Para mantener bajo control los gastos de tu empresa, fijar precios de forma estratégica, afrontar proactivamente cambios en el mercado y, en general, preservar tu rentabilidad, hay una cosa fundamental que debes saber: la diferencia entre costos reales y costos estimados.
Asimismo, tienes que entender la información que cada una de estas métricas te proporciona y debes poder calcularlas de forma tan precisa como sea posible.
Con el fin de ayudarte a lograrlo e impulsar a tu negocio, en este artículo te traemos estos y otros tipos de información relacionados con los costos reales y estimados, para que así consigas mayor control y visibilidad sobre ellos y puedas aprovechar el conocimiento que te brindan.
¿Cuáles son los costos reales?
Los costos reales se definen como la cantidad de dinero que tu empresa ha gastado efectivamente en un periodo de tiempo para producir las mercancías o servicios que componen su oferta, abarcando tanto costos directos, como indirectos.
Son considerados como reales ya que están basados en los datos oficiales de egresos de tu negocio así que, en teoría, muestran una imagen clara de los recursos que este invierte para conseguir una ganancia y no pueden ser conocidos sin antes haber terminado tu proceso de producción.
Estar consciente de ellos es crucial para una fijación de precios rentable, ya que brindan una referencia sobre la cantidad de ingresos que necesitas para cubrir los gastos de tu empresa y obtener una ganancia.
¿Cómo calcular los costos reales de tu empresa?
De manera simple, puedes calcular los costos reales de tu empresa mediante esta fórmula:
Costos reales = Costos directos de un periodo de tiempo + Costos indirectos del mismo periodo a medir
Costos directos = son los costos laborales, de materia prima, transporte, embalaje y demás gastos estrechamente relacionados con la producción y entrega de servicios o mercancías.
Costos indirectos = son los costos que apoyan a tu negocio fuera del área de producción, como aquellos de marketing, renta, pago de servicios, etc.
Resulta claro que lo ideal es mantener los costos reales al mínimo, aunque el estándar de costos depende mucho de la industria en la que opera tu negocio. Por lo tanto, no olvides comparar tu resultado con el de empresas similares para interpretarlo adecuadamente.
Vale la pena mencionar que los registros financieros manuales son propensos a una gran cantidad de errores y problemas, así que la única forma de asegurar que el cálculo de tus costos reales sea confiable, es automatizando el registro de datos financieros con algún tipo de herramienta de tecnología que extraiga estos datos directamente de una fuente oficial.
¿Cuáles son los costos estimados?
Por su parte, los costos estimados son aproximaciones de la cantidad de dinero que tu empresa gastará en un futuro con el mismo propósito de producir y comercializar su oferta de mercancías o servicios.
En sí, los costos estimados no son una representación fiel de los gastos en los que incurrirá tu empresa, sino solo una proyección de estos, basada en datos históricos, experiencia e información aproximada de precios de materia prima, sueldos, rentas, etc.
¿Por qué son importantes? Calcularlos es una medida proactiva para anticipar gastos y determinar, de manera proactiva, la viabilidad financiera de un proyecto, la mejor estrategia de pricing a implementar, las necesidades futuras de capital de tu empresa, etc.
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¿Cómo realizar una estimación de costos?
No hay una sola fórmula o protocolo estandarizado para estimar los costos de tu empresa, sino que hay muchas formas diferentes de hacerlo dependiendo de la información disponible con la que tu empresa cuente para lograrlo.
Por ejemplo, si tu negocio es nuevo o estás en proceso de lanzar un nuevo producto, resultará imposible estimar costos a partir de datos históricos de tu desempeño, pero esto se podría lograr realizando un benchmark de tu competencia, recabando datos públicos de ofertas similares y evaluando las distintas opciones de proveedores de materiales y mano de obra.
Sin embargo, llegar a una estimación precisa por este medio sería más difícil, ya que cada empresa es completamente diferente y existe una enorme cantidad de variables escondidas que afectan la información de negocios en otro contexto.
En cambio, si cuentas con datos históricos de costos de productos similares de tu empresa, el proceso podría ser más sencillo, pues tendrías un punto de referencia mucho más claro y 100% fiable que solo tendrías que comparar con datos externos para llegar a una estimación más adecuada.
De cualquier forma, la estimación se debe realizar a partir de datos sobre costos directos e indirectos, ya sean estos de tu empresa, de su competencia, de ofertas similares en otras industrias, etc.
¿Por qué debes conocer la diferencia entre estos tipos de costos?
Conocer la diferencia entre estos dos tipos diferentes de datos es vital dado que cada uno aporta algo diferente desde un punto de vista de analítica, y entender esta distinción te ayuda a aprovechar a cada uno de forma complementaria para así llegar a un proceso óptimo de toma de decisiones.
Por ejemplo, tratar los costos estimados como reales podría llevar a problemas de rentabilidad cuando estos últimos son mayores, ya que tu estrategia de fijación de precios giraría en torno a una posibilidad y no un hecho.
En efecto, los estimados son necesarios para proyectar el gasto que producir nueva mercancía implicaría, pero estos deben ser tratados siempre como una aproximación y la fijación de precios en torno a ellos debe tener en cuenta un margen de error.
En cambio, aunque los costos reales sirven de mucho para basar estimaciones de costos, por sí solos no siempre pueden predecir costos futuros debido a que son números estáticos y no anticipan los cambios a los que siempre está sujeta tu empresa.
Es aquí en donde los costos estimados cumplen un papel importante, tomando en cuenta una gran cantidad de datos de diversos contextos y momentos de tiempo que brindan una perspectiva más completa.
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¿Los costos reales y los estimados deben coincidir?
En la práctica, es imposible que los costos reales y estimados de tu empresa coincidan al 100%. Sin embargo, lo ideal es que estos sean tan similares como sea posible.
¿Por qué motivo? Cuando los costos reales de tu negocio presentan poca variación respecto a estimaciones, esto significa que tu empresa cuenta con un proceso exitoso de proyección, está equipada para asegurar su rentabilidad en circunstancias cambiantes y puede actuar de manera proactiva, en vez de reactiva, ante fluctuaciones que afecten sus costos.
¿Cómo lograr que los costos estimados se acerquen más a los costos reales?
Pero, ¿qué se puede hacer para que la poca variación entre costos reales y estimados sea una realidad? Algunas de las medidas más importantes a seguir son estas:
- Utilizar costos reales en el cálculo de costos estimados, siempre y cuando estén disponibles.
- Fomentar la colaboración entre áreas durante el cálculo, con el fin de considerar cada posible variable que afecte los costos de tu empresa y cada perspectiva relevante para conocerlas.
- Aprovechar herramientas de tecnología, como la inteligencia artificial, el monitoreo de datos en tiempo real y la automatización, para tener certeza total sobre la fiabilidad de datos y facilitar la detección de patrones.
- Comparar proyecciones con resultados reales, adoptando un proceso de mejora continua en el que se realizan ajustes y se modifican variables para llegar a un proceso de estimación más preciso.
- Considerar la mayor cantidad posible de variables relevantes con el propósito de realizar un estimado realista.
¿Cómo mantener mayor visibilidad y control sobre costos en tu empresa?
Finalmente, hay que recordar que la única manera de garantizar proyecciones precisas es basándose en datos confiables, y Xepelin puede brindarlos a tu empresa de manera gratuita.
¿Cómo? Mediante una plataforma de análisis financiero que se integra con tu sistema de facturación (SAT o SII) para extraer datos fiables de gastos, así como ingresos y márgenes de rentabilidad, que te permitirán realizar estas y otras estimaciones financieras con mayor precisión.
Además, la herramienta te ayuda con visualización en tiempo real de cambios y fluctuaciones para que así tengas el control total sobre los gastos de tu empresa y puedas optimizarlos, según lo consideres necesario, en el momento en el que lo desees.
Para comenzar, lo único que debes hacer es crear una cuenta en Xepelin.
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