Lidiar con el fraude interno se ha convertido en un gran desafío para empresas de todos los tamaños. De acuerdo con un reporte de la ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), este tipo de estafas le cuestan a las organizaciones, en promedio, un 5% de sus ganancias anuales.
Entonces, queda claro que invertir tiempo, esfuerzo y dinero en afrontar este problema es una decisión que le puede ahorrar a tu empresa muchos problemas. Sin embargo, primero necesitas familiarizarte con nociones claras de lo que el fraude interno representa, las formas en las que puede verse y cómo puedes detectarlo y evitarlo de manera satisfactoria.
¿Dónde encontrar toda esta información? En este artículo la condensamos en un solo lugar para que comprendas en profundidad lo que una buena gestión de este tipo de riesgos representa y logres proteger a tu negocio.
¿Qué son los fraudes internos?
Los fraudes internos se definen como acciones deliberadas, realizadas por parte de miembros o socios cercanos de una empresa para aprovechar los recursos de esta con el fin de obtener un beneficio personal o causar algún tipo de daño. Esto, usualmente, a través de engaños, abusos de autoridad, manipulaciones de datos y explotaciones de debilidades en controles, entre otras acciones ilícitas.
A diferencia de los fraudes externos, en los que los culpables siempre son entidades ajenas a una compañía, estos tipos de fraude siempre son llevados a cabo por el personal de una organización, ya sea un directivo, gerente o empleado de otro tipo.
Las consecuencias del fraude interno
A nivel general, cuando esta clase de estafas no son detectadas a tiempo, las consecuencias principales se presentan en el ámbito financiero, legal, reputacional y operacional. Esta es la forma en la que suelen causar algún tipo de impacto:
- En el ámbito financiero, los efectos del fraude interno se presentan como pérdidas debido a la desviación de recursos.
- En lo legal, estas actividades generan multas, pero también sanciones no económicas, como suspensiones de actividades.
- En materia reputacional, el fraude interno provoca desconfianza frente a accionistas debido a la demostración de una falta de controles internos de seguridad, pero también afecta negativamente la opinión de clientes.
- En cuanto a lo operacional, las estafas internas generan problemas financieros, legales y reputacionales que, en conjunto, interrumpen o frenan las actividades empresariales.
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Tipos de fraude interno
Bajo la categoría de fraude interno es posible encontrar una gran variedad de crímenes, los cuales debes entender a fondo para facilitar su reconocimiento oportuno y establecer controles específicos que protejan a tu empresa contra cada uno de ellos.
¿Cuáles son? La lista de ellos se puede concentrar en estas categorías:
- Fraude de nómina: se basa en la manipulación de registros y actividades del pago de nómina para recibir una ganancia personal. Por ejemplo, la creación de empleados falsos y la alteración de horas trabajadas.
- Fraude contable: implica la modificación de registros financieros por fines diversos, como reducir impuestos, atraer inversionistas de manera engañosa y ocultar el desvío de fondos.
- Desviación de fondos: se basa en el robo de recursos para uso propio, mediante cualquier clase de medio. Por ejemplo, a través del skimming, que consiste en dirigir los pagos de clientes a una cuenta personal para obtener recursos de forma ilícita, o por medio de la creación de facturas falsas de proveedores.
- Robo de inventarios y otros activos: es la acción intencional de tomar propiedad empresarial para uso personal.
- Corrupción: conlleva la realización o aceptación de sobornos en cualquier contexto. Por ejemplo, para darle preferencia a un proveedor sobre otro o para influir en ciertas decisiones.
- Fraude de gastos: implica la falsificación o alteración de recibos de gastos por parte de empleados para recibir un beneficio económico injustificado.
¿Cuáles son los tipos más comunes de fraude interno?
Si bien es buena idea enfocar los esfuerzos de tu empresa en facilitar la detección y prevención del fraude interno como un todo, existen ciertos tipos de estafas muy comunes en los que podría ser recomendable dedicar particular atención.
De acuerdo con un reporte global de la ACFE, todos los esquemas de malversación de activos, como el robo de inventario y la desviación de fondos, se encuentran en el 89% de los casos totales de fraude interno, posicionándose como el tipo de estafa más habitual.
Asimismo, se estima que el 48% de todos los casos de fraude involucran alguna clase de corrupción, por lo que también podría ser relevante enfocarse en detectar y evitar estos crímenes.
No obstante, es importante destacar que el impacto económico de estas estafas, especialmente la malversación de activos, es el menor en comparación con otros crímenes, como el fraude contable, el cual, a pesar de estar presente solo en un 5% de todos los casos, genera pérdidas medias de $766,000 dólares.
Por ello, aunque prestar atención adicional a fraudes comunes puede ser una buena decisión, es importante no descuidar ni dejar de lado otros tipos de estafas que, aunque menos frecuentes, pueden causar más daños.
¿En qué consiste la prevención y gestión de fraude interno?
Pero, ahora, ¿cómo prevenir todas estas clases de fraude? Para empezar, es recomendable tener una noción sólida de aquello en lo que consiste la prevención y gestión del fraude interno. En general, esta sigue 3 principios básicos:
- Hacer que el fraude sea más difícil de cometer.
- Facilitar la detección rápida del fraude.
- Acelerar y simplificar la investigación de fraude en caso de que se detecte.
A continuación, brindaremos ciertas prácticas generales útiles para detectar y prevenir el fraude empresarial, pero, si deseas crear controles especializados y específicos de acuerdo con los riesgos a los que está expuesta tu empresa, generarlos en torno a estos principios garantizará que sean efectivos y cumplan su papel.
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¿Cómo manejar y prevenir el fraude interno?
Una vez que entiendes los aspectos fundamentales de la gestión de fraude interno, puedes tomar medidas más concretas para prevenirlo y manejarlo en caso de que se presente. Para ello, estos consejos pueden ser de ayuda:
Aprende a distinguir las señales clásicas
Sabiendo distinguir las señales de alerta de fraude interno, como la falta de transparencia o de disposición para compartir tareas, las inconsistencias frecuentes en registros financieros y la omisión de pasos cruciales de aprobación, puedes detectar posibles engaños con mayor antelación, antes de que causen más problemas.
Capacita a tu equipo en la detección de fraude
Es imposible que un solo individuo o departamento tenga visibilidad total sobre cada transacción y registro financiero, por lo que entrenar a cada miembro de tu empresa en la detección de fraude es vital para que existan más personas capaces de identificar actividades sospechosas en cualquier nivel y área.
Diversifica a los responsables de tareas financieras
Si toda la responsabilidad de una tarea crítica se concentra en un solo individuo, será mucho más fácil para este manipular registros o procesos de forma ilícita sin ser detectado, por lo que es buena idea involucrar a varias personas en el desempeño de actividades vulnerables a fraude, como aquellas relacionadas con la contabilidad, pagos y cobros.
Realiza conciliaciones periódicas
Las conciliaciones bancarias frecuentes (por ejemplo, semanales o mensuales) permiten detectar inconsistencias con mayor velocidad y así iniciar a investigar actividades sospechosas cuanto antes.
Establece workflows más complejos de autorización
Mientras más personas estén involucradas en la autorización de operaciones como pagos a proveedores o acceso a bases de datos, menores son las probabilidades de que una persona pueda manipularlas a su beneficio y es mucho más sencillo detectar algo inusual, por ejemplo, en caso de que ocurran omisiones de pasos o solicitudes de acceso sospechosas.
Fija canales anónimos de denuncia y toma en serio las acusaciones
Para que un empleado se sienta lo suficientemente cómodo como para reportar algo inusual, se le necesita brindar espacios seguros para hacerlo, como canales anónimos, protecciones especiales contra represalias y la garantía de que su denuncia será investigada.
Redacta un código de conducta y políticas antifraude claras
Contar con documentación clara, políticas de conducta y protocolos antifraude escritos a los cuales se pueda apegar tu equipo es vital para desincentivar las actividades ilícitas, pero también para brindar claridad sobre lo que representan y una guía que se puede seguir para lidiar con él en caso de que se presente.
Realiza auditorías independientes periódicas
Aunque siempre es bueno tener auditorías y controles internos, estos pueden estar sesgados y no ser tan efectivos para la detección de fraude, así que siempre es mejor acompañarlos de auditorías independientes que sean más objetivas y brinden una perspectiva externa capaz de encontrar actividades sospechosas con mayor facilidad.
Elabora documentación que registre lo ocurrido en cada incidente
En caso de que las medidas anteriores te ayuden a detectar un caso de fraude y lidiar con él, ¿cuáles fueron sus señales? ¿Quién lo encontró? ¿Cuánto tiempo pasó desapercibido? ¿Cómo se manejó? Responder a estas preguntas en documentación escrita te brindará información valiosa para optimizar la detección e investigación futura de otros incidentes.
En conclusión, manejar el fraude interno es un gran reto para las empresas, pero puedes detectarlo y evitarlo más fácilmente entendiendo a fondo lo que puede ser y representar y teniendo en mente las distintas prácticas y principios que dictan a una buena gestión de esta clase de amenazas.
Por último, es importante recordar que el fraude también puede tener un origen externo y ser llevado a cabo por proveedores, clientes y socios de alto riesgo, así que no olvides proteger a tu empresa contra estas estafas evaluando a cada nuevo aliado antes de formar una relación con él.
Para lograrlo de forma rápida, Xepelin puede ayudarte con una plataforma de análisis de riesgos, diseñada para brindarte reportes financieros y comerciales completos de cada empresa en tu ecosistema, los cuales te darán una idea clara de con qué empresa puedes trabajar de forma segura y de con quiénes debes evitar entrar en contacto.
Así, no solo proteges a tu negocio contra las amenazas internas, sino también contra peligros externos con el mismo potencial para causar pérdidas y afectar tu reputación.
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