Cada vez que tu empresa realiza la venta de un producto o servicio, ya sea a través de pago en una sola exhibición o por pagos diferidos, estás obligado a generar una factura de venta. Este comprobante fiscal tiene el propósito de comprobar tus ingresos ante el SAT y amparar la transacción comercial que llevaste a cabo.
Conocer tus obligaciones al emitir facturas de venta y mantener un buen control de facturas brinda diferentes ventajas competitivas para tu empresa, como una mejor gestión financiera y una mejor reputación. Además, te acerca a opciones de financiamiento que se encuentran en tendencia, como el factoraje o factoring.
¿Qué es una factura de venta?
Es un comprobante electrónico que registra cada operación comercial que realiza una empresa o una persona con actividad empresarial con un cliente, éste comprueba la información fiscal de ambas partes involucradas, así como el monto exacto de la transacción. El SAT utiliza las facturas de venta para mantener un control de los ingresos de los contribuyentes con actividades empresariales y así poder calcular los impuestos que estos deben aportar.
En el sistema interno de facturación del SAT, las facturas de venta son denominadas como Comprobantes de Ingresos o CFDI de Ingresos. Además de intercambios comerciales, también se debe generar una factura de ingresos cuando recibes pagos por arrendamientos o en el caso de que tu empresa reciba algún tipo de donación.
¿Quiénes están obligados a emitir facturas de venta en México?
Cualquier persona, ya sea física o moral, que desempeñe actividades económicas debe emitir facturas de venta según lo estipula el código fiscal. De esta forma, el SAT puede monitorear los ingresos que reciben los contribuyentes económicamente activos y se vuelve más sencillo para estos calcular impuestos y comprobar la procedencia de sus recursos en caso de que se les solicite alguna revisión.
De manera concreta, estas son las entidades que deben emitir facturas y mantener un registro de ellas:
- Empresas de cualquier tamaño, desde pymes hasta grandes corporativos
- Comerciantes individuales
- Organizaciones sin fines de lucro que lleguen a vender productos o servicios
- Profesionistas independientes o freelance que presten sus servicios
Los únicos contribuyentes exentos de emitir facturas son aquellos que son empleados; en este caso, la entidad responsable de generar comprobantes electrónicos (de nómina, en lugar de ingresos) será la empresa o patrón para el cual trabajan dichas personas físicas.
¿Qué información debe incluir una factura de venta?
En primer lugar, una factura de venta debe incluir los datos fiscales del vendedor y del comprador, esto abarca el RFC, el nombre o razón social y código postal registrado ante el SAT de ambas partes para adjudicar la transacción a 2 contribuyentes específicos. También es necesario incluir el uso de CFDI, que representa el tipo de uso que le dará la persona receptora de la factura a esta.
Igualmente, cada comprobante de ingresos incluye los detalles específicos de la transacción, esto consiste en información precisa sobre las características del producto o servicio según el Catálogo de Productos y Servicios del SAT, su valor unitario, su unidad de medida y el importe total que el cliente debe pagar.
Finalmente, se deben calcular los impuestos correspondientes (en caso de que la transacción sea objeto de ellos) como el IVA e ISR retenidos y trasladados e incluir el importe total.
¿Cómo generar una factura de venta?
Existen 2 opciones para generar facturas válidas y legales, puedes utilizar el portal gratuito que ofrece el SAT o recurrir a alguno de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC). Esta opción puede ser mejor para tu empresa en caso de que necesites emitir un gran volumen de facturas, ya que el portal gratuito no cuenta con la infraestructura para generar más de cierta cantidad de CFDI al mes.
Dependiendo de la opción que elijas, el proceso será ligeramente diferente, pero de cualquier forma, deberás incluir los datos previamente mencionados para que la factura sea válida.
En el portal del SAT, los pasos para la creación de un CFDI de ingresos o factura de venta son los siguientes:
- Ingresar al portal del SAT con tu RFC y utilizando tu contraseña o tu firma electrónica.
- Seleccionar el portal de facturación y capturar tu régimen fiscal, la forma y tipo de pago, la moneda y el tipo de factura, que en este caso debe ser de ingresos.
- Introducir todos los datos de los participantes de la operación, en caso de que tu cliente no haya proporcionado sus datos fiscales o no requiera de la factura, tienes la opción de escoger un RFC genérico, nacional o internacional, para que puedas crear una factura válida.
- Introducir los datos de la transacción, incluyendo una descripción del producto o servicio y llenando todos los campos requeridos. Es recomendable pensar con antelación cuál de las opciones del catálogo es la apropiada para los artículos que vende tu empresa.
- Calcular los impuestos correspondientes.
- Revisar todos que no existan errores en ninguno de los apartados.
- Firmar la factura con tu sello digital.
Una vez terminado este proceso, podrás descargar el comprobante y enviarlo a tu cliente en caso de que éste lo necesite. Cabe mencionar que siempre que emitas o recibas una factura, es recomendable realizar un proceso para validarla, para corroborar que los datos introducidos sean correctos y que evites participar en actividades fraudulentas sin estar consciente de ello.
¿Por qué es importante emitir facturas de venta?
Existen 4 razones principales por las que es importante emitir facturas de venta después de cada transacción comercial que realice tu empresa:
- Cumplimiento legal: Es obligatorio para todos los contribuyentes que realicen actividades económicas de venta de productos o servicios, el no hacerlo puede ocasionar multas y sanciones económicas que afectan la liquidez de tu negocio.
- Mayor información: Las facturas de ingresos no solo sirven como registro ante el SAT, también son una fuente confiable de información para la toma de mejores decisiones financieras en tu empresa dado que presentan datos reales sobre su desempeño.
- Mejor reputación: Generar facturas demuestra formalidad y transparencia ante tus clientes, lo cual aumenta su confianza en tu negocio.
- Opciones de financiamiento: Cuando emites facturas de ingresos a través de pagos diferidos, puedes acceder a métodos de financiamiento como el factoraje, que consiste en el adelanto de tus facturas para una inyección inmediata de liquidez en tu empresa de forma segura, rápida y completamente digital.
La importancia de emitir facturas de venta radica más allá del cumplimiento legal, también puede ser una herramienta para el crecimiento de tu negocio a través de información realista sobre su desarrollo, mejor reputación frente a tus clientes y acceso a opciones de financiamiento que se acoplen a tus necesidades. Esto es invaluable para las pymes que no pueden permitirse el lujo de gastar tiempo y recursos en financiamiento con trámites lentos y complicados y que buscan establecerse en un mercado cada vez más competitivo.
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