Sin importar el tamaño de una empresa, el departamento financiero es un área esencial que no puede ser descuidada si se desea garantizar salud y crecimiento a largo plazo. No obstante, gestionarla de forma adecuada no siempre es la tarea más sencilla y negocios de menor tamaño pueden encontrar dificultades para determinar las funciones financieras que deben ejecutar y las mejores prácticas que deben seguir para conseguir los mejores resultados.
En Xepelin, nuestra misión principal es impulsar la gestión financiera de cualquier empresa por medio de las herramientas adecuadas y de la información relevante en el momento oportuno. Por esto, en este artículo hablaremos sobre las principales funciones que el departamento de finanzas de una empresa debe desempeñar para ser exitoso, sobre las tareas que cada una conlleva y sobre algunos consejos a seguir para optimizarlas.
Gestión de solvencia y liquidez
Como principal función del departamento de finanzas, destaca la gestión de solvencia y liquidez, es decir, la responsabilidad de garantizar que los recursos necesarios para afrontar deudas y obligaciones necesarias de pago (tanto a corto, como a largo plazo) estén disponibles en el momento correcto. Sin una gestión apropiada, las deudas pueden sobrepasar rápidamente a los activos y comenzar a drenar el capital necesario para llevar a cabo las operaciones cotidianas.
En la práctica, esta función implica realizar tareas como la gestión de deuda (contratación de fuentes diversas de financiamiento, equilibrio entre deuda y beneficios, etc.), la administración de activos y la evaluación y gestión de riesgos financieros, entre otras cosas.
¿Cómo mejorar la gestión de solvencia y liquidez de una empresa?
Algunos consejos para desempeñar esta función de la mejor manera son:
- Adoptar plataformas de gestión financiera que faciliten la visualización de flujos de entrada y salida y su administración.
- Monitorear indicadores como la capacidad de pago y la capacidad de endeudamiento para evitar contraer más deuda de la necesaria.
- Diversificar flujos de ingresos con el fin de que exista una fuente constante de beneficios, incluso si se presentan disrupciones en el mercado que debiliten la actividad económica principal de un negocio.
Manejo de ciclos de cobros
Dentro de una gestión de liquidez apropiada, la gestión de cobros se posiciona como una función importante que debe tener como meta la reducción de ciclos de cobro. ¿Por qué es una funcionalidad necesaria? Cuando los clientes tardan demasiado en pagar, el flujo de caja se ralentiza, lo cual tiene el potencial de impedir que los compromisos de pago puedan solventarse a tiempo, por lo que hacer lo posible por reducir el surgimiento de estos escenarios es fundamental.
Para desempeñar esta función, los departamentos de finanzas suelen enfocarse en tareas como el envío oportuno de recordatorios de pago, el rastreo de fechas límite, la redacción de políticas claras de pago y la comunicación constante con clientes.
¿Cómo optimizar la función de manejar los ciclos de cobro?
Entre las medidas de mayor impacto que se pueden tomar para acortar los ciclos de cobro, destacan las siguientes:
- Personalizar la comunicación de acuerdo con los canales de preferencia de cada cliente.
- Automatizar el envío de recordatorios de pago o el proceso de cobranza en general, en medida de lo posible.
- Apoyarse del factoraje o factoring para adelantar el cobro de facturas.
- Simplificar el proceso de pago por medio de métodos digitales o vínculos de cobranza.
- Evaluar la capacidad de pago de clientes antes de firmar contratos con ellos.
Gestión de ciclos de pago
De manera complementaria a la gestión de cobros, un departamento de finanzas debe desempeñar la gestión de pagos, teniendo como objetivo la prolongación de los ciclos de cuentas por pagar. Mediante esta función, es posible responder a todas las obligaciones de pago a tiempo, pero tratando de postergarlas para conservar la liquidez por un plazo mayor que permita responder ante imprevistos u otras obligaciones prioritarias.
Esta actividad implica rastrear fechas límites de pago, negociar con proveedores para conseguir mejores condiciones y, en general, garantizar una buena comunicación con vendedores que deje claro lo que cada parte espera de la otra.
¿Cómo optimizar la función de gestión de pagos?
Para cumplir con esta actividad, es recomendable seguir estas prácticas.
- Evaluar a proveedores antes de contratarlos para elegir a los mejores aliados en materia de flexibilidad y conveniencia.
- Digitalizar y centralizar la información de pagos para reducir la posibilidad de exceder fechas límite.
- Programar pagos con el fin de evitar el riesgo de que un olvido retrase el pago de una obligación.
- Utilizar el factoraje inverso o confirming para solventar facturas con financiamiento temporalmente y postergar su pago.
Ahorro y acumulación
Idealmente, todo departamento financiero debe de tener la misión de ahorrar y acumular capital excedente que le permita a una compañía financiar nuevos proyectos y crecer constantemente. Mientras que la gestión de liquidez y solvencia se centra en la supervivencia, el ahorro y acumulación tiene el fin de generar crecimiento, puesto que crecer es imposible sin capital excedente que se pueda invertir de nuevas maneras.
Entre otras tareas, esta función conlleva reducir gastos, invertir en eficiencia operativa que reduzca costos y desarrollar una estrategia de planificación fiscal que minimice el pago de impuestos y otras obligaciones en medida de lo posible.
¿Cómo impulsar el ahorro y la acumulación de capital en una empresa?
Para ahorrar mayor capital, los departamentos de finanzas pueden seguir una serie de prácticas:
- Automatizar tareas repetitivas para reducir costos operativos.
- Mejorar la visibilidad de flujos de entrada y salida para facilitar la identificación de costos innecesarios o excesivos.
- Establecer controles internos y políticas que regulen el gasto de los empleados.
Registro y contabilidad
Con el fin de garantizar el cumplimiento fiscal de la empresa, facilitar la toma de decisiones y generar transparencia para accionistas, la función financiera de registro y contabilidad es fundamental para cualquier departamento de finanzas. En pocas palabras, esta responsabilidad consiste en mantener documentación amplia e histórica del desarrollo financiero de una compañía, incluyendo sus gastos y ganancias periódicas, y en generar declaraciones de impuestos precisas con base en esta información.
En la práctica, esto abarca realizar tareas de llenado de registros financieros, comparación de documentos, conciliaciones bancarias de cuentas por pagar y por cobrar y entrega puntual y acertada de declaraciones y otros compromisos fiscales.
¿Cómo impulsar la función de registro y contabilidad?
Para cumplir esta función de la manera más rápida y precisa, se pueden tomar ciertas medidas:
- Adoptar un ERP de contabilidad que garantice el cálculo preciso de obligaciones fiscales y el registro de datos financieros.
- Centralizar la información de cuentas para facilitar su conciliación.
- Automatizar el registro de información con el fin de ahorrar tiempo y evitar errores de manuales de registro.
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Distribución adecuada de recursos
Sin importar el tamaño de una empresa, los recursos que tiene a su disposición siempre serán limitados, por lo que la distribución adecuada y estratégica de estos recursos es una función fundamental del área de finanzas, esto con el fin de asegurarse de que cada inversión obtenga los mejores resultados posibles. Si no se le presta atención a esta área, aunque es posible que una empresa se mantenga estable, resultará muy complicado que crezca, puesto que no estará aprovechando sus recursos de manera óptima.
¿Qué tareas involucra? Principalmente, abarca el monitoreo de inversiones, la vigilancia constante de la rentabilidad de la empresa en áreas generales y específicas y la creación de presupuestos que potencien actividades importantes sin dejar de lado otras áreas de valor.
¿Cómo distribuir los recursos adecuadamente?
Para sacarle el máximo potencial a los recursos limitados con los que se cuenta, estas medidas pueden ser efectivas:
- Clasificar las inversiones en materia de rentabilidad o importancia operativa para identificar áreas de mayor valor y potenciarlas.
- Monitorear el rendimiento financiero en tiempo real con el propósito de detectar áreas de riesgo y oportunidad a tiempo y tomar medidas para manejarlas.
- Alinear la distribución con las metas de la compañía, ya sean estas de crecimiento, estabilidad, etc.
Análisis de datos
Para llegar a las mejores decisiones posibles en materia de costos, inversiones y estrategias, el análisis de datos debe de ser una función profundamente arraigada en los procesos diarios del área de finanzas. Aunque la experiencia profesional de cada miembro del equipo es vital, son los datos los que aseguran que cada decisión financiera tomada en una empresa esté apegada a escenarios realistas.
En cuanto a tareas granulares específicas, esta función conlleva recopilar información, analizarla en busca de patrones y tendencias y crear reportes con base a las perspectivas que la información puede ofrecer.
¿Cómo impulsar el análisis de datos en el área de finanzas?
Para obtener mejores resultados, mucho más precisos, realistas y libres de errores, lo mejor es seguir estos consejos en el análisis de datos financieros:
- Utilizar herramientas de inteligencia artificial que ahorren tiempo en el análisis de bases de datos de gran tamaño y que brindan perspectivas más exactas.
- Eliminar silos de información y combinar distintas bases de datos para obtener perspectivas que muestren la salud financiera de una empresa desde distintos ángulos.
- Elegir datos y KPIs relevantes a monitorear con el objetivo de evitar invertir cantidades excesivas de tiempo en analizar datos que generan poco valor.
Planificación y proyección
A pesar de que se trata de una actividad frecuentemente dejada de lado, la realidad es que la función de planificación y proyección del departamento de finanzas es tan crucial como las demás si se desea alcanzar un crecimiento continuo. ¿Por qué razón? Al planificar y proyectar para anticiparse a los cambios del futuro, una empresa puede conseguir beneficios competitivos que no podrían existir de otra manera, tales como una mayor resiliencia ante escenarios negativos, estabilidad ante fluctuaciones del mercado y una mejor capacidad de determinar si los recursos esperados serán suficientes para financiar nuevos proyectos.
De manera resumida, esta función implica realizar proyecciones de flujo de efectivo, planes financieros, estimaciones financieras y proyecciones de ingresos, por mencionar algunas de las más relevantes.
¿Cómo mejorar la función de planificación y proyección de una empresa?
Para mejorar esta función se pueden seguir una serie de prácticas:
- Proyectar el flujo de caja de manera automática para reducir el margen de error.
- Mantener un registro confiable de datos que lleven a proyecciones más precisas.
- Invertir en mayor visibilidad de datos con el fin de garantizar que cada planeación tome en cuenta todos los recursos disponibles y posibles gastos.
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Como es posible notar, las funciones financieras son amplias y complejas, por lo que realizar todas ellas de la mejor manera posible representa un reto hasta para los departamentos de finanzas de grandes organizaciones y corporativos. Afortunadamente, en la actualidad, existe una gran cantidad de herramientas y recursos digitales y de tecnología que se pueden emplear para facilitar estas y otras actividades relacionadas con el área de finanzas.
Por ejemplo, Xepelin ofrece herramientas de tecnología financiera gratuitas que ayudan a llevar a cabo estas funciones de la mejor manera. Entre ellas, destacan un sistema de automatización de cobros y pagos, una plataforma de registro de datos en tiempo real y una herramienta que realiza proyecciones de flujo de efectivo de forma automática, todo esto dentro de una misma plataforma digital y sin costo alguno.
Además, Xepelin apoya el crecimiento de cualquier empresa por medio de financiamiento ágil, seguro y con menores barreras de entrada. Esto a través del factoraje o factoring, el cual le permite a un negocio adelantar el cobro de facturas para recibir liquidez inmediata, sin complicaciones.
¿Cómo conseguir acceso a estos beneficios? Lo único que hay que hacer es crear una cuenta en Xepelin.
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