Ya sean facturas electrónicas o tradicionales, la emisión de comprobantes se ha vuelto prácticamente una obligación para todas las empresas que realizan operaciones comerciales, ya sea venta de productos o prestación de servicios. Por lo tanto, es importante conocer todas las aristas e hipotéticos casos de no emitir una factura correctamente o si un cliente no la solicita, para poder conocer mejor el valor de este proceso en una empresa.
¿Cuándo es obligatorio emitir una factura?
Según la legislación vigente, todas las empresas o autónomos que realicen actividades económicas están obligados a emitir factura por cada operación realizada. Esta obligación aplica tanto para las ventas al por menor como mayor, en efectivo o a crédito, y también para las prestaciones de servicios. Además, dicha factura debe ser emitida en el momento en que se realiza la operación, no pudiendo ser postergada para un posterior momento.
También existen algunas excepciones a esta obligación. Una de ellas es cuando la operación se realiza con un consumidor final, es decir, una persona que no realiza actividades económicas. En este caso, el emisor de la factura puede emitir un ticket de compra en lugar de una factura. Sin embargo, si el consumidor final así lo solicita, el emisor deberá proporcionar una factura con todos los datos correspondientes.
Otra excepción es cuando se realizan operaciones exentas de IVA, operaciones bajo el Régimen Especial de Agricultura, Ganadería y Pesca u operaciones financieras y de seguros, sin importar el destinatario (empresa, autónomo, persona física), exceptuando las operaciones sujetas a la aplicación del IVA por alguna otra condición. Sin embargo, como se ha mostrado, son casos sumamente específicos aquellos en los que emitir una factura no es completamente obligatorio.
¿Qué pasa si un cliente no pide factura?
Es importante tener en cuenta que, a pesar de que en algunas situaciones no sea obligatorio emitir facturas, siempre es recomendable hacerlo. No solo por cumplir con la normativa legal, sino también porque las facturas son documentos fundamentales en la gestión contable y fiscal de una empresa.
Si un cliente no solicita factura, es responsabilidad del emisor de la misma cumplir con la obligación de emitirla. En caso de no hacerlo, el empresario se expone a diversas sanciones administrativas que pueden incluir multas económicas, cierre temporal del negocio y cancelación del registro como contribuyente.
Además de las consecuencias legales, no emitir facturas también puede tener un impacto en la credibilidad y la imagen de la empresa. Al no proporcionar un comprobante de la operación, se genera desconfianza y el cliente puede percibir que se están llevando a cabo prácticas irregulares.
Por otro lado, las facturas son documentos fundamentales para el correcto registro y control de las operaciones realizadas por una empresa. Sin ellas, se dificulta el seguimiento de las ventas, gastos y beneficios, lo que puede llevar a una mala gestión del negocio e incluso a problemas con la declaración de impuestos.
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¿Qué elementos debe tener una factura para ser válida?
Una factura debe contener ciertos elementos para ser considerada válida ante la ley. Algunos de los datos mínimos que deben incluir son:
- Nombre y apellidos o razón social del emisor de la factura.
- Número de identificación fiscal y domicilio fiscal del emisor.
- Fecha de emisión de la factura y número de factura.
- Nombre y apellidos o razón social del receptor de la factura.
- Número de identificación social y domicilio del receptor de la factura.
- Descripción detallada de los productos o servicios vendidos, indicando el precio unitario, la cantidad y el importe total.
- Tipo de IVA aplicable y su importe.
- Importe total a pagar, desglosado en base imponible, IVA y total.
- Forma de pago y plazo de pago acordado.
- Fecha y lugar de la operación.
- En caso de tratarse de servicios, el número de registro del profesional responsable y el precio por hora o jornada trabajada.
Es importante también tener en cuenta que las facturas deben ser emitidas en el formato que establece la ley, ya sea en papel o en formato electrónico, y deben ser conservadas durante un periodo mínimo de 5 años para posibles comprobaciones fiscales.
¿Por qué es importante emitir facturas correctamente?
Más allá de ser una obligación legal, emitir facturas en forma también tiene una gran importancia para la gestión y el desarrollo de una empresa. Al emitir facturas correctamente, se genera un mayor control y organización en la gestión contable, lo que permite una mejor toma de decisiones y una mayor eficiencia en la gestión de recursos.
Además, contar con facturas adecuadas es fundamental en caso de enfrentar algún problema legal o fiscal, ya que sirven como comprobante de las operaciones realizadas. Sin ellas, la empresa estaría expuesta a sanciones y multas, así como a la pérdida de credibilidad ante posibles socios y clientes.
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