Mientras que las metas brindan nociones generales de lo que tu negocio quiere lograr, el conocimiento sobre su contexto particular actual aporta una visión exacta del punto inicial en el camino hacia dichos objetivos. Sin embargo, para cerrar la brecha entre estos dos puntos, necesitas una pieza adicional de información: las necesidades de tu empresa.
Tal y como el establecimiento de metas de calidad, identificar las necesidades de tu empresa puede parecer sencillo, pero es un proceso que requiere de ciertos conocimientos y del seguimiento de ciertas prácticas para ser exitoso.
¿En qué consisten estas prácticas y conocimientos? Aquí respondemos a esta pregunta a fondo para que logres llevar a tu negocio al alcance de sus metas con las decisiones correctas.
¿Qué son las necesidades empresariales?
Las necesidades empresariales son los requerimientos clave que debes cumplir para alcanzar las metas de tu negocio, partiendo de tu contexto particular, y son definidas por los resultados que deseas alcanzar y no aquello que tendrás que hacer para obtenerlos.
Por ejemplo: “Asegurar financiamiento” es una necesidad, pues está enfocada en un resultado, mientras que “Mejorar el score crediticio para asegurar financiamiento” es, más bien, una acción concreta para cubrir la necesidad anterior.
Esta definición puede parecer obvia, pero es importante tenerla en mente para identificar estas necesidades adecuadamente, mantenerlas alineadas con objetivos más grandes y evitar gastar recursos en elementos que no contribuyen al progreso de tu empresa.
Tipos de necesidades en una empresa
Dependiendo del tipo de recursos o decisiones que exigen para ser cubiertas, las necesidades empresariales pueden dividirse en estas categorías:
Necesidades de infraestructura: requieren de inversiones particulares en tecnología para verse satisfechas. Por ejemplo: tener acceso a datos en tiempo real es una necesidad de infraestructura que solo puede ser cubierta con tecnología.
Necesidades de capital: exigen inversiones en recursos financieros, ya sea a través de una redistribución de fondos o la adquisición de financiamiento externo. Como ejemplo: la estabilidad económica es un requerimiento que necesita financiación para cubrirse.
Necesidades de datos: solo pueden ser cubiertas con información y datos suficientes sobre un tema particular. Por ejemplo: conocer mejor a clientes para vender más es una necesidad que requiere información sobre estos.
Necesidades de procesos: exigen la modificación o creación de un nuevo procedimiento. Un ejemplo podría ser la necesidad de dar crédito de forma segura, pues necesita de procesos adecuados de due diligence para satisfacerse.
Necesidades de personal: requieren de un número mayor de contrataciones o de miembros con competencias y conocimientos particulares para ser cubiertas. Por ejemplo: la necesidad de aliviar un cuello de botella productivo podría requerir contrataciones adicionales.
Necesidades de formación: solo pueden verse satisfechas por medio de la capacitación en ciertas áreas y no necesariamente en la contratación de personal. Un ejemplo claro es la necesidad de reducir las incidencias de phishing en un negocio, ya que esto requiere entrenamiento en su detección oportuna y no necesariamente tecnología o personal específico.
De nuevo, saber catalogar los distintos tipos de necesidades que puede tener tu empresa puede parecer innecesario, pero es relevante por una razón: permite conectar deficiencias particulares con el tipo de decisiones adecuadas para cubrirlas.
Cabe mencionar que, en la práctica, una sola necesidad puede pertenecer a varias de estas categorías y esto es algo a considerar para cubrirla de manera completa.
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La diferencia entre las necesidades de tu empresa y sus deseos
Una de las razones por las que es tan importante entender la definición de una necesidad empresarial es para evitar confundirlas con deseos, ya que invertir en deseos como si fueran necesidades es un error que impacta negativamente el alcance de metas.
¿Cuál es la diferencia? Mientras que las necesidades están asociadas con metas particulares, los deseos no. Entonces, cubrir las necesidades de tu empresa contribuirá al alcance de sus metas a través de inversiones que generarán valor, pero satisfacer deseos no cumplirá un propósito particular y, por ende, no representará una inversión, sino un gasto.
Esto no quiere decir que invertir en cubrir ciertos deseos no pueda brindar un retorno de algún tipo. Sin embargo, las inversiones en deseos drenan recursos que podrían haber sido utilizados de forma más productiva y los retornos que puedan generar no tendrán un impacto de valor.
Guía paso a paso para identificar lo que tu empresa necesita
Con nociones sólidas de lo que una verdadera necesidad empresarial es, ya puedes comenzar a detectarlas más fácilmente. De cualquier forma, aquí compartimos una guía que te ayudará a que este proceso sea efectivo en la práctica y todavía más sencillo:
1. Delimita metas claras
Las necesidades de tu empresa siempre están ligadas con el cumplimiento de metas específicas, así que, para identificar necesidades, primero debes contar con objetivos claros y definidos.
Como consejo: la falta de un consenso en materia de propósitos hace que encontrar necesidades definidas sea un reto mayor. Por lo tanto, trata de llegar a un acuerdo con tu equipo y el liderazgo de tu empresa en torno a las metas más importantes que se deben perseguir antes de comenzar.
2. Diagnostica el estado actual de tu empresa
Partiendo de las metas elegidas, ahora debes preguntarte: ¿Qué tan alejada está tu empresa de lograrlas? ¿Cuál es el estado actual de alcance y cómo se compara con los objetivos fijados? Responder a estas cuestiones te brindará una perspectiva sobre la profundidad de las necesidades a cubrir y una idea inicial sobre la naturaleza de estas.
El acercamiento para llevar a cabo este paso debe ser tanto cuantitativo (con métricas exactas y porcentajes) como cualitativo (buscando la opinión y retroalimentación del equipo relevante).
3. Define las barreras que impiden el alcance de metas
Conociendo la distancia aproximada de camino a recorrer para que tu empresa cumpla con sus metas, ahora debes enfocarte, más específicamente, en aquello que lo impide, ya sean procesos lentos, capacidades insuficientes u otras cosas.
Cognitivamente, pensar en problemas concretos a solucionar es más sencillo que detectar necesidades más abstractas, así que un enfoque de este estilo acelerará el proceso y facilitará la identificación de necesidades más adelante.
Consejo: trata de integrar a tu equipo en este y otros pasos, pues, ya sea para encontrar obstáculos y soluciones o identificar recursos disponibles, el involucramiento de perspectivas diversas enriquecerá el proceso y permitirá encontrar aspectos que pueden ser pasados por alto fácilmente.
4. Traduce las barreras en necesidades
Una vez que identificas los obstáculos que impiden que tu empresa alcance sus metas, lo único que tienes que hacer es verlos desde otro punto de vista para convertirlos en necesidades concretas.
Por ejemplo, si un obstáculo entre tu negocio y sus objetivos de incrementar ventas es la productividad insuficiente, queda claro que una necesidad de tu empresa es elevar la capacidad productiva, un tipo de requerimiento que probablemente exija más personal e infraestructura.
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En este momento, ya tendrías necesidades concretas que tu empresa debe satisfacer para progresar, pero, para facilitar su cumplimiento y garantizar que estas guíen esfuerzos concretos hacia tus fines, hay pasos adicionales que puedes seguir.
5. Haz inventario de los recursos disponibles
Con el fin de evitar gastos innecesarios en infraestructura, personal o herramientas que ya tiene tu negocio, antes de buscar satisfacer necesidades con recursos externos, piensa si existe una forma de cubrirlas redistribuyendo los recursos disponibles actualmente. Para determinarlo, primero necesitas hacer un inventario de ellos, abarcando recursos de personal, dinero, tecnología y demás.
6. Reflexiona sobre las formas en las que estas barreras se pueden superar
Para aprovechar este proceso al máximo, puede ser buena idea comenzar a pensar también en aquellas acciones, adquisiciones y decisiones que se podrían realizar para cubrir las necesidades identificadas.
7. Establece métricas y condiciones que indican que una necesidad ha sido cubierta
¿Cómo saber, objetivamente, si tus necesidades empresariales están siendo satisfechas? Necesitas cuantificarlas con KPI de desempeño y condiciones claras de éxito que brinden claridad sobre cuándo es que una necesidad puede ser considerada como cubierta.
8. Fija prioridades
Aunque logres crecer, los recursos de tu empresa permanecerán finitos, así que recuerda que no podrás enfocarte en todas las necesidades al mismo tiempo. Para generar un impacto con los recursos disponibles, es recomendable crear una lista de prioridades y atenderlas en orden de importancia o impacto.
9. Repite el proceso con cierta periodicidad
Aunque tus metas empresariales pueden mantenerse relativamente fijas a lo largo del tiempo, aquello que debes realizar para alcanzarlas (necesidades) fluctuará debido a cambios en el mercado o en la posición de tu negocio.
Dado que es crucial estar consciente de tus necesidades en todo momento, es buena idea repetir este proceso periódicamente para tener una idea clara y universal de las deficiencias en las que debes enfocarte en cubrir en todo momento.
¿Por qué es tan importante tener siempre presentes las necesidades de tu empresa?
Por estas razones, invertir tiempo y esfuerzo en conocer las necesidades de tu negocio en todo momento vale la pena:
- Te permite tomar decisiones de forma ágil y sencilla, con un punto de referencia claro al cual seguir.
- Te ayuda a encontrar prioridades claras y evitar gastos innecesarios.
- Facilita una distribución eficiente de recursos en la que el desperdicio de ellos es bajo o nulo y cada recurso se puede utilizar en donde mayor impacto generará.
- Fomenta un enfoque estratégico, con decisiones justificadas.
- Ayuda a gestionar ciertos riesgos facilitando la detección de vulnerabilidades y su posterior solución.
- Permite alinear esfuerzos y acciones con fines concretos, tanto de forma general como específica.
Tener siempre en mente las necesidades de tu empresa es crucial para que cada decisión tenga sentido y contribuya, poco a poco, al alcance de tus metas generales, y, con esta guía, lograrlo puede ser algo mucho más sencillo y claro.
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