A través de la realización de tareas repetitivas por medio de la automatización, en lugar de procesos manuales, las empresas pueden reducir costos operativos, mejorar la satisfacción de empleados y llevar su productividad a un nivel más elevado, entre otras cosas. Sin embargo, para que nuevos negocios y empresas de menor tamaño puedan cosechar todos estos beneficios, necesitan saber por dónde empezar a implementar la automatización en materia de procedimientos y tareas específicas.
Aunque el potencial a futuro de las herramientas de automatización es amplio, estas organizaciones necesitan información clara y concisa sobre los procesos particulares en los que se pueden implementar hoy en día, mediante las tecnologías disponibles, para comenzar a percibir ventajas concretas.
En Xepelin, tenemos el compromiso de apoyar el crecimiento de cualquier negocio por medio de información relevante, además de herramientas financieras accesibles, por lo que en este artículo hablaremos sobre 9 procesos completos y tareas particulares que se pueden automatizar fácilmente en la actualidad.
Analítica (Registro de datos, rastreo de datos, generación de reportes y forecasting)
Gracias a integraciones de software por medio de API y a tecnologías de inteligencia artificial, la analítica de datos destaca como uno de los principales procesos que se pueden automatizar en la actualidad y como uno de los que generan mayor valor. Si bien es cierto que el criterio humano sigue siendo crucial para llegar a mejores decisiones a partir de los datos, las herramientas de automatización permiten realizar tareas como el registro de datos, su rastreo en tiempo real, la generación de reportes y la creación de previsiones (forecasts) de forma rápida y con menos errores.
Sin importar si se trata de analítica financiera, de ventas, de marketing, etc., hoy existe tecnología suficiente para mejorar la eficiencia de procesos de análisis de datos, en cualquier área, de principio a fin. Con la tecnología apropiada y con un proceso adecuado de integración, un proceso automatizado de análisis de datos puede generar perspectivas que impulsen decisiones rápidas, aumentar la productividad y reducir costos operativos.
Cuentas por pagar (Recordatorios, generación de órdenes de compra, programación de pagos, etc.)
Por la naturaleza de muchas de sus tareas, el procedimiento de cuentas por pagar es uno que se puede automatizar de manera relativamente sencilla. Las herramientas de automatización que existen en el presente solo suelen tener capacidades para realizar actividades repetitivas y con poca variación, por lo que procesos en los que estas abundan, como este, son candidatos ideales para implementarlas.
Hablando de actividades concretas, un software de automatización de cuentas por pagar, como el de Xepelin, tiene la capacidad de enviar recordatorios, programar pagos, rastrear fechas y monitorear las cuentas por pagar en tiempo real, entre otras cosas, todo de manera automática. De esta forma, se libera tiempo valioso para llevar a cabo actividades estratégicas del área, como la negociación con proveedores y la estimación de tiempos de pago adecuados para mantener la liquidez.
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Cuentas por cobrar (Recordatorios de pago, monitoreo de fechas, etc.)
Debido a razones similares, la infraestructura tecnológica más accesible en la actualidad permite la automatización de múltiples actividades relacionadas con el manejo de las cuentas por cobrar. Por medio de la herramienta adecuada de gestión de cobros, el envío de recordatorios de pago, la determinación de fechas ideales de cobranza y la generación de reportes son solo algunas de las tareas que se pueden automatizar para ahorrar tiempo y recursos económicos.
Contabilidad (Conciliación, cierre de mes, entrada y rastreo de datos, etc.)
Al estar conformado, en gran medida, por tareas de registro y rastreo de datos, el proceso de contabilidad puede ser fácilmente optimizado por medio de las herramientas existentes. Como resultado, los software de contabilidad se han establecido como soluciones populares desde hace ya unos años y su porcentaje de adopción en empresas pequeñas y medianas es mayor al 64.4% en la actualidad.
En la práctica, estas herramientas automatizan procesos como la conciliación bancaria, el registro y actualización de información financiera, la facturación, el cálculo de impuestos. Todo esto de forma más precisa, ágil y con un menor índice de error.
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Reclutamiento y onboarding de personal
Gracias a herramientas de IA y software especializado, procesos de recursos humanos, como el reclutamiento y el onboarding de nuevas contrataciones, pueden ser simplificados por medio de la automatización. En un contexto práctico, esto se materializa de 2 maneras:
- Escaneo de curriculums por medio de herramientas de IA, que clasifican candidatos de acuerdo a su nivel de relevancia para una vacante específica con base a palabras clave u otros indicadores, ahorrando así tiempo en revisiones manuales.
- Software de onboarding, que se integra con aplicaciones comunes y que guían a un usuario por los distintos pasos del proceso, enviando documentos a firmar, generando accesos relevantes, asignando licencias, etc., todo con el fin de permitir que el nuevo personal comience a ser productivo cuanto antes y sin complicaciones.
Publicación de contenido de marketing por distintos canales
Una vez diseñados, los contenidos de marketing pueden ser distribuidos por distintos canales (como redes sociales o correo electrónico) de forma automática con distintas herramientas. Este proceso se puede realizar por medio de plataformas externas (como Hootsuite o Mailchimp) o a través de las funcionalidades integradas que redes sociales, como Instagram y Facebook, poseen.
Comunicación con clientes y resolución de problemas sencillos
Dada la innovación en modelos de lenguaje que ha sucedido en años recientes, hoy en día es cada vez más sencillo incorporar chatbots de IA para interactuar con clientes nuevos o para resolver problemáticas sencillas de servicio al cliente. A través de las herramientas actuales, una empresa puede implementar chatbots que brinden una respuesta oportuna y siempre disponible hacia consumidores. Inclusive, tienen la capacidad de conectarse con bases de datos internas para ofrecer comunicación personalizada de acuerdo con el historial de cada cliente.
Ejemplos de herramientas para la generación de chatbots incluyen los siguientes:
- Botpress
- HubSpot
- Watsonx Assistant de IBM
Cabe mencionar que, aunque eficientes y prometedoras, las tecnologías de chatbots de IA funcionan mejor si no componen la estrategia de servicio a cliente o ventas en su totalidad, ya que se estima que hasta un 64% de los clientes todavía prefiere interactuar con un representante humano, de acuerdo con Gartner.
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Rastreo de inventarios
Con el fin de mantener una contabilización precisa de inventarios, así como de entradas y salidas de mercancía, en el presente existen herramientas que automatizan el rastreo de existencias. En la actualidad, estas herramientas suelen funcionar por medio de códigos de barras o etiquetas RFID que envían notificaciones al sistema de gestión para que este permite visualizar todos los movimientos y niveles de stock en determinado momento en tiempo real.
Análisis de clientes y proveedores
Finalmente, aunque los procesos de due diligence automatizados y más elaborados han estado, históricamente, solo al alcance de grandes empresas, hoy existen herramientas de análisis de clientes y proveedores mucho más accesibles para el resto del panorama empresarial. En esencia, estos sistemas se encargan de revisar distintas métricas (como volumen de deuda o composición de cartera de clientes) de clientes y proveedores para calcular su nivel de riesgo de forma automática, simplificando la toma de decisiones de contratación de proveedores o de aceptación de un nuevo cliente.
En concreto, el mercado actual de herramientas de tecnología para negocios permite la automatización de una gran cantidad de tareas individuales y procesos integrales, desbloqueando así beneficios económicos y de productividad. Sin embargo, es importante mencionar que incorporar nuevos sistemas de tecnología a los workflows existentes puede ser una misión complicada, por lo que buscar optimizarlos y considerar la facilidad de uso de nuevas plataformas siempre es aconsejable.
Considerando todo esto, existen soluciones como las que Xepelin ofrece, que facilitan la automatización de procesos financieros, de analítica y de gestión de clientes y proveedores a través de una sola plataforma gratuita que es sencilla de utilizar e implementar. Por medio de Xepelin, sin importar el presupuesto o tamaño de un negocio, este puede comenzar a digitalizarse y automatizarse de forma rápida, simple y accesible para mantenerse competitivo en un entorno comercial cada vez más volátil.
Para acceder a estas funcionalidades, así como a las opciones de financiamiento que Xepelin brinda de forma rápida y 100% digital, lo único que hay que hacer es registrarse en la plataforma.
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