No hay duda de que garantizar pagos puntuales a proveedores es buena idea para tu empresa, pero la única forma de asegurarlos con casi total precisión es por medio de su automatización.
Lo cierto es que los pagos automatizados son un cambio de paradigma total sobre la forma en la que las cuentas por pagar han sido gestionadas históricamente, por lo que es natural que exista un poco de resistencia en torno a su adopción.
Sin embargo, automatizar los pagos de tu negocio podría generar muchos más beneficios que riesgos, así que en este artículo te brindamos claridad sobre lo que esto representa, así como las ventajas y desventajas de este proceso, para que así puedes llegar a una decisión informada sobre si implementar pagos automatizados en tu negocio es buena idea.
¿Qué son los pagos automatizados?
Pero, ¿qué son los pagos automatizados y qué implican? Son transferencias de dinero programadas con antelación para realizarse en una fecha específica, todo con el fin de asegurar que sean efectuadas a tiempo. Pueden ser programados para ocurrir en intervalos de tiempo específicos (de manera mensual, bimestral, anual, etc.) o pueden tratarse de pagos únicos.
Comúnmente, son utilizados en el pago de servicios, renta, tarjetas de crédito, préstamos empresariales, y otros costos recurrentes, pero la realidad es que pueden ser útiles incluso para el pago de facturas a proveedores.
Ventajas de los pagos automatizados
Al garantizar la transferencia total y puntual de fondos para cubrir una factura, los pagos automatizados traen consigo ciertos beneficios para tu área de cuentas por pagar, como por ejemplo:
- Reducen errores y olvidos que llevan a retrasos, facturas no pagadas o pagos incompletos.
- Eliminan tasas e intereses moratorios, lo cual alivia tu flujo de efectivo.
- Ahorran tiempo en el procesamiento de pagos.
- Ayudan a construir una relación sólida con proveedores, basada en el cumplimiento de las responsabilidades de tu empresa y la confianza.
- Cuando son utilizados para pagar préstamos o créditos, contribuyen a un historial de crédito más positivo.
- Pueden ayudarte a reducir costos laborales al automatizar una tarea tradicionalmente llevada a cabo de forma manual.
- Generan un registro fiable de transacciones, pues se almacenan de forma digital y son fáciles de rastrear, así que te ayudan a monitorear tus gastos efectivamente.
- Brindan la tranquilidad de que los compromisos de pago de tu empresa siempre se llevarán a cabo a tiempo.
- Aseguran la continuidad de tu negocio, al reducir la probabilidad de que un pago atrasado afecte una entrega o implique la interrupción de un servicio importante.
- Son más sencillos de efectuar que los pagos manuales.
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Riesgos a tener en cuenta al automatizar los pagos de tu empresa
Por supuesto, los pagos automatizados no son una solución mágica para garantizar transferencias oportunas y, para sacarles provecho, debes tomar en cuenta factores como estos:
- Deben ser monitoreados con frecuencia, para asegurar que no se estén realizando pagos de suscripciones no utilizadas o mercancías no solicitadas.
- Sin fondos suficientes en la cuenta de origen de tu empresa, estos no se realizarán, por lo que debes asegurarte de mantener a esta con dinero suficiente.
- Pueden generar costos extras o causar atrasos cuando se utilizan en el pago de cuentas con valor variable, así que es importante tomarse el tiempo para revisarlos mes con mes.
- Sin un proceso de validación de facturas adecuado, pueden ser propensos a fraudes.
Por sí solos, los pagos automatizados no traen riesgos adicionales para tu negocio, pero sí pueden ser vulnerables a problemas si los implementas como una solución inmune a errores y no como otra parte de tu empresa que se debe gestionar, si bien, más fácilmente.
¿Cómo se pueden automatizar los pagos de tu negocio?
Y, entonces, ¿cómo es posible automatizar tus pagos? Hay muchas formas de hacerlo, por ejemplo, a través de la domiciliación de métodos de pago con proveedores específicos o a través del portal bancario de tu negocio (aunque esta opción solo suele estar disponible para pagos específicos de servicios o impuestos).
No obstante, la mejor forma de hacerlo es por medio de un software especializado de pagos, ya que esta clase de herramientas te permiten manejar tus pagos automáticos de forma centralizada, teniendo control y visibilidad sobre cada transacción en una sola plataforma y permitiendo la automatización y programación de cualquier tipo de transacción.
Adicionalmente, un software de pagos puede aportar funcionalidad adicional en forma de conciliaciones automáticas, diseño de workflows de aprobación y administración de facturas, algo que otros medios no podrían ofrecer.
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Consejos para una implementación segura de automatización en el área de pagos
En caso de que decidas que los pagos automatizados son una herramienta que a tu empresa le beneficiaría tener, seguir estos consejos te ayudará a introducirlos con la menor fricción posible:
Establece primero un sistema de due diligence de proveedores
Para reducir al mínimo el riesgo de que un pago automático se realice a una entidad fraudulenta inadvertidamente, siempre es buena idea contar con un proceso sólido de verificación y aprobación de facturas, y de evaluación de proveedores antes de implementar la automatización en esta área.
Elige la herramienta más adecuada para tu contexto
Son muchas las formas en las que puedes automatizar pagos y son muchas las herramientas especializadas que podrían ayudarte, cada una con funciones, características y hasta costos diferentes, así que tomarte el tiempo de comparar a cada una antes de llegar a una decisión final siempre es aconsejable.
Capacita a tu equipo
A pesar de que facilitarán el trabajo de tu equipo, los pagos automatizados traen consigo una curva de aprendizaje a superar para entender cómo realizarlos según la herramienta elegida, así que vale la pena capacitar a tu área de pagos en su ejecución.
Selecciona estratégicamente los pagos automatizables
Como se mencionó antes, ciertos tipos de pagos, como aquellos de valor variable, pueden no ser tan fáciles de adaptar a un modelo automatizado, incluso si es posible monitorearlos de cerca para lograrlo. Entonces, es buena idea evaluar aquellos pagos que podrías automatizar y aquellos que es mejor mantener bajo un esquema manual.
Presta mucha atención a los pagos variables
Si decides que el ahorro de tiempo justifica el esfuerzo que requeriría automatizar pagos variables, debes estar consciente de que un manejo exitoso de ellos exigirá un monitoreo constante de sus cambios para evitar pagos rechazados o sobrecargos.
Vigila de cerca los balances de la cuenta de tu empresa
Una vez que sabes qué pagos automatizar, debes asegurarte de mantener un balance suficiente de fondos en la cuenta de la cual saldrán, todo con el fin de evitar que siempre salgan a tiempo y de forma suficiente.
Mantente atento a tus reportes de gastos
Incluso con un control riguroso sobre proveedores, aprobaciones y facturas entrantes, siempre existe el riesgo de que ocurran errores, retrasos e inconsistencias, por lo que no olvides revisar de cerca tus reportes mensuales de gastos para identificar problemas y corregirlos oportunamente.
La automatización en el área de cuentas por pagar
Aunque los pagos automáticos traen, por sí solos, una gran cantidad de ventajas, otras tareas en la gestión de cuentas por pagar de tu empresa también pueden automatizarse con la herramienta correcta, como la que Xepelin tiene para ti de forma gratuita.
Con la plataforma de gestión de pagos de Xepelin, puedes centralizar todas tus facturas pendientes para facilitar su monitoreo, programar pagos con antelación, automatizar pagos masivos y simplificar la conciliación, en un solo lugar.
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