Aunque hay una multitud de herramientas digitales diferentes que le darían a tu empresa una ventaja competitiva y mayor eficiencia operativa, la realidad es esta:
- Nunca existen recursos infinitos, así que no es posible adoptarlas a todas simultáneamente.
- No todas están alineadas con las metas a corto y largo plazo de tu empresa en un momento dado.
- Las necesidades de tu negocio cambian constantemente, por lo que aquello que se requiere en un momento puede no ser relevante en otro.
Es por ello que, para evitar gastos innecesarios y un proceso deficiente de digitalización, es importante que sepas elegir cuidadosamente las tecnologías más relevantes para cada momento.
En este artículo te ayudamos a hacerlo con 8 de las cosas más fundamentales que tienes que considerar para seleccionar las herramientas digitales y tecnologías adecuadas para tu negocio, tomando en cuenta que la decisión apropiada causará un impacto verdadero y no afectará tu rentabilidad.
Reflexiona sobre tus metas
Para empezar, no puedes seleccionar las herramientas digitales más adecuadas para tu empresa si no tienes una idea general de aquello que quieres lograr con ellas en primer lugar.
¿Tus metas tienen que ver con la adquisición y retención de clientes? Tal vez integrar un CRM que te ayude a entender clientes y prospectos tenga más sentido. ¿Tus propósitos están más relacionados con el control de costos y la rentabilidad? Entonces, un ERP que te permita visualizar mejor tu estado de salud empresarial puede ser la mejor opción en este momento.
Es cierto que deberás considerar otros factores para tomar una decisión realista sobre la tecnología que necesitas y puedes implementar en tu negocio, pero las metas claras proveen una guía para alinear decisiones en un sentido más fundamental.
Enfócate en encontrar áreas que necesiten mayor atención
Con metas delimitadas, la elección de herramientas adecuada es más sencilla, pero debes recordar que los recursos de tu empresa son limitados, así que es imposible enfocarte en conseguir todo lo que necesitas al mismo tiempo.
Entonces, tu enfoque debe estar en tratar de generar impacto gradual, empezando en las áreas en donde es más fácil o crítico conseguirlo, o sea, estableciendo prioridades y manteniéndote apegado a ellas.
Por ejemplo, si ya determinaste que requieres de un ERP, un software de facturación y una plataforma de gestión de cobranza para alcanzar la meta de optimizar las finanzas de tu negocio, ahora debes evaluar por cuál de estas adquisiciones comenzar, ya sea porque tendrá un impacto más rápido o solucionará un problema más crítico.
Si, en este caso, el mayor desafío de tu empresa está en los procesos inefectivos de cobro, contratar un software de cobranza tendría mayor sentido.
Te podría interesar: Herramientas digitales para manejar la recepción de pagos y la cobranza
Piensa en las posibilidades económicas de tu empresa
Si bien es cierto que la digitalización es accesible para grandes empresas y pymes por igual con un plan de alcance adecuado, no siempre es factible al mismo ritmo o profundidad debido a la cantidad disponible de recursos que un tipo de organización tiene en comparación con otra.
En este contexto, debes ser realista y considerar también las posibilidades económicas de tu negocio, todo con el fin de identificar tecnologías que se ajusten a tus necesidades, pero que no ponen en peligro tu flujo de efectivo inmediatamente.
Si descubres que una de las tecnologías que habías considerado es demasiado costosa, piensa en que esto no significa que debas abandonar su adopción por completo, pues tienes las opciones de reducir el alcance de un proyecto (menores áreas o usuarios) o buscar alternativas más accesibles en el mercado.
Analiza tu infraestructura actual
Algo que muchas empresas no consideran antes de adquirir las herramientas digitales que han identificado como cruciales es que, para obtener los mejores resultados, las infraestructuras digitales y de datos actuales deben poder comunicarse con las nuevas, así como estas deben ser capaces de conectarse entre sí.
De lo contrario, los datos de cada herramienta permanecen aislados y la introducción de nuevas tecnologías solo complica procesos en lugar de volverlos más sencillos.
Ahora bien, en caso de que la integración entre sistemas pueda ser un problema para que tu empresa tenga acceso a herramientas vitales, tienes la opción de buscar alternativas o indagar sobre soluciones IPaaS (Integration Platform as a Service) que faciliten la interconexión de sistemas.
Pero, de cualquier forma, reflexionar sobre posibilidades de integración antes de adquirir nuevas tecnologías es buena idea.
Piensa en rentabilidad real
Si está alineada con tus metas empresariales y prioridades, parece ser accesible desde el ángulo financiero y es compatible con otros sistemas, la inversión en una herramienta particular puede parecer razonable y rentable, pero la única forma de asegurarlo es con datos y proyecciones financieras.
Realizar análisis de viabilidad y rentabilidad es crucial para evitar problemas financieros o implementaciones decepcionantes, los cuales pueden desalentar futuras innovaciones digitales.
Para realizar estimaciones tan precisas como sea posible, busca datos públicos sobre el impacto de herramientas particulares en empresas e industrias similares, recopila información interna sobre el tiempo o dinero que una nueva herramienta podría ahorrar y busca la retroalimentación de miembros de las áreas operativas en las que una tecnología será implementada.
Relacionado: Cómo utilizar las herramientas de IA para potenciar el crecimiento empresarial
Reflexiona también sobre escalabilidad y uso futuro
Incluso si las metas a largo plazo de tu empresa se mantienen estables, tus requerimientos para alcanzarlas, aquellos propósitos a corto plazo y tus necesidades inmediatas son mucho más vulnerables a cambios.
En consecuencia, las herramientas digitales específicas que funcionan en un momento pueden ser insuficientes en otro, lo cual podría resultar en nuevos costos derivados de la necesidad de reemplazar sistemas desde cero.
Con esto en mente, antes de adquirir cierta tecnología de un proveedor particular, es recomendable que reflexiones si esta solución será capaz de crecer y adaptarse a tus necesidades cambiantes y si no tendrá que ser reemplazada en un par de años debido a su obsolescencia.
Esto facilitará que, sea cual sea tu elección, esta tenga suficiente tiempo para ser rentable y darle a tu negocio un impulso duradero.
Considera las capacidades técnicas de tu equipo
Mientras más complicada o novedosa sea una herramienta digital, más especializadas y difíciles de desarrollar serán las competencias requeridas para que rinda frutos. Inclusive, podría ser más costoso conseguirlas y mucho más tardado el proceso de implementarla exitosamente.
¿Qué implica esto para ti? También debes considerar las capacidades técnicas de tu equipo para manejar o aprender a usar nueva tecnología, antes de adquirirla oficialmente.
Como ejemplo: si tu prioridad está en una rápida implementación y tu equipo no tiene competencias digitales tan desarrolladas, tal vez buscar una solución más sencilla sea mejor. Por el contrario, si puedes invertir en entrenamiento y la digitalización de tu empresa puede demorarse sin consecuencias, posiblemente valga la pena adquirir una herramienta compleja de todas formas.
Esto no implica que una situación en la que tu equipo pueda encontrar complicaciones para usar nuevas herramientas indique que tienes que modificar tu estrategia inmediatamente, pero si es algo que debes considerar para determinar los costos adicionales de capacitación de una herramienta y los tiempos que tardará en ser funcional para así llegar a una buena decisión.
Te podría interesar: Herramientas de automatización en finanzas para impulsar tu negocio
Compara opciones similares de diferentes proveedores
Más allá de aquello que hará a una tecnología específica una tecnología crucial que tu empresa debe adquirir, debes tomar en cuenta que encontrarás diferentes proveedores para una misma herramienta y cada una de estas opciones variará significativamente en materia de costos, escalabilidad, funcionalidad, soporte técnico y muchas otras características.
Tomar el tiempo para comparar opciones a partir de estos rubros una vez que tienes una idea concisa de la tecnología que necesitas es, finalmente, lo que te permitirá garantizar una decisión rentable y genuinamente efectiva.
Entender verdaderamente la tecnología que tu empresa necesita para alcanzar sus metas no es fácil, y muchas veces es imposible llegar a una decisión 100% ideal. No obstante, tomando todo lo anterior en consideración y siendo muy consciente de las metas, capacidades y prioridades de tu negocio, puedes garantizar una decisión satisfactoria, sea cual sea.
No olvides que cuentas con el apoyo de aliados como Xepelin para hacer del proceso de adquisición de tecnología y digitalización de tu empresa una realidad con productos de financiamiento y soluciones de software gratuitas y fáciles de usar, listas para causar un impacto inmediato en tu negocio.
Mientras que el financiamiento de Xepelin te ayudará adelantando el cobro de facturas para mantener el nivel de liquidez recurrente que la implementación de soluciones digitales exige, sus herramientas de análisis financiero y automatización de cobros y pagos te permitirán iniciar la digitalización de tu empresa hoy mismo.
Para experimentar de primera mano el impacto que Xepelin puede tener en tu empresa, registrarte de forma gratis es el primer paso a seguir.
Xepelin ofrece tecnología financiera para todo negocio. Centraliza, controla y gestiona las finanzas de tu empresa en un solo lugar.
