Desafortunadamente, el riesgo de fraude es algo a lo que toda empresa está expuesta día a día en el desempeño de sus operaciones, sin importar su tamaño o sector.
Las consecuencias de ser víctima de cualquier clase de estafa pueden abarcar desde lo financiero, hasta lo reputacional y tienen el potencial de ser graves, así que prepararse para esta posibilidad y gestionarla adecuadamente es algo crucial en el manejo de un negocio.
Pero, gestionar este riesgo no implica protegerse solamente contra una categoría de incidente, sino contra una serie de escenarios y amenazas que requieren de distintos protocolos para ser mitigados o evadidos de la mejor forma.
Entonces, ¿cómo manejar este riesgo? Aquí te ayudamos a lograrlo con información sobre los distintos tipos de fraude a los que tu empresa podría estar expuesta y las distintas medidas que puedes tomar para detectar y evitar a cada uno de ellos.
Fraude contable
El fraude contable es un tipo de actividad fraudulenta interna que consiste en la manipulación directa de registros financieros para disimular pérdidas, aparentar mayores ganancias o minimizar beneficios. Todo con el fin de atraer inversión o clientes de manera engañosa, evadir impuestos o, incluso, desviar fondos disimuladamente.
Suele ser llevado a cabo por un grupo pequeño de individuos dentro de una empresa, quienes dedican sus esfuerzos a modificar registros y esconder estos cambios.
¿Cómo detectar y evitar el fraude contable?
Para lidiar con el riesgo de fraude contable, lo más importante es lo siguiente:
- Conocer sus señales: este tipo de fraude puede ser revelado por signos como omisiones, documentación incompleta y discrepancias entre rentabilidad y liquidez.
- Capacitar y entrenar: el 42% de las estafas de este tipo son detectadas gracias a empleados, por lo que es vital que estos sepan cómo reconocerlas.
- Llevar a cabo auditorías externas: las auditorías independientes suelen ser mucho más efectivas en encontrar inconsistencias que las auditorías internas pueden pasar por alto fácilmente.
- Ejecutar conciliaciones mensuales: esto evita discrepancias y dificulta que los cambios pasen desapercibidos.
- Limitar el control de individuos sobre múltiples fases del proceso contable: mientras más personas revisen un proceso contable, más fácil será que alguna modificación sospechosa sea detectada a tiempo.
Fraudes de inversión
En los fraudes de inversión, como los esquemas Ponzi, una entidad fraudulenta busca convencer a posibles inversionistas (empresas o personas) de depositar su dinero en negocios o acciones falsas o con rendimientos inflados, frecuentemente, con el propósito de darle un uso personal a estos recursos.
Esto resulta en pérdidas para cada inversionista, pues, en la gran mayoría de los casos, estas inversiones no generan ningún tipo de retorno verdadero.
¿Cómo detectar y prevenir los fraudes de inversión?
La clave para evitar estas estafas es contar con conocimiento pleno de las señales de alerta que las delatan, como promesas de alta rentabilidad a bajo riesgo, falta de transparencia sobre registros financieros, retornos demasiado constantes, pagos atrasados y, sobre todo, carencia de registro legal de una entidad.
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Fraude de pagos o facturas
El fraude de pagos, también conocido como fraude de facturas o de proveedores, consiste en el envío de facturas falsas (no respaldadas por ninguna clase de transacción o proceso comercial de bienes o servicios) con el fin de conseguir fondos de forma ilícita.
Se trata de uno de los fraudes empresariales más comunes en la actualidad, y se estima que un 79% de los negocios han sido víctimas de intentos de este tipo de estafas.
¿Cómo evitar el fraude de pagos?
Fundamentalmente, estas estafas pueden evitarse fácilmente estableciendo 2 procesos: uno de verificación y aprobación de facturas entrantes, y uno de due diligence de proveedores.
Por un lado, la revisión de facturas y las múltiples etapas de aprobación permiten analizar la validez de facturas individuales antes de concretar una transferencia. Por otra parte, el proceso de evaluación de proveedores (due diligence) ayuda a vetar por completo a vendedores sospechosos o de baja calidad que tengan mayor probabilidad de incurrir en estas prácticas.
Fraude de nómina
En este tipo de fraude interno, una entidad (ya sea un empleado, supervisor o gerente) manipula datos relacionados con la gestión de nómina para conseguir una ganancia económica. Por ejemplo, depositando dinero a empleados que no existen, modificando registros de horas trabajadas o declarando erróneamente sueldos o puestos para ahorrar en impuestos y beneficios laborales.
Aproximadamente, ocurre en un tercio de todas las organizaciones, y suele afectar con mayor frecuencia a pequeñas y medianas empresas, cuyos procesos internos pueden no ser suficientes para detectar estos incidentes.
¿Cómo identificar y evitar el fraude de nómina?
La clave para identificar y evitar estas estafas está en aprender a detectar sus señales, como cuentas bancarias duplicadas, patrones anómalos o ajustes manuales frecuentes, pero también es buena idea establecer controles como estos:
- Automatizar registros de horas laborales para eliminar el riesgo de manipulación.
- Evaluar a fondo a nuevos empleados para evitar contratar a personal de riesgo.
- Capacitar en la detección de señales de alerta con el fin de facilitar la detección de incidentes.
- Dividir tareas de gestión de nómina con el propósito de evitar que el control sobre esta tarea quede concentrado en una sola persona que pueda manipularla.
- Limitar el acceso a sistemas de nómina con contraseñas, datos biométricos y demás barreras de seguridad.
Fraude de clientes
El fraude de clientes conlleva el uso de información falsa o recursos ilícitos para recibir bienes o servicios sin pagarlos. Por ejemplo, falsificando ingresos para adquirir un crédito, reclamando falsamente la entrega fallida de un envío para recibir una compensación y pagar algo con dinero falsificado.
Suele ser menos común que el fraude de proveedores, pero, en la actualidad, su frecuencia está en alza, principalmente en el sector financiero.
¿Cómo evitar el fraude de clientes?
De manera similar al fraude de proveedores, estas estafas se pueden prevenir con procesos sólidos de análisis de pedidos y evaluación de clientes.
Mientras que el análisis de pedidos permite identificar posibles órdenes de compra fraudulentas, una evaluación de clientes apropiada ayudará a detectar cualquier inconsistencia que delate a un consumidor sospechoso a través de sus datos financieros.
Es recomendable que, tanto esta evaluación, como la de proveedores, se lleve a cabo de forma automatizada con un software relevante de análisis de riesgos y no de manera manual, todo con los fines de reducir la probabilidad de errores y acelerar el proceso.
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Phishing
El phishing es uno de los tipos de fraude cibernético más comunes, e implica el envío de mensajes fraudulentos que aparentan provenir de fuentes confiables y cuya meta es conseguir información valiosa, como contraseñas, datos privados, registros, etc., a través de un engaño.
Posteriormente, estos datos suelen ser utilizados para cometer otra clase de crímenes, como robo de identidad y compras ilegítimas.
Se estima que la gran mayoría de las empresas han sido víctimas de intentos de phishing y, dado que las filtraciones de datos causadas por estos incidentes traen consigo una gran variedad de riesgos, es uno de los fraudes más importantes de gestionar.
¿Cómo prevenir los ataques de phishing?
Existen diversas soluciones de software que se pueden aprovechar para combatir el phishing con filtros y detecciones automatizadas de fraude, pero, dado que el 60% de estos incidentes ocurre debido a errores humanos, lo mejor que se puede hacer para evitarlos es invertir en capacitaciones a empleados diseñadas para ayudar a detectar intentos de phishing y así evitarlos.
Fraude en créditos o préstamos
Los fraudes de créditos o préstamos son instancias en las que una institución falsa solicita adelantos u otra clase de pagos para ofrecer financiamiento a negocios, pero sin intención de entregarlo y con el único objetivo de obtener una ganancia.
Son especialmente comunes en pequeñas empresas, y se estima que el 31% de ellas han sido víctimas de esta clase de estafas en algún punto de su ciclo de vida.
¿Cómo prevenir el fraude en créditos o préstamos empresariales?
Lo más básico es saber reconocer los signos de estas estafas, como intereses demasiado bajos, promesas de aprobación segura, comunicación poco profesional y peticiones por cuotas adelantadas o tarifas adicionales.
Pero, para tener seguridad total de que una oferta de crédito es fraudulenta, es necesario comprobar la existencia legal de la institución que la ofrece, esto a través del registro o portal web correspondiente.
Todo país cuenta con un registro oficial de instituciones financieras con autorización para operar, así que la ausencia de una organización en ellos asegura que esta no es confiable.
Lavado de dinero
Los fraudes de lavado de dinero consisten en esconder la procedencia ilícita de fondos a través de distintas técnicas, como transferencias o la realización de transacciones con negocios reales, ya sea como cliente o como proveedor.
Estas estafas repercuten directamente en cualquier empresa implicada, incluso de forma no intencional, pues las expone a posibles investigaciones, multas y hasta problemas reputacionales frente a socios, accionistas y clientes.
Se trata de uno de los tipos de fraude empresarial más comunes, y la ONU calcula que la cantidad anual de recursos afectados es equivalente a entre 2% y el 5% del Producto Interno Bruto (PIB) global.
¿Cómo evitar estar implicado en esquemas de lavado de dinero?
El evitar relacionarse con cualquier clase de fraude de lavado de dinero conlleva 2 cosas: entrenamiento y la ejecución de un proceso de due diligence.
El entrenamiento es vital para que cualquier miembro de una empresa pueda reconocer las señales de que un socio está incurriendo en actividades de lavado dinero y pueda reportarlas a tiempo.
Pero, lo más importante es evaluar clientes y proveedores de manera activa en busca de señales que delaten su implicación en crímenes como este, como por ejemplo: una base demasiado reducida de clientes, pagas frecuentes y grandes en efectivo y una falta de transparencia en operaciones.
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Lo cierto es que, a medida que se desarrollen nuevas tecnologías y nuevos paradigmas en el entorno empresarial, es posible que surjan nuevos tipos de fraudes. Sin embargo, esta guía cubre la gran mayoría de estafas a la que tu empresa podría estar expuesta hoy en día, por lo que te servirá para protegerla contra cualquier amenaza actual.
Como puedes ver, la base de cualquier estrategia para gestionar estos riesgos es la evaluación de clientes, proveedores y socios, o due diligence, y Xepelin puede ayudarte a llevarla a cabo de forma confiable, rápida y completamente automática.
Esto, por medio de una herramienta de análisis de riesgos en la que podrás acceder a reportes comerciales completos de cada una de las empresas que entren a tu red, los cuales te brindarán datos sobre su estabilidad financiera, la composición de su cartera de clientes y proveedores y su nivel de riesgo, calculado por medio de la inteligencia artificial.
Con ella, no solo tienes garantía de que cada cliente, socio y proveedor con el que tu negocio interactúa es una entidad confiable, sino que puedes averiguarlo en minutos y con información fiable.
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