De acuerdo con un informe de Atradius, entre un 55% y 60% de las facturas B2B emitidas son pagadas de manera atrasada. Entre algunas de las repercusiones más importantes de este fenómeno sobre las empresas y sus proveedores, se encuentran problemas de liquidez, deterioros en relaciones comerciales y un crecimiento ralentizado.
¿Las causas? Fondos insuficientes, la necesidad de mantener un mayor control sobre el flujo de efectivo, y errores administrativos, como facturas con errores de registro y problemas en el rastreo de plazos de pago.
Con esto en mente, en el siguiente artículo hablaremos sobre cómo mejorar la gestión de cuentas por pagar en tu empresa para que evites formar parte de estas estadísticas y reduzcas al mínimo los pagos pendientes a proveedores de forma efectiva.
Lleva el control de tus facturas
En muchas ocasiones, las facturas entrantes son almacenadas y registradas en diferentes archivos o “silos”, lo cual dificulta su acceso y abre la posibilidad de pasar por alto pagos importantes. Para evitar este problema, lo mejor que puedes hacer es optar por la centralización de datos y concentrar el procesamiento de facturas en una sola plataforma de gestión de cuentas.
Con el fin de evitar los silos de información y mejorar el manejo de facturas, puedes seguir estos 4 pasos:
- Medir la magnitud del problema, identificando todas las distintas bases de datos segmentadas que existen, analizando la forma en la que los datos fluyen y detectando áreas aisladas.
- Crear políticas de datos enfocadas en facilitar el acceso a datos de calidad sobre las cuentas de tu empresa de forma segura. Por ejemplo, definiendo a un miembro responsable de los datos del departamento, estableciendo KPIs más importantes y estandarizando los formatos a utilizar, como órdenes de compra.
- Centralizar las cuentas en un solo sistema.
- Construir una cultura de datos transparente con el fin de mejorar la comunicación entre miembros del equipo de cuentas por pagar y así facilitar la detección de errores o problemas.
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Toma el control de tus pasivos
Para mantener bajo control la liquidez de tu empresa y así hacer frente a los pagos pendientes, es necesario vigilar de cerca a tus pasivos. Al identificar, y posteriormente reducir, costos innecesarios, liberas capital de trabajo esencial para afrontar las obligaciones de pago de tu compañía.
Este proceso implica realizar 3 tareas: mantener un registro de todos los costos y gastos de la empresa, sin importar que tan pequeños sean, preferiblemente en tiempo real; eliminar gastos innecesarios o cuya inversión no es proporcional a su rentabilidad, y generar reservas de capital suficientes para solventar los gastos proyectados a corto plazo.
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Optimiza la gestión de tu inventario
Otra estrategia confiable para mantener intacta la liquidez de tu compañía, es la gestión apropiada de inventario. Principalmente, esto implica invertir en estudios de mercado y en procesos de analítica de datos para predecir la demanda por un producto específico y así reducir las pérdidas ocasionadas por overstocking y understocking.
Por un lado, el overstocking implica que una empresa compre inventario que no es capaz de vender, ocasionando un exceso de stock que puede quedar obsoleto y que aumenta los costos de almacenamiento. Por otro lado, el understocking conlleva que una empresa no cuente con el inventario suficiente para satisfacer la demanda, llevando a escenarios en los que los clientes se ven inclinados a buscar otras opciones.
Tan solo en la industria global de retail, estos problemas generan pérdidas de hasta $818 billones de dólares al año, denotando la importancia de conocer cómo anticiparse a las fluctuaciones de la demanda.
Realiza órdenes de compra
Aunque no todas las empresas lo hacen, el emitir órdenes de compra es una buena estrategia para mantener el control sobre las cuentas por pagar y reducir la probabilidad de pasar por alto los pagos pendientes. Dado que estos documentos dejan claro el volumen, plazo de entrega y tiempos de pago de una transacción, funcionan como un registro físico de las compras de tu empresa.
Además de servir como un recordatorio de la información de una transacción, al ser centralizadas y gestionadas en una sola plataforma, las órdenes de compra evitan la duplicación de adquisiciones y son documentos legales que pueden ser de gran ayuda en la aclaración de reclamos y disputas.
Establece recordatorios de pago automáticos
Aunque el gran porcentaje de facturas que son pagadas después de su fecha límite denota una serie de problemas más complejos, es posible que varios de estos atrasos puedan ser evitados mediante una simple tarea: el programar recordatorios automáticos. Más que solo fijar una alarma que indique la fecha límite de pago de una factura, esta acción implica dar un paso hacia la digitalización y adoptar una herramienta virtual de automatización de cuentas.
Además de que esta clase de plataformas permite automatizar pagos recurrentes para evitar retrasos, también son capaces de generar alertas de pago según las instrucciones del usuario. Aunado a esto, al integrarse con otros datos financieros sobre la liquidez de tu empresa, también pueden sugerir tiempos ideales para realizar pagos, de tal forma que puedas prolongar tus DPO para mantener un nivel sano de capital de trabajo, pero sin sobrepasar las fechas límites.
¿Qué tan grande es el impacto de la automatización? De acuerdo con PYMNTS, el 95% de las empresas que la adoptan en tareas cotidianas perciben una optimización en los procesos operacionales, además, hasta el 84% de ellas obtienen mejoras en su flujo de caja y sus ahorros.
Haz conciliaciones periódicas de todas tus cuentas
Incluso si cuentas con un registro detallado de tus cuentas por pagar, siempre existe la posibilidad de que ocurran errores y de que cuentas pendientes pasen desapercibidas. Para que estas situaciones no escalen en magnitud y se conviertan en un problema más grande, es esencial establecer un proceso de conciliación periódico que ayude a detectar errores e inconsistencias lo antes posible.
Al comparar los registros financieros de tu empresa con las facturas entrantes y órdenes de compra salientes, es posible detectar estos casos aislados y solucionarlos inmediatamente. Idealmente, esta actividad debe realizarse diariamente.
Más allá de evitar errores y detectar pagos retrasados, la conciliación también simplifica cuestiones como la detección de fraudes internos y el asegurar que todos los registros contables y fiscales sean correctos.
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Negocia descuentos de pago anticipado
Finalmente, para mejorar aún más la liquidez de tu empresa y manejar las cuentas satisfactoriamente, es recomendable mantener una comunicación constante con tus proveedores. De hecho, idealmente, una actividad crucial del equipo de cuentas por pagar de una compañía debe ser la negociación de nuevos y mejores términos de pago.
¿Cuáles son los beneficios de esta práctica? Negociar descuentos por pronto pago o alentar a tus proveedores a adoptar métodos de pago más flexibles permite inyectar capital de trabajo a lo largo de la cadena de suministro, logrando que tu empresa preserve sus recursos, sin que sus vendedores perciban retrasos en sus pagos.
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