En los últimos años, de forma global, ha existido un crecimiento considerable en el uso de soluciones digitales para procesar pagos, tanto en el sector B2C como en el B2B. Sin embargo, en el caso de este último, especialmente en Latinoamérica, aún queda un largo camino por recorrer para que empresas de todos tamaños conozcan los beneficios de estas herramientas y sepan cómo e integrarlas a sus procesos cotidianos.
En Xepelin, queremos que estés al tanto de todas las ventajas que las soluciones de pago digital pueden aportar a tu empresa y que conozcas la manera apropiada para integrarlas. Por esta razón, en este artículo hablaremos sobre las diversas facilidades que ofrecen y cómo elegir la plataforma indicada para tu negocio.
¿Qué facilidades ofrecen las soluciones de pagos digitales?
La simple incorporación de un sistema digital de pagos a las operaciones diarias de una empresa puede brindar una serie de facilidades valiosas como las siguientes:
- Automatización y programación de cuentas por pagar, lo cual evita retrasos y errores manuales, mejorando la relación con proveedores y la reputación. Además, incrementa la productividad al permitir realizar un mayor número de transacciones en menor tiempo, permitiendo que los miembros de un equipo se enfoquen en otras tareas que requieran mayor atención.
- Fácil integración con las finanzas y manejo de cuentas por pagar. Por ejemplo, existen plataformas de pagos que se integran con el sistema de facturación de un negocio para garantizar precisión y seguridad al momento de realizar o programar transacciones.
- Transacciones internacionales rápidas, lo cual mantiene el flujo de la cadena de suministro y abre la posibilidad de buscar proveedores globales.
- Alternativas de financiamiento como el de cuentas por pagar, que consiste en que un proveedor de factoring o factoraje solvente las facturas de un negocio anticipadamente y que este último las pague tiempo después.
- Mejor rastreo de datos debido al registro constante y en tiempo real de transacciones. Lo cual permite analizar datos y patrones de forma sencilla, y facilita su monitoreo.
- Seguridad incrementada a través de servidores protegidos que dificultan la aparición de ataques de entidades fraudulentas.
¿Cómo puede ayudar una plataforma de pagos digitales a mejorar la liquidez de tu negocio?
Ciertas plataformas de pagos digitales van más allá de la gestión de cuentas por pagar, ofreciendo financiamiento alternativo enfocado en preservar la liquidez de una empresa. Conocido comúnmente como confirming, esta modalidad funciona de esta manera: una entidad financiera se encarga de cubrir por adelantado las facturas de proveedores de un negocio, mientras que este último se compromete a pagarle a la entidad el monto financiado después de un lapso de tiempo.
Entre sus ventajas principales, destacan las siguientes:
- Mejoras en el flujo de efectivo (liquidez o cash flow) para distribuir de mejor manera los recursos de una empresa.
- Evita interrupciones en la cadena de suministro, permitiendo que un negocio pueda continuar con sus actividades cotidianas y generando ganancias.
- No genera deuda, por lo que ayuda a mantener un historial crediticio apropiado.
¿Cómo ayuda una herramienta de pagos digitales a facilitar el análisis financiero en tu empresa?
Gracias al registro constante de transacciones, se vuelve más sencillo monitorear indicadores como los DPO (Days Payable Outstanding) y el volumen de compras que una empresa realiza a lo largo del tiempo. Así, es posible realizar análisis financieros de forma sencilla, sin la necesidad de consultar una gran cantidad de registros y documentos financieros.
Además, el sistema de una solución de pagos digitales facilita la consulta de datos y KPIs para todos los miembros de una compañía, sin importar si son parte del equipo de finanzas o no. Esta colaboración facilitada por una transparencia de datos efectiva, suele ser la clave para generar planes, proyecciones y presupuestos más acertados, alimentados por una variedad de perspectivas complementarias.
¿Qué se debe de considerar antes de integrar una solución de pago digital?
Antes de integrar una plataforma de pagos digitales, es importante evaluar todas las opciones disponibles y considerar las necesidades de tu empresa. Aunque existen una gran cantidad de herramientas, no todas cuentan con las mismas funcionalidades o facilidades de integración, por lo que se deben de considerar los siguientes factores antes de invertir en una solución específica:
Seguridad y cumplimiento legal
De manera general, las opciones digitales tienden a ser más seguras que las físicas o manuales. Sin embargo, una herramienta de pagos que carece de certificados SSL y TLS para garantizar transacciones seguras en su plataforma u otras certificaciones de seguridad, puede traer más problemas que beneficios.
Por esto, para evitar riesgos de ciberseguridad, es crucial revisar que cualquier proveedor de pagos digitales cumpla con la normatividad internacional y local y que cuente con las certificaciones pertinentes.
Funcionalidades
Aunque una plataforma simple que permita gestionar las cuentas por pagar puede cubrir muchas de las necesidades de un negocio, la posibilidad de acceder a nuevas funcionalidades puede ser un factor decisivo al momento de contratar una solución digital sobre otra. Generalmente, escoger una sola herramienta que brinde acceso a funciones adicionales, como financiamiento o pagos internacionales, puede resultar en menores costos a largo plazo en comparación con la contratación de distintos proveedores de servicios financieros o empresariales.
Costos
Mantener todo tipo de costos en un nivel manejable es una buena estrategia para aumentar la rentabilidad de una empresa, y esta estrategia debe de aplicarse también en el área de cuentas por pagar. Al momento de elegir una plataforma de pagos, es recomendable encontrar un balance entre las funcionalidades que ofrece (y que una empresa puede necesitar) y los costos totales por transacción o por servicio que establece cada opción.
No se trata de elegir simplemente la opción que sea más accesible económicamente, sino de encontrar aquella que generará mayores beneficios en proporción a la inversión necesaria para conseguirlos, es decir, que sea rentable.
Facilidad de uso
Uno de los pasos cruciales para integrar soluciones de pago digital consiste en entrenar y educar a los miembros del equipo de cuentas por pagar (y a otros individuos relevantes) en el uso de la plataforma seleccionada. Por este motivo, y para evitar inversiones excesivas de tiempo y recursos, es buena idea elegir aquella herramienta que provea una interfaz fácil de utilizar y que sea sencilla de dominar.
Para comprobar la facilidad de uso antes de contratar una plataforma, puedes solicitar un demo o averiguar si la herramienta cuenta con algún tour virtual que puedas experimentar.
Integración con otros sistemas
Antes de decidir contratar una plataforma de pagos específica, se tiene que pensar en las opciones de integración que ofrece. Más allá de si será fácilmente integrable con una cuenta de banco o con un determinado sistema de facturación, se tienen que considerar las diferentes herramientas con las que se puede acoplar.
Por ejemplo, algunas plataformas de pagos se pueden integrar con herramientas de análisis de clientes y proveedores, o con sistemas de rastreo de datos en tiempo real, lo cual facilita la gestión financiera y de riesgos en una empresa al condensar múltiples funcionalidades en un solo lugar.
Pasos para integrar pagos digitales a proveedores en tu empresa
- Elegir la opción que se adapte a las necesidades de tu empresa, considerando su nivel de seguridad, certificaciones, funcionalidades, costos, facilidad de uso y facilidad de integración con otros sistemas.
- Sincronizar la herramienta con otras plataformas, como sistemas de facturación o cuentas bancarias empresariales, lo cual garantizará que la herramienta esté actualizada y que todas las transacciones puedan ser monitoreadas apropiadamente.
- Aprender a utilizar la herramienta y sus funciones, asegúrate de comprender todo lo que es capaz de hacer para aprovecharla al máximo y utilizar todas sus funciones de forma correcta. Esto reducirá la probabilidad de que ocurran errores y aumentará la rentabilidad de la herramienta.
- Entrenar a todo el personal que utilizará la plataforma de pago y a cualquier otro shareholder que deba revisarla. Además de reducir la probabilidad de errores, esta acción facilitará la incorporación de la herramienta a los workflows generales e individuales del área.
- Incorporar la plataforma a los workflows relevantes, estableciendo protocolos de verificación de cuentas para evitar fraudes por facturas y creando procesos nuevos que aprovechen las funcionalidades de velocidad y automatización de una solución de pago digital.
- Automatizar y programar pagos pendientes, sin dejar de monitorear de cerca en busca de posibles errores.
- Asegurar transparencia y acceso ágil a la plataforma a todo miembro relevante, además de mejorar la productividad, esta decisión facilitará la detección de errores o inconsistencias al existir un mayor número individuos monitoreando las transacciones.
- Monitorear constantemente, ya que la posibilidad de que un error ocurra nunca se podrá reducir a 0.
Ahora más que nunca, es importante que las empresas de todos los tamaños sepan cómo incorporar soluciones de pago digital en sus procesos cotidianos para mantener sus ventajas competitivas en materia de productividad. Por esto, Xepelin, pone a tu disposición una plataforma digital de pagos con la que podrás realizar y programar pagos, solicitar financiamiento mediante el adelanto de cuentas por pagar y manejar las cuentas por pagar de tu negocio en un solo lugar. Además, también contamos con una herramienta de pagos internacionales que te permitirá conseguir proveedores en cualquier parte del mundo.
Asegura la liquidez de tu negocio mientras gestionas eficientemente tus cuentas por pagar. Adelanta el pago a tus proveedores con financiamiento y fortalece tu cadena de suministro.
