Como parte de las obligaciones a las que está sujeta tu empresa de acuerdo con la ley, deberás realizar el pago de la Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) a todo empleado que posea este derecho. Se trata de una de las prestaciones laborales más importantes que tu organización debe ofrecer, por lo que realizarla de forma correcta es fundamental para evitar cualquier problema.
Si tu empresa recientemente ha generado suficientes utilidades para contraer esta obligación, es posible que tengas algunas dudas sobre cómo llevarla a cabo de forma adecuada, por lo que en este artículo te ayudaremos a responderlas con información actualizada sobre la PTU, su significado, cómo calcularla y cuándo debes repartirla.
Así, podrás cumplir con las obligaciones de tu negocio sin inconvenientes, de manera puntual y manteniendo la liquidez.
¿Qué es la PTU?
El reparto de utilidades o Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU) es el derecho que poseen todos los trabajadores a recibir un porcentaje de las ganancias netas (utilidades) generadas por la empresa o patrón para el cual laboran. Por ende, se trata de una obligación para cualquier persona moral o física que tenga trabajadores a su cargo y cumpla con ciertos requisitos.
Su obligatoriedad es dictada por la Ley Federal del Trabajo, pero, más allá de ser una obligación legal, es una forma de valorar y reconocer la forma en la que el trabajo de cada empleado contribuye a la generación de riqueza.
¿Qué empresas deben pagar PTU obligatoriamente?
Cualquier empresa o persona física con actividad empresarial dedicada a la comercialización de bienes o servicios que haya generado utilidades netas equivalentes o superiores a los $300,000 pesos en su último ejercicio fiscal está obligada a distribuir un porcentaje de ellas entre sus trabajadores.
Con esta definición en mente, empresas con las siguientes características quedan exentas de pagar PTU:
- Empresas nuevas, durante su primer año de operación
- Empresas nuevas dedicadas a la elaboración de nuevos productos (que sean disruptivos en el mercado actual), durante sus primeros 2 años de operación
- Nuevas empresas de la industria extractiva (extracción de recursos naturales de la tierra, como petróleo, minerales, etc.) mientras se encuentren en la fase de exploración (periodo en el que se evalúa o busca la existencia de recursos)
- Instituciones de asistencia privada, sin fines de lucro
- El IMSS y otras instituciones públicas con fines culturales, de asistencia o beneficencia
- Empresas cuyo último ingreso anual declarado sea menor a $300,000 pesos
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¿Cuándo se paga la PTU?
Dependiendo de si eres una persona moral o una persona física con actividad empresarial, existe un periodo límite diferente para el pago de utilidades. Si eres una persona moral (empresa) tienes hasta el 30 de mayo de 2025 para pagar la PTU; por otro lado, si eres una persona física, tienes hasta el 29 de junio de 2025 para hacerlo.
Este periodo se calcula conforme a lo establecido por el SAT, que determina que el reparto de utilidades se debe efectuar, a más tardar, 60 días después de la presentación de la declaración anual.
¿Qué trabajadores deben recibir el reparto de utilidades?
De acuerdo con lo establecido por la ley, cualquier trabajador eventual o permanente que haya trabajado un mínimo de 60 días en tu empresa en el último año fiscal tendrá derecho a recibir las utilidades correspondientes a dicho año, tomando en cuenta sus días laborados y sus ingresos anuales. Todo ello, sin importar si el trabajador continúa trabajando para tu empresa o no.
¿Qué trabajadores no tienen derecho al pago de utilidades?
Por el contrario, no tienen derecho al pago de utilidades los empleados que no hayan laborado un mínimo de 60 días en tu empresa en el año correspondiente a las utilidades a repartir, así como trabajadores que entren en estas categorías:
- Trabajadores domésticos
- Directores, administradores y gerentes generales
- Profesionales independientes que presten sus servicios a cambio del pago de honorarios
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¿Cómo se calcula el reparto de utilidades?
Para determinar las utilidades que debes repartir a tus trabajadores, así como la cantidad exacta que le corresponde a cada uno, puedes seguir estos pasos:
1. Una vez calculada tu utilidad fiscal neta (ganancias totales del último periodo fiscal) determina su 10%
Este será el porcentaje de utilidades a repartir entre tus empleados, de acuerdo con lo que establece la Comisión Nacional para la Participación de los Trabajadores en las Utilidades de las Empresas.
Por ejemplo, si la utilidad fiscal de tu empresa fue de $500,000 pesos, deberás repartir $50,000 pesos entre tus trabajadores.
2. Divide este 10% en 2 partes iguales
La primera mitad será repartida conforme al número individual de días trabajados por empleados, mientras que la otra se distribuirá con base en su salario mensual.
Siguiendo el ejemplo anterior:
$50,000/2 = $25,000
3. Suma el total de días trabajados entre todos tus empleados
Para este ejemplo, supongamos que tu empresa tiene 5 empleados que laboraron un total de 1693 días en el último año, distribuidos de la siguiente manera:
Trabajador 1: 365 días
Trabajador 2: 340 días
Trabajador 3: 320 días
Trabajador 4: 318 días
Trabajador 5: 350 días
Total: 1,693
4. Divide la mitad del monto a repartir (o sea, la mitad del 10% de utilidades) entre el total de días laborados
Esto te permitirá conocer el factor, una cifra importante que te ayudará a calcular la cantidad exacta de utilidades por días laborados que le corresponden a cada trabajador.
En este caso:
25,000/1,693 = 14.76
5. Multiplica el factor por la cantidad de días laborados por empleado para conocer el porcentaje de utilidades que le corresponde a cada uno
Trabajador 1: 365 días x 14.76 = $5,387.4
Trabajador 2: 340 días x 14.76 = $5,018.4
Trabajador 3: 320 días x 14.76 = $4,723.2
Trabajador 4: 318 días x 14.76 = $4,693.68
Trabajador 5: 350 días x 14.76 = $5,166
6. Para distribuir la segunda mitad de utilidades, determina el total de ingresos anuales de tus trabajadores
Supongamos que, en este caso, tus trabajadores reciben un total anual de $400,000 pesos que se distribuye de la siguiente forma:
Trabajador 1: $ 80,000
Trabajador 2: $ 70,000
Trabajador 3: $ 75,000
Trabajador 4: $ 90,000
Trabajador 5: $ 85,000
Total: $400,000
7. Multiplica el ingreso anual individual de cada trabajador por la segunda mitad de utilidades a repartir y divide el resultado entre el total de ingresos anuales para determinar las utilidades correspondientes
Siguiendo el ejemplo, así es como quedaría el cálculo individual:
Trabajador 1: $ 80,000 x 25,000/400,000 = $5,000
Trabajador 2: $ 70,000 x 25,000/400,000 = $4,375
Trabajador 3: $ 75,000 x 25,000/400,000 = $4,687.5
Trabajador 4: $ 90,000 x 25,000/400,000 = $5,625
Trabajador 5: $ 85,000 x 25,000/400,000 = $5,312.5
8. Finalmente, suma los resultados de las utilidades individuales por día y por salario para encontrar la cantidad exacta de PTU que le corresponde a cada trabajador
Trabajador 1: $5,387.4 + $5,000 = $10,387.4
Trabajador 2: $5,018.4 + $4,375 = $9,393.4
Trabajador 3: $4,723.2 + $4,687.5 = $9,419.7
Trabajador 4: $4,693.68 + $5,625 = $10,318.68
Trabajador 5: $5,166 + $5,312.5 = $10,478.5
¿Qué pasa si tu empresa no paga el PTU adecuadamente?
De no distribuir las utilidades de la forma adecuada, ya sea por realizar un pago atrasado o por pagar una cantidad menor a la correspondiente, tu empresa podría estar sujeta a multas que van desde los 250 y hasta las 5,000 Unidades de Medida y Actualización (UMA).
Como referencia, el valor actual de una UMA en 2025 es de $113.4 pesos, por lo que la sanción correspondiente estaría en un rango de entre $28,350 y $567,000 pesos.
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¿Es deducible el pago de utilidades?
Como tal, la PTU no constituye una deducción autorizada por el SAT para disminuir los impuestos a pagar. Sin embargo, el reparto de utilidades sí puede ser declarado para reducir la utilidad fiscal, lo cual disminuye el monto a pagar en los pagos provisionales.
Consejos para gestionar el reparto de utilidades sin afectar tu flujo de efectivo
Sin la liquidez suficiente, el pago de utilidades puede ser un reto para tu empresa, Pero, para que esto no suceda, puedes tomar las siguientes medidas:
- Postergar el pago a proveedores en medida de lo posible para así preservar el flujo de efectivo por un periodo de tiempo adicional.
- Pausar, reducir o eliminar gastos innecesarios que puedan disminuir la liquidez.
- Recurrir al factoraje para conseguir liquidez inmediata.
- Negociar con proveedores para conseguir plazos de pago más flexibles.
- Utilizar el confirming para pagar a proveedores con financiamiento y postergar el pago con recursos propios.
- Planificar cuidadosamente los próximos meses, tratando de no iniciar proyectos o inversiones que drenen aún más la liquidez sin antes estar seguro de que podrán ser completados.
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A primera vista, el reparto de utilidades puede parecer un procedimiento complicado, pero conociendo todo lo que conlleva, puede ser mucho más sencillo y rápido de efectuar. Inclusive, es posible automatizarlo parcialmente con una plantilla de cálculo de nóminas o, totalmente, con un software de contabilidad o gestión de recursos humanos.
Recuerda que la distribución de utilidades no tiene por qué ser un proceso que afecte tu flujo de efectivo si cuentas con el aliado adecuado, como Xepelin. Con Xepelin, puedes adelantar el cobro de facturas para preservar tu liquidez de manera ágil y sin trámites presenciales, y tener acceso a un software de cobros gratuito diseñado para acortar tus ciclos de liquidez y garantizar la continuidad de tu negocio, sin importar las obligaciones que deba afrontar.
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