El departamento de cuentas por pagar es de gran importancia para toda empresa. Son los encargados de dar seguimiento a lo que se debe a proveedores, garantizar la aprobación de los pagos y procesarlos. Contar con información confiable sobre las cuentas por pagar, es indispensable para tener un balance general preciso.
Una experiencia satisfactoria relacionada con los temas de pago y facturación, puede mejorar la relación con los proveedores, e incluso puede traer beneficios económicos como descuentos y extensiones en los plazos de pago.
Es por esto que es una tarea que va más allá del procesamiento de facturas. La gestión de pagos debe considerarse una tarea fundamental, donde es necesario contar con las herramientas tecnológicas que simplifiquen el proceso y liberen tiempo para dedicar a la estrategia.
Gestión de cuentas por pagar a proveedores
Así como es importante cobrar a tiempo, también se debe tener foco en los pagos. De no hacerlo, pueden llegar a existir consecuencias negativas como multas o pérdida de relaciones con proveedores.
Es un rol fundamental para el negocio por 4 razones:
- Son quienes buscan mantener una buena relación con los proveedores, asegurándose de que se les pague a tiempo.
- Mantienen la información financiera al día, para garantizar que los pronósticos de flujo de efectivo sean precisos y que el capital de trabajo pueda optimizarse.
- Buscan obtener condiciones de pago favorables y descuentos.
- Ayudan a prevenir errores y fraudes en el proceso.
El control es muy importante al momento de gestionar las cuentas por pagar. Mientras mayor sea el número de proveedores que maneja una empresa, mayor probabilidad de cometer algún error al momento del pago y de perder tiempo en su gestión. Además, en muchas ocasiones no depende del mismo equipo poder cerrar las cuentas a tiempo. El conflicto con la banca tradicional, también puede traer retrasos a la hora de pagar o al momento de solicitar algún crédito necesario para hacerlo.
Por esto, siempre es recomendable tener diferentes opciones para resolver estos inconvenientes y evitar caer en multas u otro tipo de problemas.
Automatización de cuentas por pagar a proveedores
Una vez recibida una factura, debe ser procesada y organizada para su adecuado almacenamiento y pago. Pero, ¿qué pasa cuando son cientos las facturas que se reciben? El proceso manual no es escalable.
Las empresas que aún gestionan las cuentas por pagar a proveedores de forma manual, pierden horas en este proceso. Esto puede llevarlos a tener demasiado descontrol al tener facturas por todas partes (diferentes correos electrónicos, whatsapp, hojas impresas, diferentes plataformas, etc), y a cometer errores en el pago.
El error humano cuesta a las empresas miles de millones de dólares al año. Capturar mal una cifra, olvidar gestionar un pago (o varios), duplicar pagos a un proveedor, son errores comunes cuando no se tiene un buen control. Todo esto puede evitarse al automatizar las tareas como la gestión de pagos y el almacenamiento y control de los mismos.
De acuerdo con una investigación de Aberdeen Strategy & Research, automatizar la gestión de cuentas por pagar puede reducir los días pendientes de pago (DPO) en un promedio de 5,55 días.
La automatización ayuda a ahorrar tiempo y dinero, y puede proteger al negocio de errores costosos. Además, tener visibilidad en tiempo real de todas las facturas y el estatus de pago, ayuda a agilizar la toma de decisiones y a tener una mejor priorización.
Financiamiento en las cuentas por pagar a proveedores
Para cuidar la liquidez de la empresa, es importante dedicar tiempo al análisis sobre las facturas que deben pagarse lo antes posible. No solo por la fecha de vencimiento, también es importante considerar el tipo de compra, las condiciones pactadas, y la relación con el proveedor para poder tomar la decisión.
¿Qué pasa cuando no se tiene la liquidez suficiente para pagar? El retraso en los pagos puede tener muchas implicaciones negativas. Desde afectar la cadena de suministro por tener una cancelación del pedido, hasta multas por retraso o perder a un proveedor valioso para la empresa.
La solución, utilizar financiamiento para las cuentas por pagar a proveedores. De esta forma, no se compromete el capital que se necesita para alguna situación de mayor importancia, y se cumple con el pago a proveedores en tiempo y forma.
Afortunadamente ya existen empresas como Xepelin que ofrecen financiamiento de cuentas por pagar para cualquier tipo de empresa. Ya no es necesario depender de la banca tradicional, que muchas veces tiene condiciones muy complicadas y sólo es accesible para las grandes empresas.
Payments automatiza las Cuentas por pagar a proveedores
Payments es una herramienta gratuita de Xepelin que ayuda a simplificar el proceso de cuentas por pagar. Con esta plataforma, todas las empresas, sin importar si es una Pyme o Corporativo, podrán organizar y visualizar en tiempo real sus cuentas por pagar. Además, la empresa podrá pagar a sus proveedores de tres maneras:
- Con capital propio
- Con financiamiento por parte de Xepelin
- O de forma mixta
Todo el proceso se realiza en la misma plataforma, sin trámites complejos ni demoras.
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