En promedio, el fraude interno (contable, de nómina, etc.) le cuesta a las compañías un 5% de su revenue anual.
Además, los tipos de fraude externo (de inversión, proveedores, lavado de dinero, etc.) se están volviendo cada vez más comunes, sofisticados y difíciles de detectar, causando pérdidas económicas crecientes, problemas reputacionales y hasta desafíos legales.
Es por esto que prevenir el fraude es, hoy en día, un reto de muy alta prioridad para las empresas de cualquier tamaño y de todo tipo de industria.
La buena noticia es que hay ciertas prácticas fundamentales que pueden reducir drásticamente el problema que las estafas de todo tipo representan, y aquí te compartimos 11 de las más relevantes a seguir para implementar una prevención de fraude adecuada que disminuya riesgos y proteja a tu negocio.
Familiarízate con los tipos de fraude empresarial
El fraude empresarial se presenta de muchas formas diferentes, las cuales afectan áreas distintas y poseen mecanismos variados de funcionamiento, así que el no tener bases claras de las variaciones y características que estas amenazas pueden tener, suele facilitar que ciertos peligros pasen desapercibidos.
La variedad de estafas que afectan a empresas en la actualidad es amplia, pero estas son algunos ejemplos comunes:
- Phishing, que consiste en la utilización de mensajes falsos con apariencia legítima para el robo de datos.
- Fraude de facturas o proveedores, el cual conlleva el envío de facturas falsas o modificadas para la obtención de ganancias.
- Robo o uso indebido de activos, como inventario, tarjetas empresariales y efectivo.
- Manipulación de registros financieros y contables para la atracción engañosa de clientes y accionistas o para la evasión de impuestos.
Empieza con una auditoría para medir riesgos y evaluar protocolos
El perfil único de una empresa (su tamaño, industria, audiencia, etc.) la vuelve vulnerable a tipos específicos de fraude.
Por ejemplo, las instituciones financieras suelen estar mucho más expuestas a fraudes de clientes (como el uso de engaños para solicitar créditos) y las grandes compañías tienden a tener mayores probabilidades de enfrentar fraudes contables, debido a una estructura interna compleja capaz de disimularlos.
Dado que carece de sentido invertir recursos en manejar riesgos a los que no se está expuesto, una estrategia de prevención de fraude debe comenzar con una auditoría interna en la que se identifiquen riesgos probables, se cuantifique su impacto posible y se detecte si existen los controles para manejarlos.
Esto responderá a preguntas claves para una prevención adecuada de estafas, tales como: ¿A qué fraudes está expuesto un negocio?, ¿Cuáles riesgos se deben priorizar?, y ¿El sistema actual es suficiente para evitarlos? Todo con el fin de identificar vulnerabilidades, desarrollar estrategias suficientes para cubrirlas y evitar un gasto de recursos en áreas donde no es necesario.
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Invierte en capacitación y fomenta una cultura de transparencia
Con conocimiento pleno de los fraudes para los que una empresa debe prepararse, ahora es posible tomar medidas suficientes para prevenirlos, empezando por el entrenamiento del personal en la detección de estafas y la creación de una cultura transparente que simplifique la detección de fraude interno.
¿Por qué comenzar aquí? El 43% de los fraudes son detectados gracias a contribuciones de empleados, y algunos tipos de estafas, como el phishing, ocurren casi totalmente debido a errores humanos, dejando claro que la clave para una identificación oportuna de estafas es, en muchos casos, la capacitación interna.
Lo importante aquí es que cada miembro relevante de un equipo conozca las señales que podrían indicar fraude en su área y cuente con la disposición necesaria para reportarla. Esta última se puede construir con incentivos, protocolos que protejan denuncias y una comunicación abierta que les brinde a los empleados la confianza de realizarlas.
Distribuye la propiedad de tareas y procesos
Cuando la propiedad de ciertas tareas o procesos, especialmente financieros, se concentra en uno o pocos individuos, resulta mucho más fácil que estos puedan ser manipulados sin detección.
Es por esto que una de las mejores prácticas a seguir en materia de prevención de fraude es el involucramiento de múltiples miembros en procesos vulnerables a estafas, como el registro contable, el reporte de gastos y la gestión de cuentas por pagar, los cuales pueden ser aprovechados para desviar recursos u ocultar información.
Con más aprobaciones y más participantes en estas áreas, no solo se desincentiva el fraude, sino que es más sencillo detectarlo en caso de que se presente.
Establece un proceso de due diligence de clientes, socios y proveedores
Muchos fraudes, como aquellos de facturas, lavado de dinero e inversión, se pueden detectar fácilmente con una evaluación previa de proveedores, clientes o cualquier otro tipo de socios, es decir, con un proceso de due diligence.
Esto se debe a que las entidades que realizan estos tipos de estafas son delatadas fácilmente por patrones financieros inusuales, años de operación sospechosos, una cartera de clientes y proveedores reducida, y otros factores que suelen surgir naturalmente durante un protocolo adecuado de análisis de riesgos.
En efecto, hay muchas formas en las que esta información puede ser falsificada o modificada, así que lo mejor es automatizar y digitalizar el proceso con un software de due diligence diseñado para llevar a cabo esta tarea de forma rápida y confiable.
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Valida cada orden y factura entrante
Lo cierto es que, en ocasiones, el proceso de due diligence de clientes, socios o proveedores puede dejar pasar a ciertas entidades aparentemente fiables, pero capaces de enviar órdenes o facturas fraudulentas.
Es por ello que, más allá de la evaluación de socios, es considerado como buena práctica el validar cada orden de compra y factura de manera individual, buscando cotejar que la información coincida con registros de ventas y compras actuales, no cuente con montos modificados y no esté relacionada con transacciones inexistentes.
Esto es crucial para detectar cualquier entidad fraudulenta que haya logrado superar una evaluación inicial, cubriendo toda posible deficiencia del proceso de due diligence.
Pon en marcha controles y barreras de seguridad
Aunque sea buena idea involucrar a varios miembros en una misma tarea, esto no significa que lo sea el permitirle acceso a cualquier persona en procesos y tareas con información vulnerable.
Al contrario, lo ideal es fijar responsabilidades claras de lo que cada miembro puede y no puede hacer, así como límites en cuanto a la información con la que cada uno puede y no puede trabajar para así asegurar que ciertos datos jamás salgan más allá del círculo en el que son necesarios.
Por supuesto, lo mejor es no solo fijar responsabilidades y límites, sino también establecer barreras de seguridad como contraseñas y hasta datos biométricos que impidan el acceso no autorizado a información sensible.
Fija canales de denuncia y protocolos para procesar incidentes
Pero, ¿qué pasa si un empleado detecta algo sospechoso a partir de su entrenamiento? Lo mejor es que también exista un protocolo escrito para estos casos, que le diga a un miembro particular qué hacer en una situación así, con quién acudir y qué canal de comunicación utilizar.
Esto protege al denunciante e incentiva su colaboración con la meta de prevención de fraude, pero, también, hace que el proceso de detección de alguna actividad sospechosa sea más ágil.
Haz cumplir cualquier control y regla con políticas escritas
Todos estos controles son altamente efectivos en la prevención de fraude, pero, sin importar lo apropiado que sea un control, no servirá de mucho si no existe alguna forma de ejercerlo en la práctica y hacer que oriente las acciones de cada persona involucrada en esta área.
Esto solo se puede lograr con 2 cosas: políticas escritas claras que guíen las decisiones de cada miembro hacia la meta deseada y proporcionen información vital sobre cómo y cuándo llevar a cabo un protocolo de prevención; y una comunicación clara sobre lo que estas representan, acompañada de entrenamiento sobre cómo seguirlas.
Apóyate en tecnología
De forma manual, muchas señales de alerta e intentos de fraude pueden pasarse por alto fácilmente; además, los procesos de prevención suelen ser más tardados. Por fortuna, son muchas las distintas herramientas de tecnología que pueden apoyar estos procedimientos y controles para volverlos más rápidos y precisos.
Estos son algunos ejemplos relevantes:
- Programas de monitoreo de transacciones como SAS Fraud Management y Oracle Financial Service Analytics.
- Sistemas de gestión de cumplimiento normativo como SAP GRC y Workiva.
- Software de ciberseguridad como Microsoft Azure ID Protection.
- Plataformas de datos para analizar socios, como Xepelin.
Monitorea con auditorías independientes periódicas
Como control final que garantice el hallazgo de cualquier práctica sospechosa que haya sido pasada por alto por otros procesos, la realización periódica de auditorías es algo muy valioso, pues conllevan un análisis mucho más enfocado y profundo sobre posibles actividades inusuales.
En general, aunque las auditorías internas pueden ser útiles, es mejor que estas sean realizadas por instituciones o profesionales independientes, ya que su perspectiva externa será mucho más precisa para encontrar señales de alerta y un mayor porcentaje de fraudes son encontrados de esta manera.
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Finalmente, es importante recordar que el panorama evoluciona constantemente, así que cada día surgen nuevos tipos de fraudes para los que toda empresa debe prepararse.
Entonces, es recomendable adoptar una perspectiva de mejora continua en los procesos de prevención de fraude, buscando adaptarlos a los cambios que emerjan progresivamente en esta clase de crímenes, esto con el fin de garantizar una respuesta siempre suficiente.
Muchos de estos nuevos tipos de fraude se presentan al entrar en contacto con clientes, proveedores o socios de alto riesgo, así que no olvides que cuentas con el apoyo de aliados como Xepelin para detectar a estas entidades sospechosas.
¿Cómo? Con una plataforma de análisis de riesgos que te brindará reportes comerciales completos de cada empresa que desees analizar, llenados con datos como su información financiera, la composición de su cartera de clientes y proveedores y más indicadores clave para medir el riesgo empresarial.
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