En una empresa promedio, la gestión de cuentas por pagar involucra desempeñar una serie de tareas variadas como el envío oportuno de pagos, la prolongación de los DPO para mantener la liquidez y la negociación con proveedores para obtener las mejores condiciones posibles, entre otras cosas. Por lo tanto, se trata de un área con una carga de trabajo que puede ser abrumadora, especialmente cuando solo se apoya en procesos manuales.
¿La buena noticia? Muchas de las tareas de esta función presentan características que las hacen candidatas ideales para la automatización y, en el presente, ya existen herramientas digitales que se adaptan a distintos presupuestos y necesidades para impulsar la gestión de pagos como un todo.
En Xepelin, una de nuestras metas principales es impulsar a las empresas a adoptar esta clase de sistemas para tomar el control sobre sus flujos de efectivo y mejorar la eficiencia operacional, por lo que en este artículo hablaremos sobre en qué consisten los software de pagos, sobre los beneficios que ayudan a generar y sobre cómo aprovecharlos al máximo.
¿En qué consiste un software de pagos?
En esencia, un software de pagos es una herramienta o plataforma digital creada con el propósito de simplificar u optimizar la gestión de cuentas por pagar de un negocio. Para esto, esta clase de sistemas suele estar equipado con funcionalidades que automatizan ciertas tareas repetitivas, facilitan el monitoreo de las facturas pendientes y flujos de salida, y garantizan que cada cuenta sea solventada de forma oportuna.
¿Qué tareas específicas puede realizar un software de pagos?
De manera más concreta, un software de pagos suele ser capaz de realizar las siguientes tareas:
- Programar pagos y enviar recordatorios para evitar sobrepasar fechas límite.
- Centralizar la información de cuentas con el fin de facilitar su monitoreo, evitar errores o retrasos y, en general, tener mayor visibilidad sobre la liquidez.
- Proveer información en tiempo real y generar reportes que faciliten la toma de decisiones financieras o de optimización del proceso de cuentas por pagar.
- Ofrecer recomendaciones sobre fechas de pago ideales, esto con el fin de ayudarle a un negocio a postergar sus cuentas en medida de lo posible para preservar su liquidez por un tiempo mayor, sin incurrir en atrasos.
- Verificar facturas entrantes para comprobar su validez y evitar fraudes.
- Automatizar pagos masivos para reducir el tiempo necesario para procesar facturas individuales.
- Conciliar automáticamente para verificar que cada factura esté relacionada con movimientos bancarios específicos y así simplificar operaciones como el cierre de mes.
- Diseñar flujos de autorización y aprobación para reducir el tiempo promedio en el que se procesa y paga cada factura entrante.
Es importante aclarar que, aunque estas funcionalidades son comunes, cada herramienta individual ofrecerá distintos recursos. Entonces, a pesar de que algunas plataformas incorporan varias de estas funciones, otras se enfocan solo en optimizar tareas específicas.
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Ventajas principales de adoptar un software de pagos en tu empresa
A través de la optimización de algunas o todas las tareas mencionadas anteriormente, la adopción de un software de pagos puede generar beneficios significativos. Por ejemplo, puede brindar ventajas como un menor número de errores, mayor productividad, niveles de liquidez más elevados, ahorros de tiempo, menores costos operacionales y mayor seguridad, por mencionar algunas de las más importantes.
¿Cómo es que ayuda a generar estos beneficios? En primer lugar, al simplificar y automatizar tareas, un software de pagos reduce el tiempo que se necesita para realizarlas de forma manual, lo cual aumenta la producción sin aumentar costos, o sea, generando más por menos. Además, dado que se trata de un sistema digital que no es vulnerable a la fatiga o a sesgos emocionales, reduce la probabilidad de que surjan errores y es capaz de identificar patrones sospechosos de fraude que pueden ser pasados por alto en un proceso manual.
Finalmente, al brindar visibilidad total sobre los flujos de salida, tiene el potencial de potenciar los niveles de liquidez, ya que posibilita una mejor toma de decisiones basada en datos realistas.
Ejemplos de software de pagos que optimizan las cuentas por pagar
Aunque hay una gran cantidad de sistemas dedicados a optimizar el manejo de pagos, estos son algunos ejemplos que ayudan a contextualizar la variedad de herramientas que existen en la actualidad:
- Xepelin: brinda un sistema gratuito de gestión de cuentas por pagar y por cobrar que permite automatizar pagos masivos, monitorear flujos de salida y vigilar de cerca el estado de facturas pendientes. Dentro de la misma plataforma, es posible acceder a servicios de confirming, que consisten en adelantar el pago a proveedores por medio de financiamiento para postergarlos hasta por 120 días, y a una herramienta de evaluación de proveedores que simplifica la detección de fraudes.
- DocuClass Payables: se trata de un software que automatiza ciertas tareas del área de cuentas por pagar, rastrea datos y permite diseñar workflows más ágiles de validación y aprobación de facturas entrantes.
- Coupa: ofrece un sistema de cuentas por pagar que ayuda a automatizar los workflows de pagos y a establecer criterios de verificación de facturas que reduzcan su tiempo de procesamiento.
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¿Cómo elegir el software de gestión de cuentas por pagar más adecuado para tu negocio?
Considerando que el mercado está repleto de distintas soluciones de cuentas por pagar, con diferentes características, es importante tomarse el tiempo para evaluar cada opción posible y determinar qué tanto se adapta a las características de un negocio. Para lograr esto, es necesario evaluar 5 criterios principales, el costo de la herramienta, su escalabilidad y capacidad, las funcionalidades que posee, su facilidad de uso e implementación y su integración con otros sistemas.
¿Por qué evaluar costos? Idealmente, el precio de un software de pagos debe estar dentro del rango presupuestario de una empresa para mantener una relación costo-beneficio aceptable.
¿Por qué evaluar escalabilidad y capacidad productiva? La cantidad de facturas procesadas por cada empresa varía considerablemente y empresas en crecimiento pueden necesitar de una herramienta más poderosa a medida que se expandan, por lo que tener en cuenta las capacidades de cada opción resulta clave.
¿Por qué evaluar funcionalidades? Algunos sistemas ofrecen funcionalidades adicionales que complementan la gestión de pagos y que pueden generar beneficios extras por el mismo precio, por lo que pueden ser opciones más rentables.
¿Por qué evaluar facilidad de uso e implementación? Cada herramienta exige capacidades técnicas e infraestructura específicas para funcionar de la mejor forma, tener en cuenta estos factores ayuda a mantener expectativas realistas sobre tiempos de implementación y a elegir la opción que pueda volverse productiva cuanto antes.
¿Por qué evaluar capacidades de integración? Un nuevo sistema deberá incorporarse a los workflows establecidos de alguna manera, por lo que tomar en cuenta sus capacidades de integración es importante para garantizar una transición sencilla hacia nuevos procesos.
Recomendaciones para aprovechar al máximo un software de pagos en tu negocio
Por sí mismo, un software de pagos no es capaz de generar beneficios tangibles, sino que necesita ser implementado teniendo algunas consideraciones y siguiendo ciertas prácticas específicas. Estas son las siguientes:
- Capacitar al personal relevante en la utilización del software elegido, ya que, sin importar que tan sencilla sea una plataforma, se trata de una herramienta nueva con características particulares que se deben dominar para ser aprovechada.
- Optimizar workflows anteriores para asegurar una transición más simple hacia procesos automatizados y estandarizados, buscando eliminar ineficiencias, cuellos de botella y tareas duplicadas.
- Tener expectativas realistas sobre el sistema elegido, considerando que la adopción de cualquier software conlleva un periodo de adaptación, por lo que los resultados deseados pueden no ser inmediatos.
- Fijar metas claras sobre lo que se desea alcanzar por medio de la nueva plataforma, esto con el fin de guiar los esfuerzos del equipo de pagos hacia el alcance de ellas.
- Aprovechar los datos generados por la herramienta para tomar decisiones estratégicas y mejorar procesos internos, ya que, además de optimizar operaciones, los sistemas digitales registran información valiosa que puede ser utilizada de maneras relevantes para el crecimiento de una empresa.
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Finalmente, la tecnología disponible en la actualidad permite la automatización y optimización de una gran cantidad de tareas de la gestión de cuentas por pagar, y hoy en día existe una gran variedad de opciones distintas de herramientas a las cuales es posible acudir sin importar el presupuesto de un negocio. Considerando esto, ahora es un buen momento para que líderes de empresas pequeñas y medianas adopten esta clase de sistemas.
En caso de que desees probar, de primera mano, las ventajas que un software de pagos puede generar en tu negocio, Xepelin puede ser la opción adecuada para ti. Xepelin ofrece una plataforma gratuita de gestión de cuentas por pagar y por cobrar que automatiza tareas, centraliza la información financiera y agiliza la gestión de pagos de manera digital y sencilla, sin que sea necesario aprender a utilizar sistemas complejos.
De forma complementaria, brinda herramientas que simplifican el análisis de clientes y proveedores y el monitoreo de datos financieros en tiempo real, además de soluciones de financiamiento adaptables a las necesidades de tu empresa.
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