El departamento de cuentas por pagar es de gran importancia para toda empresa. Sus miembros son los encargados de dar seguimiento a lo que se debe a proveedores, garantizar la aprobación de los pagos y procesarlos. Por lo que contar con información confiable sobre las cuentas por pagar, es indispensable para tener un balance general preciso.
Una experiencia satisfactoria relacionada con los temas de pago y facturación, puede mejorar la relación con los proveedores, e incluso puede traer beneficios económicos como descuentos y extensiones en los plazos de pago.
Es por esto que, más allá del procesamiento de facturas, la gestión de pagos debe considerarse una tarea fundamental, donde es necesario contar con las herramientas tecnológicas que simplifiquen el proceso y liberen tiempo para dedicar a otras estrategias.
Con esto en mente, en este artículo hablaremos, en primer lugar, sobre la importancia de la gestión de cuentas por pagar y después daremos algunos consejos para llevar esta tarea a un mayor nivel de optimización, eficiencia y productividad.
¿Por qué es tan importante la gestión de cuentas por pagar a proveedores?
Así como es importante cobrar a tiempo, también se debe tener foco en los pagos. De no hacerlo, pueden llegar a existir consecuencias negativas como multas o pérdida de relaciones con proveedores.
Es un rol fundamental para el negocio por 4 razones:
- Son quienes buscan mantener una buena relación con los proveedores, asegurándose de que se les pague a tiempo.
- Mantienen la información financiera al día, para garantizar que los pronósticos de flujo de efectivo sean precisos y que el capital de trabajo pueda optimizarse.
- Buscan obtener condiciones de pago favorables y descuentos.
- Ayudan a prevenir errores y fraudes en el proceso.
El control es muy importante al momento de gestionar las cuentas por pagar. Mientras mayor sea el número de proveedores que maneja una empresa, mayor probabilidad de cometer algún error al momento del pago y de perder tiempo en su gestión. Además, en muchas ocasiones, no depende del mismo equipo poder cerrar las cuentas a tiempo, ya que el conflicto con la banca tradicional, también puede traer retrasos a la hora de pagar o al momento de solicitar algún crédito necesario para hacerlo.
Por esto, siempre es recomendable tener diferentes opciones para resolver estos inconvenientes y evitar caer en multas u otro tipo de problemas.
Automatiza las cuentas por pagar a proveedores
El primer paso hacia una mejor gestión, es la automatización de cuentas por pagar. Esto se debe a que, una vez que es recibida una factura, esta debe ser procesada y organizada para su adecuado almacenamiento y pago. Pero, ¿qué pasa cuando son cientos las facturas que se reciben? El proceso manual no es escalable.
Las empresas que aún gestionan las cuentas por pagar a proveedores de forma manual, pierden días en este proceso. De hecho, de acuerdo con un estudio de Aberdeen, el tiempo promedio para procesarlas es de 14.6 días. Además, esto puede llevar a problemas de administración, al tener facturas por todas partes (diferentes correos electrónicos, WhatsApp, hojas impresas, diferentes plataformas, etc.), y a cometer errores en el pago.
El error humano cuesta a las empresas miles de millones de dólares al año. Capturar mal una cifra, olvidar gestionar un pago (o varios), duplicar pagos a un proveedor, son errores comunes cuando no se tiene un buen control. Todo esto puede evitarse al automatizar las tareas como la gestión de pagos y el almacenamiento y control de los mismos.
De acuerdo con otra investigación de Aberdeen Strategy & Research, automatizar la gestión de cuentas por pagar puede reducir los días pendientes de pago (DPO) en un promedio de 5,55 días.
La automatización ayuda a ahorrar tiempo y dinero, y puede proteger al negocio de errores costosos. Además, tener visibilidad en tiempo real de todas las facturas y el estatus de pago, ayuda a agilizar la toma de decisiones y a tener una mejor priorización.
Considera financiar las cuentas por pagar a proveedores
Para cuidar la liquidez de la empresa y prolongar los DPO, es importante dedicar tiempo al análisis sobre las facturas que deben pagarse lo antes posible y aquellas que pueden ser postergadas. No solo por la fecha de vencimiento, sino que también es fundamental considerar el tipo de compra, las condiciones pactadas, y la relación con el proveedor para poder tomar la mejor decisión.
¿Qué pasa cuando no se tiene la liquidez suficiente para pagar? El retraso en los pagos puede tener muchas implicaciones negativas. Desde afectar la cadena de suministro por tener una cancelación del pedido, hasta multas por retraso o perder a un proveedor valioso para la empresa.
¿La solución? Utilizar financiamiento para las cuentas por pagar a proveedores o factoraje inverso. De esta forma, no se compromete el capital que se necesita para alguna situación de mayor importancia, y se cumple con el pago a proveedores en tiempo y forma.
Afortunadamente, existen empresas de tecnología financiera como Xepelin que ofrecen financiamiento de cuentas por pagar para cualquier tipo de empresa. Actualmente, gracias a este tipo de compañías, ya no es necesario depender de la banca tradicional, que muchas veces tiene condiciones complicadas y solo es accesible para las grandes empresas, para acceder a financiamiento rápido y seguro.
Mejora el control y visibilidad de las métricas importantes
Más allá del financiamiento y la automatización, es crucial seguir de cerca las métricas más relevantes para el departamento de cuentas por pagar para así detectar problemas a tiempo y encontrar la mejor solución posible para ellos. ¿Qué métricas revisar? Algunas de las más relevantes son las siguientes:
- Número de facturas recibidas
- Número de facturas procesadas en un tiempo
- Costo promedio por procesamiento de factura
- Tiempo promedio de procesamiento
- Porcentaje de errores
- DPO (Days payable outstanding o días promedio de pago)
Tradicionalmente, el calcular estos indicadores y acceder a ellos es un proceso entorpecido por conteos manuales y por registros de cuentas esparcidos por diferentes medios, tanto físicos como digitales. Por esto, debe de ser una prioridad para todo tipo de empresas el avanzar hacia la digitalización y adoptar sistemas digitales de cuentas por pagar y herramientas de monitoreo de datos en tiempo real que les permitan mantener el control de todas las métricas relevantes, y que estas sean fáciles de acceder en todo momento.
Relacionado: 7 Consejos para mejorar la gestión cuentas por pagar sin afectar tu liquidez
Mantén un equilibrio entre tus ingresos y egresos acortando tu ciclo de liquidez
Es considerado como buena práctica el pagar a tiempo para reducir los costos de mora y mantener una relación sólida con proveedores. Sin embargo, cuidar la liquidez y solvencia de tu empresa en todo momento debe de ser una prioridad para proteger su capacidad futura de pago, por lo que debe de existir un balance constante entre tus egresos e ingresos.
Por esta razón, como parte de una mejor gestión de las cuentas por pagar, también es necesario adoptar mejores estrategias en el departamento de cuentas por cobrar. Esto implica buscar maneras de automatizar la cobranza de facturas, fijar recordatorios automáticos de cobro y, en general, acortar los ciclos de liquidez a través de un proceso de cobranza rápido, con menos errores.
¿Qué tan grande es el impacto de la automatización de cuentas por cobrar en una empresa? De acuerdo con PYMNTS, hasta un 91% de las empresas que dan un paso a la automatización de cuentas, perciben mejoras operacionales inmediatas, un mejor flujo de efectivo y un mayor crecimiento.
Elige a tus proveedores con diferentes métricas
Para recibir descuentos por pago anticipado, mejores condiciones y opciones de pago más flexibles no solo basta con negociar con proveedores, sino que es necesario encontrar vendedores de mejor calidad. Sin importar cuántas negociaciones realices, si un proveedor específico no tiene interés en llegar a un acuerdo mutuo, o simplemente carece de las características que tu empresa requiere, jamás será posible llegar a mejores términos con él.
Pero, considerando que el tiempo promedio para encontrar nuevos proveedores puede ser de hasta 90 días, de acuerdo con McKinsey, ¿cómo se puede encontrar proveedores de calidad rápidamente sin interrumpir el proceso de producción? Gracias a herramientas de inteligencia artificial y otras plataformas digitales de análisis de riesgos, es posible reducir este tiempo hasta en un 90%.
Dado que estos sistemas analizan en segundos, y de forma automática, una amplia red de empresas y revisan métricas, como su volumen de ventas, su historial de deuda, y la composición de su cartera de clientes, rápidamente pueden construir un perfil de riesgo e indicarte si un determinado proveedor es confiable antes de que decidas trabajar con él.
Te podría interesar: ¿Por qué evaluar a clientes y proveedores para asegurar la solidez de tu negocio?
Establece recordatorios de pago
Finalmente, como sucede con cualquier otro proceso, la gestión de cuentas por pagar es propensa a que un simple olvido cause retrasos, que, a su vez, ocasionan disrupciones en la cadena de suministro. Dado que mantener una vigilancia constante sobre enormes cantidades de facturas y plazos de pago distintos de forma manual es una tarea extremadamente complicada, de nuevo, la respuesta a este problema está en la automatización.
Al automatizar la generación de recordatorios de pago oportunos, que surjan días antes de la fecha límite de pago de una factura, puedes evitar esta clase de errores y pagar a tiempo todas las cuentas de tu empresa. Además, estos recordatorios se generan automáticamente con base en la información de facturación de tu empresa, por lo que no es necesario programar fechas manualmente.
¿Cómo puedes llevar tu gestión de cuentas por pagar al siguiente nivel?
Registrándote en Xepelin, tendrás acceso a una plataforma de gestión de pagos completamente gratuita que te permitirá programar pagos, automatizarlos y generar recordatorios oportunos que evitarán retrasos en tus cuentas por pagar. Aunado a esto, podrás centralizar y digitalizar el manejo de todas tus facturas, eliminando la necesidad de revisar diferentes archivos, correos y bases datos para consultar información sobre los pagos que debes realizar.
Al formar parte del ecosistema Xepelin, también podrás solicitar financiamiento a través del factoraje inverso o confirming, que consiste en aplazar tus cuentas por pagar. De esta manera, Xepelin le paga a tus proveedores al momento de realizar una compra, pero tu tendrás la opción de pagar a plazos, protegiendo tu liquidez.
Crea gratis tu cuenta y comienza a mejorar el control sobre las cuentas por pagar, más de 5,000 empresas confían en Xepelin para mejorar el control de sus finanzas.
Asegura la liquidez de tu negocio mientras gestionas eficientemente tus cuentas por pagar. Adelanta el pago a tus proveedores con financiamiento y fortalece tu cadena de suministro.
