En un entorno comercial en donde los retrasos en cuentas por cobrar son comunes, y en donde llegan a abarcar un 44% de todas las facturas emitidas en regiones latinoamericanas, tener herramientas que permitan automatizar procesos de cobro, como la adopción de pagos recurrentes, no solo es una ventaja, sino una necesidad para muchas empresas. Pero, exactamente, ¿Cómo funcionan? ¿Qué plataformas de pago empresariales permiten integrarlos? ¿Cómo es posible incorporarlos?
En este artículo responderemos a estas y otras preguntas relevantes sobre los pagos recurrentes, todo con el fin de incentivarte a adoptar esta solución en tu negocio de forma sencilla, para así comenzar a aprovechar sus beneficios tan pronto como sea posible.
¿Qué son los pagos recurrentes?
Son transacciones que se cobran automáticamente a una tarjeta de crédito, débito, cuenta corriente o billetera digital de manera mensual, bimestral, trimestral, etc., de acuerdo con lo establecido entre un negocio y un cliente o clientes específicos, esto con el fin de evitar atrasos y garantizar abonos oportunos. De esta forma, eliminan la necesidad de realizar pagos o cobranzas manuales, respectivamente, brindando conveniencia para todas las partes involucradas.
¿Cómo funcionan los pagos recurrentes?
Se realizan de manera automática, por medio de una plataforma digital de pagos que permita incorporar esta función, una vez establecidos, acordados y autorizados ciertos factores como la periodicidad de los cargos, su cantidad y el método de pago. Sin la autorización de clientes o sin una plataforma digital apropiada, esta funcionalidad no puede materializarse de manera segura y confiable.
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Características de los pagos recurrentes
Por su naturaleza y método de funcionamiento, los pagos recurrentes poseen estas características:
- Son automáticos, es decir, no requieren de intervención manual.
- Se realizan de forma periódica, o sea que, a menos que se cancele un servicio, continuarán efectuándose de acuerdo con la periodicidad establecida.
- Son flexibles, puesto que su monto y periodicidad cambia de acuerdo con lo acordado entre las 2 partes.
- Son seguros, ya que se efectúan por medio de un sistema digital que suele poseer múltiples funciones de seguridad, como la encriptación de datos.
Beneficios de los pagos recurrentes
Gracias a estas características, los pagos recurrentes generan beneficios significativos, tanto para tu empresa como para sus clientes. Entre ellos, se pueden destacar los siguientes:
- Mayor predictibilidad sobre el flujo de caja, ya que existe certeza sobre la cantidad de cobros que se realizarán periódicamente, lo cual facilita distintos procesos de la planificación financiera.
- Menor número de errores de registro de datos y facturación, gracias a que los sistemas digitales que automatizan los cobros son menos propensos a errores que los trabajadores humanos.
- Ahorro de tiempo, debido a la aceleración de procesos de cobranza, lo cual libera recursos temporales que pueden invertirse en otras actividades estratégicas que generan mayor valor.
- Mayor rentabilidad a través de una reducción en costos operativos y una mayor productividad.
- Menores probabilidades de morosidad o retrasos, dado que los cobros se realizan siempre de manera puntual.
- Simplifican la contabilidad, permitiendo conciliar fácilmente cargos específicos.
- Conveniencia y menores costos para los clientes, porque estos no deben preocuparse de recibir multas debido a retrasos.
Tipos de pagos recurrentes
Gracias a su flexibilidad, los pagos recurrentes pueden ser de 2 tipos: fijos y variables. Mientras que los pagos fijos establecen cuotas constantes, los variables pueden verse sujetos a modificaciones mes a mes dependiendo del nivel de utilización del servicio de cada cliente.
Un ejemplo de montos recurrentes fijos puede ser visto en el caso de suscripciones a servicios de streaming, que se mantienen constantes a lo largo del tiempo. Por otro lado, un ejemplo de montos recurrentes variables puede ser el pago de servicios básicos o de telefonía.
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¿Cuál es la diferencia entre pagos recurrentes y pagos únicos?
La diferencia entre pagos recurrentes y pagos únicos radica en su procesamiento, mientras que los pagos únicos se realizan de forma manual, incluso si son periódicos, los pagos recurrentes se llevan a cabo de manera automática. Adicionalmente, se puede decir que los pagos recurrentes representan un compromiso a largo plazo y una señal de confianza, ya que implican la autorización para realizar múltiples cargos en vez de uno solo, a diferencia de como sucede con los pagos únicos.
¿Cuál es la diferencia entre los pagos recurrentes y los pagos a plazos?
Aunque ambos se realizan de manera periódica y sus abonos pueden ser tanto fijos, como variables, estos son conceptos completamente diferentes. Mientras que los pagos a plazos distribuyen el valor de una sola compra en cuotas periódicas y en un plazo específico, los pagos recurrentes no tienen fecha de finalización, sino que se paga por la prestación de un servicio de manera indefinida.
¿A qué tipo de empresas les conviene adoptar un sistema de pagos recurrentes?
Debido a su funcionamiento, los pagos recurrentes suelen ser convenientes para empresas que ofrecen modelos de suscripción, sin importar los productos o servicios que ofrezcan, o la industria a la que pertenezcan. En la práctica, esto abarca negocios que ofrecen los siguientes servicios:
- Streaming, ya sea de contenido audiovisual, musical, etc.
- Servicios básicos, como electricidad, agua, etc.
- Instalaciones para realizar alguna actividad, por ejemplo: gimnasios.
- Licencias para utilizar software, como Adobe.
- Seguros, ya sean estos médicos, inmobiliarios, etc.
- Telecomunicaciones y telefonía o servicios de internet.
- Arrendamiento de inmobiliaria o, incluso, maquinaria.
- Sistemas de almacenamiento, ya sean estos físicos (como bodegas y almacenes) o virtuales (como Google Drive o Dropbox)
- Cualquier otro servicio que se ofrezca de manera periódica y continua a lo largo del tiempo.
Ejemplos de plataformas para recibir pagos recurrentes
Dado que los pagos recurrentes solo pueden programarse por medio de herramientas digitales, requieren de la elección de una plataforma específica. Algunas de las opciones más populares en el mercado latinoamericano son las siguientes:
Xepelin
Ofrece un sistema de gestión de cobros que automatiza el envío de recordatorios de pago a los receptores de facturas que emita tu empresa, junto con un link que les permite pagar al momento de forma sencilla. Como beneficio adicional, en esta misma plataforma es posible automatizar pagos a proveedores y gestionarlos en un solo lugar.
Toku
Se trata de una pasarela de pagos con operaciones en México, Chile y Brasil que se integra con el sitio web o portal de e-commerce de tu negocio para aceptar una variedad de métodos de pago y brindar ciertas flexibilidades, como pagos recurrentes.
Stripe Billing
Es la funcionalidad de pagos recurrentes que ofrece la pasarela comercial de Stripe, con operaciones en las regiones latinoamericanas de México y Brasil. Permite establecer tanto facturación recurrente fija, como montos variables.
Mercado Pago
Desde la app o sitio web de Mercado Pago, es posible crear planes de suscripción completos y enviarlos a través de WhatsApp u otro canal de comunicación, sin necesidad de un sitio de e-commerce. Una vez que tus clientes accedan al link enviado e introduzcan sus datos, la facturación se realiza de forma recurrente.
Clip
Al igual que Mercado Pago, Clip, con operaciones en México, permite crear planes de suscripción y enviar links de pago a clientes para que introduzcan su información, se registren al plan y comiencen a pagar de manera recurrente.
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Pasos para incorporar pagos recurrentes en tu negocio
Si tu empresa nunca ha adoptado un sistema o pasarela de pago, es muy probable que necesite seguir una serie de pasos para implementar una plataforma que permita la realización de pagos recurrentes de manera simple. Estos pasos son:
- Evalúa si el modelo de negocios de tu empresa podría potenciarse por medio de pagos recurrentes, ya que si tus clientes realizan compras únicas o que carecen de periodicidad, puede no ser necesario implementarlos.
- Si decides que tu negocio puede obtener beneficios de los pagos recurrentes, diseña un plan de suscripción, estableciendo periodicidad de cobros, montos a pagar y tipo de pagos, ya sea que estos sean fijos o variables.
- Elige la plataforma ideal de acuerdo a tarifas de servicio y funcionalidades, ya que estas pueden variar drásticamente y necesitas elegir la opción que más se acople a las necesidades y presupuesto de tu negocio.
- Implementa los métodos de pago que consideres relevantes para hacer más atractiva, así como menos restrictiva, la opción de pagar de manera recurrente.
- Comunica este nuevo sistema a clientes con el fin de que cada uno de ellos pueda decidir si adoptarlo o si prefiere continuar realizando pagos únicos, pero periódicos.
- Gestiona las autorizaciones, manteniendo un control preciso sobre los clientes que desean recibir cargos automáticos y aquellos que no.
- Prepárate para posibles errores técnicos y soluciones, ya que ninguna plataforma es perfecta y será necesario tener un plan para resolver problemas de manera eficiente y rápida, recuperarse de crisis y compensar a clientes en caso de ser necesario.
- Brinda soporte a clientes para resolver cualquier duda sobre su suscripción.
- Diseña una forma sencilla de cancelación con el objetivo de mostrar transparencia, construir confianza y evitar problemas legales.
Al conocer toda esta información, tu empresa no solo puede adoptar un sistema de pagos recurrentes de manera segura, sino también comenzar a generar valor tangible a partir de él. Dado que esta funcionalidad solo es una pequeña parte de lo que un buen manejo de cuentas por cobrar implica, igualmente es recomendable adoptar otras herramientas complementarias como un sistema de cuentas por cobrar.
Entre esta clase de plataformas, se puede destacar Xepelin, que ofrece una herramienta gratuita de gestión de cobros que, entre otras cosas, permite obtener información precisa sobre vencimientos, planificar fechas de cobro, enviar recordatorios con links de pago y visualizar reportes en tiempo real. De manera complementaria, esta misma plataforma tiene el potencial de impulsar el manejo de cuentas por pagar con funcionalidades de automatización de pagos y conciliación instantánea, sin costo adicional.
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