algún tipo de ERP o software de gestión financiera que recolecte información confiable y la registre automáticamente para generar una sola fuente de verdad que guíe decisiones y agilice procedimientos.
Finalmente, siguiendo estas recomendaciones, tu empresa puede comenzar a ahorrar tiempo y recursos significativos que podrá emplear de una forma más estratégica y que genere mayor valor.
En efecto, contar con la herramienta digital apropiada resulta imprescindible para poner en práctica múltiples de estos consejos, pero, por fortuna, existen aliados como Xepelin, con los que puedes ahorrar tiempo de manera sencilla y en un solo lugar.
Xepelin puede ayudarle a tu empresa a optimizar la gestión de su tiempo mediante las siguientes funcionalidades:
- Análisis de mi empresa: una plataforma gratuita de registro de datos financieros en tiempo real que te permitirá conocer a fondo la salud de tu negocio de forma automatizada.
- Gestión de cobros y pagos: un sistema automatizado gratuito que permite mecanizar ciertas tareas repetitivas del área de cuentas por pagar y por cobrar.
- Gestión de mi ecosistema: una herramienta de análisis de clientes y proveedores que reduce el tiempo para encontrar nuevos socios a un par de minutos, en lugar de semanas.
Dado que todas estas herramientas pueden encontrarse en una sola plataforma digital, sin necesidad de adquirir múltiples software diferentes, puedes comenzar a ahorrar tiempo hoy mismo tras crear una cuenta en Xepelin.
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