Cada año, todo tipo de empresas y personas con actividad empresarial deben de invertir tiempo en llevar a cabo el cierre de año fiscal para determinar los impuestos que necesitan pagar y así evitar multas o sanciones. Pero, antes de realizarlo, necesitan asegurarse de efectuar de manera correcta otra tarea esencial: el cierre contable anual.
Este proceso es crucial para calcular adecuadamente los impuestos, entender la salud financiera del negocio y mantener en orden las finanzas, pero muchas empresas enfrentan grandes problemas al momento de realizarlo y no están conscientes de las medidas que están a su alcance para evitarlos.
En Xepelin, tenemos la meta de que todas las empresas, sin importar su tamaño, tengan acceso al conocimiento y herramientas que necesitan para afrontar este y otros retos financieros de la mejor manera. Por esto, en este artículo identificaremos los principales desafíos que pueden surgir al realizar el cierre contable y ofreceremos algunos consejos para evitarlos o superarlos exitosamente.
Errores humanos
Comúnmente, los registros financieros son llenados de forma manual, requiriendo que una persona o grupo de personas revise y traspase grandes cantidades de datos a un archivo digital o físico de manera constante. Como resultado, los errores humanos son comunes, ya que esta carga de trabajo puede fatigar hasta a los equipos con mayor experiencia. ¿El resultado? Un cierre contable más complejo que involucra detectar errores, encontrar su origen y corregirlos a tiempo.
Si bien los errores humanos son un fenómeno difícil de erradicar por completo, es posible reducirlos al mínimo mediante la extracción automatizada de datos. Si cuentas con una herramienta digital que se integre con el sistema de facturación de tu negocio, cualquier movimiento quedará registrado de manera automática y el equipo contable solo deberá realizar una consulta rápida para revisar los movimientos efectuados cada mes y registrarlos correctamente.
Falta de estructura en el proceso
Dado que se trata de un proceso fundamental para todas las empresas, los líderes del departamento contable pueden confiarse y dejar en manos de cada miembro del equipo el realizar el cierre contable adecuadamente. En esa situación, cada persona revisa los registros financieros a su manera, en el orden en el que decida hacerlo, y la disparidad de procesos entre un mismo equipo resulta en posibles cuellos de botella que retrasan el procedimiento.
Con esto en mente, resulta una gran idea el diseñar protocolos y workflows detallados para el cierre contable y otros procesos de contabilidad de tu empresa. Esto garantizará que el equipo esté coordinado en cuanto a las tareas realizadas y documentos procesados y que se pueda rastrear el progreso del cierre financiero en todo momento.
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Desorden administrativo y falta de documentos
La falta de orden administrativo provoca que ciertos documentos, como facturas y balances, sean difíciles de hallar o que se pierdan por completo. Este problema aumenta el tiempo necesario para llevar a cabo el cierre contable, ya que a este se le deben agregar las tareas adicionales de buscar documentos perdidos y de tratar de hacer sentido a transacciones que carecen de un archivo que las respalde.
La mejor forma de evitar esta situación es centralizar los registros, documentos y facturas de tu empresa en un solo lugar para facilitar su consulta en todo momento. Si bien se puede hacer esto de forma manual, es mucho mejor llevarlo a cabo de forma digital y automatizada, porque basta con un olvido humano para retrasar el cierre contable considerablemente.
Presiones por cerrar a tiempo
Una de las razones principales por las que el cierre contable es tan complicado es que, aunque requiere de grandes cantidades de concentración y esfuerzo para terminarlo a tiempo, se debe de realizar en conjunto con otras actividades cotidianas de la empresa. Esto genera una enorme presión en los equipos de contabilidad, lo cual, a su vez, puede traducirse en errores más frecuentes y en el descuido de funciones críticas del negocio.
Desafortunadamente, no existe una solución para este problema una vez que tu negocio lo está enfrentando. Sin embargo, la buena noticia es que puedes simplificar este proceso a lo largo del año realizando conciliaciones periódicas, centralizando facturas y cotejando los registros financieros mes con mes. De esta forma, se reduce la carga laboral del cierre contable y no es necesario dejar de lado otras actividades para realizarlo.
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Procesos tardados
Incluso si se va adelantando a lo largo del año, el cierre contable es una tarea que exige grandes cantidades de tiempo del departamento que la debe realizar y consume recursos temporales esenciales para otras actividades. De nuevo, la respuesta a este problema está en la automatización, por lo que resulta buena idea buscar soluciones digitales que faciliten la transición de procesos manuales a procesos automáticos.
¿Qué tanto tiempo pueden ahorrar? Por ejemplo, automatizar la conciliación bancaria de cuentas por pagar y por cobrar, puede ahorrar hasta el 70% del tiempo necesario para llevar a cabo esta tarea. Además, de acuerdo con McKinsey, se estima que hasta el 30% de las actividades de los empleados de una empresa podrían automatizarse.
Movimientos no reconocidos
Al momento de realizar el cierre anual, movimientos no reconocidos pueden aparecer, y cuando el documento que los respalda no es encontrado, es complicado saber cómo solucionar el problema o determinar si se trata de un fraude, un error o un pedido pendiente por recibir o entregar. Con el propósito de mantener estas situaciones al mínimo, lo mejor que puedes hacer es conciliar las cuentas por pagar y por cobrar de manera frecuente, solo de esta forma podrás identificar aquellas transacciones sin respaldar y tomar acciones para encontrar a tiempo el origen de cada una de ellas.
Datos no actualizados o que tardan en registrarse
¿Qué sucede si es momento de realizar el cierre anual y los registros necesarios no están actualizados? El proceso no puede comenzar, por lo que el tiempo disponible para realizarlo se reduce y la presión por concretarlo de forma rápida aumenta en gran medida. Afortunadamente, existen 2 maneras diferentes de eliminar este problema.
En primer lugar, la actualización constante de registros es clave para hacer un cierre mucho más preciso, con menos retrasos y que implique una menor carga laboral. Pero, para llevar esta tarea al siguiente nivel y ahorrar tiempo, no solo durante el cierre contable, sino a lo largo del año, es necesario pensar en integrar alguna herramienta de monitoreo de datos en tiempo real.
Pasar por alto amortizaciones y depreciaciones
Monitorear la evolución del valor de los activos fijos puede parecer una tarea trivial, pero se trata de un procedimiento extremadamente importante para determinar la carga fiscal de una empresa, así como su patrimonio neto.
Por ejemplo, al calcular las amortizaciones de los activos no financieros de tu negocio, puedes ser candidato a ciertas deducciones de impuestos. Además, al realizar esta tarea podrás identificar el nivel de solvencia exacto que tiene tu empresa para afrontar futuras obligaciones. Dado que los activos fijos pueden ser liquidados para convertirlos en efectivo, es necesario conocer su depreciación actual para así estimar correctamente el valor general de tu empresa y conocer los recursos exactos que posee para afrontar alguna posible emergencia futura.
Silos de información y mala comunicación
Dado que una empresa está conformada por distintos departamentos, todos con presupuestos y gastos diferentes que manejar, las facturas resultantes de cada transacción pueden verse almacenadas en los llamados “silos” de información, los cuales se mantienen aislados y dificultan el proceso de revisión del cierre contable. Aunado a esto, el problema de aislamiento de datos puede empeorar cuando no existe un protocolo de comunicación apropiado entre áreas, dando lugar a mayores desafíos.
Para solucionar este problema, nuevamente, la centralización es la respuesta, ya que esta acción disuelve los silos y permite que la información entre departamentos se integre y sea fácil de rastrear. De manera adicional, es aconsejable crear un protocolo de procesamiento de facturas que establezca la forma en la que las facturas de cada departamento deben ser procesadas para evitar que estos documentos se aíslen o se pierdan.
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Con el fin de simplificar las operaciones contables y financieras de tu empresa, sin importar su tamaño, Xepelin pone a tu disposición una herramienta gratuita que centraliza tus finanzas en una sola plataforma. Gracias a ella, podrás automatizar el rastreo de datos e indicadores financieros de tu negocio, la conciliación de cuentas por pagar y por cobrar y otros procesos claves de tu empresa, reduciendo el tiempo necesario para concretarlos.
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