Ya sean facturas electrónicas o tradicionales, la emisión de comprobantes se ha vuelto prácticamente una obligación para todas las empresas que realizan operaciones comerciales, ya sea a través de la venta de productos o la prestación de servicios.
Por lo tanto, es importante conocer todas las aristas e hipotéticos casos de no emitir una factura correctamente o si un cliente no la solicita, para poder saber cómo reaccionar ante estas situaciones y así asegurar el cumplimiento fiscal de tu negocio.
¿Cuándo es obligatorio emitir una factura?
Según la legislación vigente, todas las empresas o autónomos que realicen actividades económicas están obligados a emitir factura por cada operación realizada, ya sea hacia el RFC proporcionado por el cliente o hacia un RFC genérico en situaciones en las que este no es brindado.
Esta obligación aplica tanto para las ventas al por menor como mayor, en efectivo o a crédito, y también para las prestaciones de servicios. Además, dicha factura debe ser emitida en el momento en que se realiza la operación, no pudiendo ser postergada para un posterior momento.
Sin embargo, existen algunas excepciones a esta obligación. Una de ellas es cuando tu empresa realiza múltiples operaciones mensuales a consumidores finales, es decir, personas que no realizarán actividades económicas de reventa con el bien recibido, sino que lo ocuparán con fines personales.
En este caso, el emisor de la factura puede optar por expedir una factura global con un RFC genérico y que cubra todas la transacciones realizadas a consumidores finales en un periodo de tiempo, en lugar de emitir un CFDI por cada una de ellas.
Aunque, si el cliente lo solicita, tu empresa está obligada a emitir el CFDI individual correspondiente.
Otra excepción es cuando se realizan operaciones exentas de IVA, operaciones bajo el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca o ciertas operaciones financieras y de seguros, sin importar el destinatario (empresa, autónomo, persona física), exceptuando las operaciones sujetas a la aplicación del IVA por alguna otra condición.
Entonces, aunque existen, los casos en los que emitir un comprobante fiscal por cada venta que realice tu empresa son pocos, por lo que la obligatoriedad de la emisión de facturas es prácticamente universal.
¿Qué pasa si un cliente no pide factura?
Si un cliente no solicita factura, es responsabilidad de tu empresa cumplir con la obligación de emitirla de todas maneras, ya sea como un CFDI individual de venta al público general con RFC genérico o una factura global en la que se incluyan otras transacciones a consumidores finales.
En caso de no hacerlo, tu negocio puede quedar expuesto a diversas sanciones administrativas que pueden incluir multas económicas, cierres temporales y la cancelación del registro como contribuyente.
Es importante tener en cuenta que, a pesar de que en algunas situaciones no sea obligatorio emitir facturas, siempre es recomendable hacerlo. No solo por cumplir con la normativa legal, sino también porque las facturas son documentos fundamentales en la gestión contable y fiscal de una empresa.
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¿Qué pasa si un cliente no proporciona su RFC?
Ya sea para expedir facturas globales o para emitir un CFDI individual sin que el cliente haya proporcionado su RFC, tu empresa deberá emitir la factura correspondiente hacia un RFC genérico, proporcionado por el SAT automáticamente al momento de expedición del comprobante.
Esto implica que la ausencia de un RFC único no justifica la falta de emisión de un CFDI.
¿Por qué un cliente final puede solicitar una factura?
Aunque puede ser menos conveniente para tu empresa, ya que implicaría la expedición de un comprobante individual en lugar de una global, hay instancias en las que un consumidor final podría solicitar factura, incluso si no tiene que hacerlo y tu empresa está obligada a responder a esta solicitud.
¿Por qué sucede esto? Estas son las razones más comunes:
- Para deducir ciertos gastos, según las reglas de su régimen fiscal particular.
- Para tener un respaldo legal de su compra, por cualquier motivo.
- Para justificar su gasto ante un empleador.
- Para tener un comprobante fiscal y legal en caso de necesitar una devolución.
- Simplemente, para tener mayor control sobre sus gastos personales.
Ahora bien, si el cliente que la solicitó proporcionó todos sus datos fiscales correctos, deberás emitir el comprobante con su RFC único. De lo contrario, deberás emitir la factura hacia un RFC genérico.
¿Cuánto tiempo tiene un cliente para pedir una factura electrónica?
Para mantener sus obligaciones fiscales en orden, cada cliente obligado a solicitar factura debe hacerlo antes de que termine el mes en el que se llevó a cabo la transacción. Esto con el fin de poder incluir el comprobante en su declaración mensual.
Una vez que un cliente solicita su factura, tu empresa tiene 24 horas para generar el comprobante correspondiente y timbrarlo en el SAT. Sin embargo, hay que recordar que es recomendable emitirlo sin importar si un cliente lo solicita o no.
¿Cuáles son las consecuencias de la no emisión de facturas de venta?
Si, por alguna razón, olvidaste emitir la factura de venta de una o más transacciones realizadas por tu empresa, dependiendo de factores como el monto no facturado o tu régimen fiscal, las consecuencias pueden ser las siguientes:
- Multas de $19,700 a $112,650.
- Clausuras preventivas con una duración de 3 a 15 días en caso de reincidencia.
Por su parte, facturas con errores, complementos no emitidos o que no corresponden al tipo de ingresos declarados, pueden traer consigo estas sanciones:
- Multas de $450 a $670 por cada complemento obligatorio no expedido.
- Multas de $21,420 a $122,440 por la emisión de comprobantes a un RFC distinto al de la persona que recibió el bien y en caso de primeras infracciones. Faltas subsecuentes podrían traer clausuras temporales de 3 a 15 días.
- Multas de 3 a 5 veces el monto del comprobante en caso de facturas asociadas de manera falsa con donativos.
¿Cómo registrar una conciliación por no factura en el SAT?
Si tu empresa solicitó la facturación de una compra a un proveedor y este no ha enviado la factura y no ha dado respuesta a la situación después de contactarlo, puedes pedir una conciliación en el SAT ingresando al portal correspondiente y llenando una solicitud con los datos de tu proveedor, una breve explicación de la situación y los datos de contacto de tu empresa.
El SAT se encargará de contactar al proveedor para llegar a una solución y le brindará a tu empresa algunos datos de rastreo para monitorear el estado de la solicitud.
En caso de recibir una factura no reconocida o errónea, de no recibir una factura a tiempo, de que tu proveedor haya cancelado un CFDI sin razón aparente o de emitir una factura equivocada que necesita la aprobación de un cliente para ser cancelada, este es el proceso a seguir para corregir cualquier problema a tiempo.
¿Qué elementos debe tener una factura para ser válida?
Una factura debe contener ciertos elementos para ser considerada válida ante la ley. Algunos de los datos mínimos que deben incluir son:
- Nombre y apellidos o razón social del emisor de la factura.
- Número de identificación fiscal y domicilio fiscal del emisor.
- Fecha de emisión de la factura y número de factura.
- Nombre y apellidos o razón social del receptor de la factura.
- Número de identificación social y domicilio del receptor de la factura.
- Descripción detallada de los productos o servicios vendidos, indicando el precio unitario, la cantidad y el importe total.
- Tipo de IVA aplicable y su importe.
- Importe total a pagar, desglosado en base imponible, IVA y total.
- Forma de pago y plazo de pago acordado.
- Fecha y lugar de la operación.
- En caso de tratarse de servicios, el número de registro del profesional responsable y el precio por hora o jornada trabajada.
Es importante también tener en cuenta que las facturas deben ser emitidas en el formato que establece la ley, ya sea en papel o en formato electrónico, y deben ser conservadas durante un periodo mínimo de 5 años para posibles comprobaciones fiscales.
¿Por qué es importante emitir facturas correctamente?
Más allá de ser una obligación legal, emitir facturas en forma también tiene una gran importancia para la gestión y el desarrollo de una empresa. Al emitir facturas correctamente, se genera un mayor control y organización en la gestión contable, lo que permite una mejor toma de decisiones y una mayor eficiencia en la gestión de recursos.
Además, contar con facturas adecuadas es fundamental en caso de enfrentar algún problema legal o fiscal, ya que sirven como comprobante de las operaciones realizadas. Sin ellas, la empresa estaría expuesta a sanciones y multas, así como a la pérdida de credibilidad ante posibles socios y clientes.
Finalmente, son las facturas de tu empresa las que te ayudarán a conseguir financiamiento ágil, seguro y 100% digital por medio del factoraje financiero, que consiste en adelantar el cobro de tus facturas a crédito para inyectar liquidez inmediata en tu empresa y garantizar la continuidad de tus operaciones.
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