No cabe duda de que recolectar datos es una parte vital de la gestión empresarial, pues permite tomar decisiones basadas en la realidad y con un impacto tangible. Esto es especialmente cierto en áreas como la mejora de procesos y la gestión de calidad, en donde se necesita visualizar y entender las variaciones o defectos de un procedimiento para corregirlas y llegar así a mayor eficiencia operativa.
Para hacer esto de forma estructurada, las hojas de verificación son recursos sencillos y simples de aprovechar que pueden ayudarte y, con el propósito de que puedas aprovecharlas para mejorar los procesos de tu empresa, en este artículo te decimos lo que son y lo que debes saber para utilizarlas de la mejor forma posible.
¿Qué es una hoja de verificación (check sheet)?
Una hoja de verificación, hoja de chequeo o check sheet, es un formato estructurado que facilita el registro ordenado de datos sobre un proceso, usualmente en tiempo real, en el lugar en donde estos datos son generados.
Específicamente, su propósito es el de ayudar a cuantificar las variaciones de calidad en un procedimiento o alguno de sus pasos para identificar problemas recurrentes que se deban solucionar.
En sus casos de uso más comunes, las check sheets están estructuradas como cualquier otra tabla; sin embargo, dependiendo de su tipo y propósito exacto, pueden tener diferentes apariencias.
Junto con gráficos como el diagrama de Ishikawa y el diagrama de Pareto, forma parte de un grupo denominado como las 7 herramientas básicas de control de calidad, que sirven para entender a fondo los problemas de calidad de un proceso (usualmente de producción) para así saber en qué enfocarse para arreglarlos.
Check sheet vs. Checklist ¿Cuál es la diferencia?
Comúnmente, existe una confusión entre los términos de check sheet y checklist y, para comprender a fondo el propósito de las primeras y utilizarlas con éxito, es importante dejar en claro la diferencia entre estos conceptos.
En esencia, estas son sus diferencias clave:
Propósito: una check sheet sirve para registrar y ordenar datos sobre variaciones en un proceso y así identificar problemas, mientras que una checklist sirve para enlistar los pasos de un proceso y verificar que sean seguidos.
Formato: aunque puede variar, una check sheet suele seguir un formato de tabla u otro tipo de gráfico, mientras que una checklist siempre tendrá un formato de lista.
Contenido: las check sheets contienen categorías (de defectos, días, etc.) y valores numéricos, mientras que las checklists contienen pasos.
¿Para qué sirven las hojas de verificación?
De manera más específica y detallada, la estructuración que ofrecen las hojas de verificación las vuelve útiles para desempeñar estas tareas:
- Su propósito principal de registrar datos de forma organizada para informar decisiones de mejora de procesos y calidad.
- Ayudar a detectar prioridades que deben ser abordadas antes que otros problemas.
- Permitir una recolección más fiable de datos, realizada directamente en el lugar en el que son generados.
- Verificar la eficacia y constancia general de procesos.
- Impulsar la toma de decisiones con efectos tangibles a través de datos reales y accionables.
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Tipos de hojas de verificación
Aunque comúnmente asociadas con un formato de tabla, las hojas de verificación pueden tener diferentes apariencias dependiendo del tipo de variaciones o defectos que pretenden ayudar a registrar y cuantificar. Estos son 5:
Hoja de clasificación
Permite registrar defectos o problemas en un proceso para luego ayudar a categorizarlos. Suele verse como una simple hoja de registro o log en la que supervisores pueden anotar problemas encontrados día a día y, ocasionalmente, registrar también su incidencia.
Hoja de frecuencia
En ella se categorizan distintos problemas o defectos y se contabiliza su incidencia durante días, semanas o cualquier otro periodo de tiempo. Suele verse como una tabla.
Hoja de localización
Utilizada casi exclusivamente para el control de calidad de objetos específicos, es un formato gráfico en el que se muestran las áreas de un producto que presentan más problemas, esto con el fin de detectarlas y arreglarlas, ya sea con un rediseño de producto o un proceso diferente.
Hoja de distribución de probabilidad
Utiliza datos de clasificación y frecuencia y los distribuye de tal forma que se evidencian problemas comunes y su frecuencia en comparación con otros. Como resultado, se obtiene un gráfico similar a un histograma.
Hoja de causa
Es similar en formato a las hojas de frecuencia, pero su propósito es distinto. En este caso, su meta es ayudar a detectar el origen de problemas, por ejemplo, si estos ocurren en una máquina particular, en un paso específico de un proceso, en un área, etc.
La realidad es que una sola hoja de verificación puede pertenecer a varios tipos de check sheets al cumplir con varios propósitos a la vez, pero tener en mente estas diferencias es valioso para entender los papeles que este formato puede desempeñar y para orientarlo a cumplir metas específicas.
Usos posibles de las hojas de verificación
En este punto, es claro que las hojas de verificación son principalmente aplicadas al ámbito de la producción, pero en realidad hay una variedad de industrias y áreas en las que también pueden ser valiosas, tales como estas:
Gestión de inventario: permiten recopilar datos sobre la eficiencia operativa de procesos o las mercancías más movilizadas día a día, ya sea para encontrar cuellos de botella o reorganizar un almacén para facilitar el tránsito de productos comúnmente solicitados.
Medicina: pueden ser utilizados para monitorear el estado de pacientes en un periodo de tiempo, registrando la frecuencia de sus síntomas y/o su tratamiento para crear una sola visión de la realidad entre distintos miembros del personal que permite tomar decisiones sobre cambios de tratamiento.
Gestión de riesgos en construcción: se pueden ocupar para evaluar la frecuencia con la que ciertos errores de seguridad ocurren y así tomar medidas para fortalecer controles.
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Check sheets manuales vs. digitales vs. automatizadas ¿Cuál elegir?
Si decides comenzar a utilizar hojas de verificación en alguno de los procesos o áreas de tu negocio, debes saber que puedes hacerlo de 3 formas: manual, digital o automatizada. La mejor decisión depende de las necesidades y posibilidades de tu negocio, pero, para que llegues a una decisión satisfactoria, estas son las características de cada modalidad que debes considerar:
Hojas de verificación manuales: pueden ser propensas a errores de registro o información incompleta, llenarlas día a día puede consumir mucho tiempo y no son accesibles para todo el que las requiera; sin embargo, son sencillas de implementar y no exigen muchos costos.
Hojas de verificación digitales: aunque aún propensas a errores de registro, suelen exigir el llenado de ciertos campos para ser completadas, así que no son vulnerables a datos faltantes; además, son accesibles para todo el que las necesite en cualquier momento. Lo cierto es que pueden requerir cierta inversión en tecnología, como software especial y tablets u otros dispositivos que permitan llenarlas cerca del lugar donde se llevan a cabo los procesos a monitorear.
Hojas de verificación automatizadas: se actualizan automáticamente, sin intervención humana, a partir de la información que obtienen directamente de máquinas, pero son mucho más costosas de implementar, ya que requieren software más complejo y sensores que les brinden información.
¿Cuándo es buena idea utilizar hojas de verificación?
Aunque sencillas de implementar, las hojas de verificación pueden requerir cierto tiempo de ajuste e inversión en capacitación que no todas las empresas tienen, así que es natural preferir usarlas solo cuando es verdaderamente necesario. ¿En qué momentos pueden ser esenciales? Usualmente, en estas circunstancias:
- La calidad de un proceso es demasiado variable y necesitas recopilar datos para saber cómo estabilizarla.
- Un proceso de tu empresa sufre contratiempos o incidentes de seguridad frecuentes y requieres datos para entender estos problemas.
- Sabes que un proceso enfrenta problemas de variabilidad, pero necesitas datos para encontrar las causas principales de ellos y centrarte en ellas.
- Deseas asegurarte de que las variaciones de un proceso están por debajo de ciertos límites.
¿Cómo hacer una hoja de verificación e implementar su uso?
Si estás listo para adoptar hojas de verificación en la gestión de procesos cotidiana de tu empresa, estos pasos te ayudarán a hacerlo exitosamente:
- Define claramente aquello que necesitas medir. Esto con el fin de que cada hoja te brinde datos útiles.
- Elige el tipo de check sheet que más se adapta a tus necesidades actuales.
- Diseña la hoja. Procura siempre que cualquier persona responsable de llenarla la entienda perfectamente, por ejemplo, con campos claros e instrucciones detalladas de llenado.
- Pon a prueba el diseño con el fin de asegurar que cualquier observación o detalle adicional puede ser añadido sin problemas y que la información contenida en la hoja es entendible.
- Capacita a tu equipo en el llenado de las hojas de verificación para que minimices el riesgo de errores y facilites su adopción cotidiana.
- Comienza a recabar información para probar la eficacia del sistema en un contexto real, realizar ajustes y prepararte para una implementación oficial.
- Establece mecanismos de control que reduzcan al mínimo la probabilidad de errores, como verificaciones entre varias partes.
- Implementa el sistema de hojas de verificación y monitoréalo frecuentemente para encontrar pequeños errores o problemas que requieran ajustes.
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Las hojas de verificación son herramientas clásicas y efectivas para recopilar datos sobre un proceso y así entender cómo mejorarlo. Ya sean manuales, digitales o automatizadas, tienen el potencial para ayudarte a mantener procedimientos con productos finales mucho menos variables.
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