Los procesos de recepción de pagos y cobranza de tu empresa ya no tienen por qué llevarse a cabo de forma manual, pues la cantidad de herramientas capaces de brindar apoyo, eficiencia, y precisión en estas áreas es considerable en la actualidad.
No obstante, aunque cada tecnología es diferente, debido a límites de presupuesto y funciones que pueden traslaparse, no es buena idea conseguirlas todas al mismo tiempo, así que debes ser cuidadoso con tu elección.
Con el fin de ayudarte a llegar a una decisión satisfactoria, que te permita aprovechar solo las herramientas que tu negocio necesita y sin costos adicionales, aquí hablamos sobre los tipos de plataformas que existen y lo que pueden hacer.
Software de gestión de cobranza
Los software de gestión de cobranza o, simplemente, software de cobro, asisten en cada una de las tareas implicadas en el manejo de cuentas por cobrar, lo cual abarca su organización, análisis y posible recolección, en resumen, aunque sus funciones específicas pueden ser más numerosas.
Entre otras cosas, los software de este tipo centralizan cuentas pendientes para aumentar su visibilidad, generan reportes de cartera vencida, automatizan el envío de recordatorios de pago y brindan alertas en la cartera comercial, pero algunos también asisten en la segmentación de clientes.
En general, son soluciones bastante completas y, a pesar de que suelen estar disponibles a cambio de una suscripción mensual, también existen de manera gratuita, como es el caso del software de cobros de Xepelin.
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Pasarelas de pagos
Las pasarelas de pagos son herramientas fundamentales si tu empresa cuenta con un sitio de e-commerce, pues cumplen el rol de intermediario entre las cuentas bancarias de clientes y la cuenta de tu empresa, brindando seguridad y accesibilidad a cada transacción. Algunos ejemplos comunes son Stripe y Mercado Pago.
Lo que hacen, en esencia, es transmitir datos de pago de un lugar a otro rápidamente, autorizar transacciones, evitar fraudes, aportar conveniencia con la aceptación de métodos de pago distintos y, en general, proveer una experiencia de compra y venta sencilla y conveniente para clientes y marcas por igual.
El esquema de pago de estas herramientas funciona cobrando una tarifa por cada transacción, por lo que el monto a pagar depende del número de cobros procesados. Sin embargo, es importante aclarar que, muchas veces, existe un límite mensual en cuanto a las transacciones que se pueden realizar.
Orquestadores de pagos
Los orquestadores de pago van un paso más allá, integrando diferentes métodos y pasarelas de pago en un solo lugar, así como tecnología de IA, para iniciar transacciones, elegir la ruta más eficiente (y menos costosa) para cada una según el perfil del cliente, el estado de las plataformas disponibles y otros datos en tiempo real. Por supuesto, siguiendo el mismo estándar de seguridad.
Adicionalmente, brindan apoyo en el área de analítica, generando datos a partir de cada transacción para informar mejores decisiones futuras. Todo ello, con el propósito de reducir los costos totales del proceso de recepción de pagos y de volverlo más estratégico.
De cualquier forma, el esquema de pago de estas herramientas es prácticamente idéntico al de las pasarelas de pago, es decir, se cobra una tarifa por cada transacción exitosa. Un ejemplo de plataforma popular de este tipo es Ayden.
Software de facturación
El enfoque de los software de facturación es, precisamente, la generación y administración de facturas, lo cual parece demasiado simple, pero es una parte importante de la gestión de cobros y pagos entrantes, pues permite asegurar el cumplimiento de normativas fiscales y contar con un registro financiero fiable.
Entre algunas de sus funciones más destacables se encuentran automatizar la generación de facturas personalizadas (recurrentes y en grupos), gestionar su envío, rastrear su estado, organizarlas y, en ocasiones, facilitar su pago de ciertas maneras.
Usualmente, este tipo de herramientas son contratadas a cambio de una suscripción mensual, pero la realidad es que su costo puede ser gratuito en muchos casos debido a la simplicidad de sus funciones.
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Chatbots de cobranza y facturación
El propósito de un chatbot de cobranza es el de automatizar ciertas interacciones con clientes y brindarles a estos la oportunidad de gestionar sus propios pagos pendientes. Esto, a través de una interfaz de chat en la que clientes pueden resolver preguntas sobre su pago 24/7 y hasta realizarlo por ese mismo medio.
Adicionalmente, existen chatbots de cobranza que también asisten en la creación y envío de facturas, la gestión y negociación de plazos y condiciones de pago y el envío de recordatorios oportunos.
Muchos de estos chatbots forman parte de otros software de cobranza y no son un producto por sí solos, pero sí es posible encontrar algunos ejemplos de esta tecnología de forma aislada e, incluso, es posible crear un chatbot de esta clase de muchas maneras.
Plataformas de autoservicio de pago
De manera similar a un chatbot de cobranza, las plataformas de autoservicio de pago permiten a clientes gestionar sus propias deudas fácilmente y sin tener que interactuar con una persona en ningún momento, brindando un espacio para generar y administrar facturas, gestionar datos personales, realizar pagos pendientes y hasta administrar suscripciones.
El propósito de estas funciones es el de aliviar la carga del equipo de cuentas por cobrar, el de mejorar el proceso de pago de clientes y, finalmente, el de facilitar la recolección de cobros recurrentes.
¿Cómo encontrar una solución de este tipo? En muchas ocasiones, las plataformas de autoservicio de pagos vienen incluidas en software populares de cobranza.
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CRM
Aunque el propósito de un CRM es más amplio que la gestión de cobranza, e incluye la administración de datos de contacto, leads, campañas de marketing, tickets de soporte y otros tipos de comunicaciones con clientes, también tiene el potencial para apoyar esta área.
¿Cómo? Generando datos valiosos sobre la cartera comercial y patrones de comportamiento de cada cliente, así como aumentando la visibilidad sobre cuentas por cobrar y el control sobre comunicaciones relacionadas con la recolección de deudas.
Claro, como se trata de una herramienta más completa, un CRM puede ser significativamente más costoso que herramientas anteriores y, a pesar de que es mucho el valor que puede generar, no siempre es una solución accesible para pequeñas y medianas empresas que pueden no tener la capacidad para pagar una suscripción mensual considerable.
ERP
Muchas de las funcionalidades anteriores de analítica, envío de recordatorios, administración de facturas, facturación, etc., es posible encontrarlas en un software ERP completo que asista, adicionalmente y en un solo lugar, con tareas de gestión de inventarios, administración de pagos a proveedores, organización de recursos humanos y muchas cosas más.
De hecho, muchos ERP tienen módulos dedicados exclusivamente al proceso de recepción de pagos y cobranza, si bien no son tan especializados.
¿El problema? Sus costos pueden llegar a ser aún mayores que los de un CRM y, aunque muchos proveedores permiten la elección personalizada de módulos específicos de gestión, suele existir un plan básico mínimo a contratar, por lo que no suele ser la mejor idea adquirir un ERP solo por sus funciones de cobranza.
En conclusión, existe una enorme cantidad de distintos proveedores de software y servicios digitales que pueden ayudarle a tu empresa a manejar sus procesos de recepción de pagos y cobranza de forma más eficiente, y el mejor proveedor depende posible de tu presupuesto y necesidades actuales.
Sin embargo, con una idea más clara de todas las alternativas disponibles, puedes llegar a una mejor decisión, con menor impacto sobre tu liquidez, pero sin dejar de lado la funcionalidad.
Si lo que necesitas es una herramienta accesible y fácil de implementar que te permita comenzar desde ahora a mejorar la cobranza de tu empresa, Xepelin puede ser la opción que estás buscando.
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