Aunque el pagar a proveedores de forma rápida y conveniente debe ser importante para mantener una buena relación con ellos, los equipos de cuentas por pagar de una empresa deben enfocarse también en elegir correctamente el mejor método de pago para cada situación, tomando en cuenta factores tanto de eficiencia, como de rentabilidad.
Entonces, ¿cómo saber qué método elegir para cada ocasión y así mantener un buen control de las cuentas por pagar? En este artículo hablaremos sobre las opciones de pago que existen actualmente y sobre cuál es la mejor para cada caso, priorizando la conveniencia, productividad, rentabilidad y facilidad para mantener una gestión de cuentas por pagar apropiada.
¿Qué métodos de pago tradicionales son utilizados en el entorno empresarial actual?
- Cheques físicos: a pesar de las dificultades que presentan para los equipos de gestión de cuentas y de sus riesgos de seguridad (los cheques físicos son un 63% más vulnerables a fraudes), los cheques de papel siguen siendo usados por el 75% de las empresas, de acuerdo con PYMNTS.
- Tarjetas de crédito: por sus protecciones especiales de seguridad y la conveniencia que brindan para realizar pagos rápidos, las tarjetas de crédito son utilizadas ampliamente. Sin embargo, con tarifas de uso de entre el 1.5% y 3% del valor de cada transacción, utilizarlas exclusivamente puede generar mayores costos.
- Tarjetas de débito: las tarjetas de débito pueden ser alternativas convenientes a las de crédito, ya que no generan deuda y suelen operar con tarifas ligeramente menores. No obstante, no poseen las mismas protecciones de seguridad.
- Efectivo: dado que no opera con tarifas de ningún tipo, ni necesita una pasarela de pago particular, pagar en efectivo sigue siendo relevante en el contexto actual. Sin embargo, debido a la dificultad para rastrear y llevar un registro de este tipo de pagos, esta opción es menos usada que otras alternativas en el contexto B2B.
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¿Qué métodos de pago digitales existen actualmente?
- Cheques electrónicos: como alternativa a los cheques de papel, los cheques electrónicos conllevan menores riesgos de seguridad, pero, dado que esta tecnología fue diseñada inicialmente para los pagos ACH (red de compensación automática) exclusivos a Estados Unidos, es complicado encontrar un proveedor en otras partes del mundo.
- Pago digital de facturas: creado originalmente como un método conveniente para que los consumidores realicen pagos de servicios desde su sistema bancario online o desde el de otro proveedor de tecnología financiera, esta alternativa le permite a las empresas pagar sus facturas desde un solo lugar, facilitando el monitoreo de cuentas.
- Tarjetas digitales: al eliminar el riesgo de pérdida de las tarjetas físicas, las tarjetas digitales pueden ser una alternativa de pago ágil y segura. Sin embargo, dado que una nueva tarjeta debe ser generada para cada transacción y su información cambia por cada una de ellas, efectuar varios pagos de esta manera puede conllevar un mayor gasto de tiempo.
- Transferencias bancarias: resultan ideales para empresas que necesitan realizar transacciones de alto valor o a proveedores internacionales. A pesar de esto, están sujetas a costos y tiempos de aprobación variables, así como a un proceso manual que puede ser tardado y que es vulnerable a errores.
- Criptomonedas: gracias a la tecnología de blockchain, las transacciones con criptomonedas son rápidas y menos costosas, no obstante, la alta volatilidad de su mercado, lleva a que el 59% de las empresas B2B no estén dispuestas a aceptar esta clase de pagos.
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¿Cuál es el mejor método de pago para cada caso?
Dependiendo de las circunstancias de cada cuenta, proveedor y situación específica, un método de pago determinado puede ser mejor que otro. Con esto en mente, de con acuerdo las prioridades que establezcas en tu empresa, puedes elegir opciones de pago de la siguiente manera:
Para mayor seguridad
Si tu empresa requiere de mayores medidas de seguridad o piensa realizar una adquisición de alto volumen y alto riesgo, el pago digital de facturas, el pago con tarjetas de crédito físicas y virtuales, y los cheques electrónicos son las opciones más seguras.
Al ser métodos digitales, el pago online de facturas, las tarjetas virtuales y los cheques electrónicos eliminan los riesgos de robo de tarjetas o la manipulación de documentos físicos, como cheques. Además, las tarjetas de crédito están sujetas a protecciones especiales, por lo que, aunque los fraudes pueden ocurrir, son más sencillos de identificar y corregir.
Tal vez te preguntes, si la tecnología de blockchain permite transacciones fácilmente identificables y rastreables, ¿por qué no son consideradas las criptomonedas como un método de pago seguro? Las transacciones con criptomonedas son descentralizadas y no cuentan con un organismo regulador, por lo que presentan un alto índice de uso en operaciones de lavado de dinero.
Para menores costos
En caso de que necesites ahorrar dinero y reducir los costos relacionados con la gestión de cuentas por pagar, las opciones físicas de pago, como cheques de papel y efectivo, son la mejor opción. Sin embargo, el pago de facturas en línea y los cheques electrónicos también suelen ser alternativas de menor costo en caso de que necesites realizar pagos de manera más rápida y segura, pero ahorrando recursos al mismo tiempo.
Cabe mencionar que, aunque las opciones físicas pueden ser más baratas a largo plazo, no es recomendable utilizarlas a menudo, ya que tienden a ser más riesgosas que los métodos digitales y requieren de un mayor tiempo y cuidado para realizarse sin errores.
Para automatización más sencilla
Si buscas automatizar las cuentas por pagar de tu empresa, cualquier opción digital de pagos, o cualquier método que involucre una tarjeta de crédito o débito, resulta viable. Aunque las opciones físicas operan sin tarifas de servicio, estas requieren de un proceso manual que no puede ser automatizado.
Para mayor eficiencia y velocidad
Para situaciones en donde un pago debe ser efectuado inmediatamente, las transferencias electrónicas son la mejor opción. Gracias a la tecnología de pagos instantáneos adoptada por varias instituciones financieras, tu empresa puede realizar pagos inmediatos de esta manera, permitiendo que tus proveedores reciban al instante su dinero.
Por conveniencia y reversibilidad
Finalmente, si tu empresa necesita encontrar opciones más convenientes para el departamento de cuentas por pagar, los pagos con tarjeta, ya sea física o virtual, los cheques digitales y el pago electrónico de facturas son la mejor alternativa.
En caso de que, adicionalmente, prefieras una opción reversible que pueda ser corregida en caso de errores, los pagos con tarjeta de débito y crédito, y los pagos digitales a facturas cumplen tanto con los requisitos de conveniencia, como los de reversibilidad.
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¿Cómo tener un mejor monitoreo y control de los pagos salientes?
Sin importar el método de pago que elijas, necesitarás encontrar la manera de rastrear cuentas efectivamente y de mantener un registro accesible de los pagos efectuados. Para llevar esto a cabo, puede seguir estos consejos:
- Digitalizar la gestión de las cuentas en medida de lo posible, ya que un registro virtual es mucho más accesible y permite realizar procesos de automatización. Aunque decidas recurrir a formas de pago físicas ocasionalmente, si la mayoría de cuentas de tu empresa se encuentran en un espacio digital, podrás percibir los beneficios de la digitalización, como una mayor productividad.
- Centralizar el control de facturas en una sola plataforma que sea accesible en todo momento para quien necesita cierta información de cuentas, para así ahorrar tiempo en la búsqueda de varios archivos y registros diferentes.
- Automatizar los pagos siempre que sea posible con el fin de evitar retrasos y cuotas de mora. De acuerdo con un estudio de PYMNTS, el 84% de las empresas que automatizan sus cuentas por pagar reportan mejoras en su flujo de caja, sus ahorros de capital y su tasa de crecimiento.
- Verificar cualquier factura entrante para comprobar que proviene de una empresa legítima y que no se trata de un intento de fraude.
- Conciliar todas los pagos realizados para garantizar que cada transacción se está llevando a cabo según los tiempos establecidos y sin ningún error.
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