Toda empresa está en una búsqueda constante por mejorar su productividad, ya que los beneficios de hacerlo son numerosos y tienen un impacto directo sobre costos, competitividad y hasta la experiencia de clientes.
Pero, antes de optimizarla, es necesario conocer lo que este indicador representa, los factores que influyen en él, los tipos que existen, las formas de medirlo y otras cosas que resultan esenciales para transformar la productividad estratégicamente y de forma proactiva, sin necesidad de efectuar un ciclo prolongado de prueba y error.
¿Dónde conseguir esta información? En este artículo te la brindaremos, esto con el fin de ayudarle a tu empresa a desbloquear su verdadero potencial productivo. Además, te brindaremos consejos que puedes seguir para aplicar esta guía de forma práctica.
¿Qué es la productividad en una empresa?
En el contexto empresarial, la productividad puede definirse como un indicador de desempeño que mide el volumen de output (salida) que una organización produce en comparación con el input (entrada) que se requiere para realizarlo. Es decir, permite conocer cuál es la proporción entre los recursos que se invierten para producir y los productos o resultados que se obtienen a partir de ellos.
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La importancia de la productividad empresarial
La productividad es de gran importancia para las empresas porque afecta directamente su rentabilidad y salud financiera. ¿De qué forma? Mientras más valor se pueda generar con los mismos recursos (por ejemplo, más artículos producidos con el mismo personal o más proyectos terminados en el mismo tiempo), mayores ganancias se pueden obtener a partir de ellos.
Por ello, la alta productividad es una meta común entre un gran número de organizaciones de distintos tamaños y pertenecientes a diversos sectores.
De manera más específica, una mayor productividad empresarial es importante porque permite obtener estos beneficios:
- Menores costos y mayores ganancias, producto de una mayor producción que no necesita mayores recursos.
- Mayor capacidad de crecimiento, derivada de diversos procesos de producción que pueden cumplir mejor con demandas elevadas.
- Mayor satisfacción de clientes, pues reduce tiempos de espera en entregas o, incluso, en atención a clientes.
- Mayor confianza y mejor reputación, ya que una empresa más productiva es capaz de generar valor de forma puntual y efectiva frente a clientes y socios.
Tipos de productividad que deben medirse
Este indicador suele analizarse de manera fragmentada, calculando estos 4 tipos de productividad:
- Productividad laboral: mide el volumen de producción en comparación con las horas trabajadas.
- Productividad del capital: determina la proporción existente entre el volumen de producción y la inversión de capital en activos que se requirió para realizarla, buscando verificar que esta sea rentable.
- Productividad total de los factores: mide el volumen de productos, servicios o proyectos terminados en comparación con cada uno de los activos que se usaron para producirlos, desde materias, hasta trabajo y capital. En esencia, es la productividad general de una empresa.
- Productividad material: representa la proporción existente entre el volumen de producción y la cantidad de materiales que se necesitó para concretarlo, buscando verificar que la materia prima se esté ocupando eficientemente.
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¿Cómo se calcula la productividad? Fórmulas que se pueden utilizar
Dado que la productividad se puede medir fácilmente comparando el input y output de un proceso particular, para calcularla, solo se necesita aplicar esta fórmula:
Productividad = Unidades de producción obtenidas en un plazo de tiempo/Unidades de recursos utilizados
Para adaptar esta fórmula a los distintos tipos de productividad, únicamente es necesario sustituir los valores correspondientes. Por ejemplo, para calcular la productividad laboral del proceso productivo será necesario dividir las unidades terminadas en un plazo de tiempo entre las unidades de tiempo que se necesitaron para completarlas.
El resultado de este cálculo será equivalente a la proporción entre las unidades producidas y las unidades de recursos que se utilizaron para generarlas. Por ejemplo, si en una empresa se produjeron 10,000 unidades en 40 horas totales, la productividad laboral es de 250, es decir, por cada unidad de tiempo invertido (horas) se generaron 250 productos.
¿Cómo interpretar los resultados de la fórmula de productividad?
El resultado de aplicar la fórmula anterior siempre será proporcional a la productividad del proceso medido, o sea, mientras mayor sea este valor, mayor es la productividad del proceso. Entonces, en la gran mayoría de los escenarios, un resultado mayor será considerado como positivo.
Sin embargo, una alta productividad debe ser analizada en el contexto particular en el que ocurre, pues un valor elevado puede ser excesivo en ciertas circunstancias. Por ejemplo, si las unidades producidas no se están vendiendo y, por ende, no están generando un retorno, entonces esta productividad está resultando en un gasto innecesario.
Factores que influyen en la productividad directamente
Para mejorar la productividad de una empresa, primero es necesario identificar los factores que influyen en ella. Conociéndolos, es más fácil saber lo que se puede mejorar para llevar esta métrica a un nivel más elevado.
Estos son los factores principales que la afectan:
- Capital invertido: todo proceso productivo necesita capital para llevarse a cabo, por lo que la cantidad y forma en la que este es invertido son cruciales para llegar al nivel de productividad deseado.
- Eficiencia en la gestión de recursos: la cantidad invertida y forma en la que se aprovechan otros tipos de recursos (de tiempo, maquinaria, personal, etc.) también juegan un papel importante en que los procesos de producción se llevan a cabo de la mejor manera posible.
- Niveles de entrenamiento: más allá de la cantidad de personal contratado, su nivel de capacitación influye directamente en la eficiencia con la que desempeñan su papel y, por ende, en su productividad.
- Ambiente de trabajo: factores motivacionales y de liderazgo, propios del ambiente de trabajo, tienen un impacto directo en la eficacia con la que el personal produce.
- Tecnología: para que genere un output, todo proceso de producción requiere de cierta infraestructura tecnológica, y la calidad y cantidad de esta tecnología influyen en su eficiencia.
- Eficiencia de procesos y workflows: la forma en la que los distintos workflows de producción están construidos afecta el tiempo que necesitan para concretarse, por lo que también influyen en gran medida sobre la productividad.
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8 consejos para mejorar la productividad de tu empresa
Ahora bien, toda esta información es fundamental para entender lo que la productividad representa, cómo puede medirse y lo que puedes hacer para impulsarla desde áreas específicas, pero, para que comiences cuanto antes a mejorarla, aquí hay 8 consejos prácticos que puedes seguir desde ahora:
No temas invertir en capacitación, entrenamiento y educación
Aunque los costos iniciales de una capacitación continua pueden ser elevados, a largo plazo, le dará a tu equipo los conocimientos y técnicas que necesitan para ser más productivos.
Realiza pruebas de productividad marginal
La productividad marginal es el nivel de productividad que se obtiene después de aumentar ciertos recursos específicos del proceso de producción, manteniendo estables a todos los demás recursos.
Realizar distintas pruebas de productividad marginal puede ayudarte a encontrar aquellos factores que mayor influencia tienen sobre los distintos procesos de producción de tu empresa y así ayudarte a determinar lo que necesitas para mejorarlos.
Utiliza la tecnología disponible
Considerando las exigencias del mercado actual, los procesos manuales ya no son suficientes para cumplir con los estándares de productividad de muchas industrias, pues son lentos y susceptibles a errores.
Por ello, ahora más que nunca es necesario aprovechar herramientas de automatización que permitan una producción ágil y sin errores que la ralenticen.
Adopta una filosofía de mejora continua de procesos
Incluso con tecnología, el verdadero potencial productivo de una empresa no se puede alcanzar sin procesos optimizados que eliminen cuellos de botella y otras ineficiencias, por lo que la adopción tecnológica debe ocurrir en conjunto con un ciclo de mejora y gestión de procesos.
Analiza la productividad de forma continua
Con el fin de detectar, de manera objetiva y oportuna, aquello que funciona y no funciona en los distintos procesos de producción de tu empresa, su productividad debe ser evaluada de forma continua, en lugar de esporádica.
Evalúa la distribución de recursos y considera incrementar o disminuir el input de un proceso si es necesario
En ocasiones, lo único que se necesita para aumentar la productividad de un proceso es, simplemente, incrementar el input que utiliza. Con esto en mente, es buena idea seguir de cerca la distribución de recursos, facilitando la detección de procesos que necesitan un impulso e, incluso, de procesos que pueden consumir menores cantidades de recursos sin sacrificar su productividad.
Prioriza el bienestar de tu equipo
Las largas horas de trabajo y las metas demasiado retadoras suelen resultar en más reducciones de productividad que mejoras, ya que, en lugar de motivar, esta decisión tiende a causar demasiada presión emocional y mental en trabajadores, lo cual disminuye su capacidad productiva.
Por lo tanto, siempre es aconsejable hacer lo posible por mantener un ambiente laboral sano.
Reduce gastos innecesarios de tiempo
Pequeñas cosas, como reuniones que duran demasiado o comunicaciones poco eficientes, tienden a generar pérdidas de tiempo considerables que afectan la productividad a nivel general. Mantener al mínimo esta clase de eventos es fundamental para alcanzar un buen nivel productivo.
En conclusión, esto es todo lo que necesitas saber para comenzar a optimizar la productividad de tu empresa y monitorearla de forma precisa y constante a lo largo del tiempo. Con esta guía, puedes desbloquear el verdadero potencial productivo de tu negocio.
Finalmente, no olvides que, si necesitas ayuda para optimizar la productividad en tu gestión financiera, puedes recurrir a Xepelin para conseguir recursos gratuitos de administración, opciones de financiamiento y otras herramientas que simplificarán la organización de tu empresa.
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