Con el fin de cumplir apropiadamente con sus obligaciones fiscales, cada fin de año, todas las empresas del país invierten tiempo y recursos en un proceso crucial: el cierre del año fiscal. Aunque esta tarea es esencial para mantener un registro externo libre de inconsistencias o errores, múltiples negocios, sin importar su tamaño, operan con deficiencias administrativas y una falta conocimiento sobre el procedimiento, lo cual resulta en complicaciones y ciertos problemas, tales como:
- Registros incorrectos
- Retrasos
- Ausencia de documentos requeridos
- Errores de conciliación, entre otros.
Con el fin de ayudar a tu empresa a llevar a cabo esta tarea sin inconvenientes, en el siguiente artículo hablaremos sobre todo lo que necesitas saber sobre el cierre fiscal, sobre lo que necesitas para llevarlo a cabo y sobre algunos consejos que te ayudarán a efectuarlo de forma sencilla y simplificarlo a lo largo del año.
¿Qué es el cierre fiscal y por qué es importante?
El cierre fiscal es el proceso que las personas morales y personas físicas con actividad empresarial realizan al final de cada año con el propósito de verificar que todos sus registros financieros son correctos y están completos, para así preparar adecuadamente su declaración anual de impuestos. Consiste en agrupar múltiples documentos financieros, como balances generales y facturas, revisarlos, compararlos y verificarlos, para asegurarse de que todo está en orden y alineado con los requisitos que solicita el SAT.
Su importancia radica en que garantiza que todos los registros financieros carecen de errores, tanto como para fines internos de monitoreo, como para fines fiscales externos. Además, permite comprobar los ingresos recibidos con el fin de presentar una declaración de impuestos precisa que no resulte en multas o en solicitudes de entregar declaraciones informativas adicionales al SAT.
¿Es lo mismo un cierre fiscal que un cierre contable?
A pesar de la relación que existe entre estos procesos, un cierre fiscal no es lo mismo que un cierre contable, principalmente en materia de objetivos. Por un lado, el cierre contable consiste en revisar y verificar todos los registros financieros de un negocio con el fin de determinar su salud y desempeño general, es decir, si generó ganancias o pérdidas, si creció, etc. En cambio, el proceso para realizar un cierre fiscal se trata de comprobar esta misma información, pero con el propósito de presentar una declaración de impuestos correcta.
No obstante, ambos procedimientos están profundamente relacionados, ya que ambos siguen pasos similares y un cierre fiscal no puede llevarse a cabo sin tener listo previamente el cierre contable.
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¿Cuándo se realiza el cierre fiscal en México?
En México, el cierre fiscal se debe realizar durante el primer trimestre del año siguiente a la finalización de un ejercicio fiscal, el cual engloba del 1 de enero al 31 de diciembre. Esto ocurre debido a que la fecha límite para presentar la declaración anual de personas morales de un año particular es el 31 de marzo del año siguiente.
¿Qué documentos necesito para el cierre fiscal?
Para realizar el cierre fiscal de tu empresa, necesitarás cualquier documento y registro financiero que compruebe sus ingresos y egresos, así como los comprobantes individuales de cada transacción efectuada. Aquí hay una lista con algunos de los archivos más importantes que requerirás:
- Facturas (CFDI) recibidas y emitidas
- Facturas (tickets) de venta
- Recibos de cobros
- Complementos de pago por facturas emitidas y pagadas de manera diferida
- Comprobantes de pago
- Recibos de nómina
- Comprobantes de devoluciones
- Balances generales
- Estados de resultados
- Cualquier otro registro contable
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Pasos para realizar el cierre fiscal exitosamente y sin errores
Realizar el cierre fiscal es un proceso vulnerable a múltiples tipos de errores y problemas, especialmente si se lleva a cabo de forma manual. Para que no olvides ninguna acción importante, aquí hay una guía con los pasos que un cierre ideal debe de involucrar:
- Juntar todos los documentos y registros financieros relevantes en un solo lugar, esto con el fin de evitar perder tiempo buscando archivos a mitad del proceso.
- Verificar que no falte ningún documento.
- Comprobar que todos los registros y facturas coinciden unos con otros y que estos son correctos. Esto involucra también realizar las conciliaciones de cuentas por cobrar y por pagar que no hayan sido efectuadas y verificar que las ya concretadas son correctas.
- Corregir los errores encontrados y revisar de nuevo que no exista ninguna inconsistencia generada a partir de ellos o de las nuevas correcciones.
- Calcular amortizaciones y devaluaciones de activos.
- Una vez que todo está en orden, calcular el resultado final para conocer las ganancias o pérdidas de tu empresa en el periodo fiscal.
- Revisar cuidadosamente las obligaciones fiscales a las que está sujeto tu negocio, esto con el fin de entenderlas y cumplirlas adecuadamente. Enfócate en cualquier tipo de norma que debas cumplir debido a la actividad económica de tu empresa, a su tamaño, etc.
- Determinar la cantidad de impuestos a pagar de acuerdo con las reglamentaciones fiscales correspondientes.
- Realizar la declaración de impuestos anual a partir de los datos obtenidos.
- Comprobar una última vez que la información es correcta y que la declaración ha sido llenada apropiadamente.
- Presentar la declaración en el portal del SAT.
- Almacenar la declaración, junto con todos los documentos a partir de los cuales se construyó, para reaccionar rápidamente ante cualquier solicitud adicional.
¿Cómo calcular las amortizaciones de activos?
Conforme pasa el tiempo, los activos fijos que posee tu empresa, como inmuebles, vehículos, etc., pierden valor progresivamente, a esto se le conoce como amortización. Las amortizaciones son un aspecto importante a tomar en cuenta durante la presentación de la declaración anual de impuestos, ya que no incluirlas puede resultar en que los activos de tu empresa aparenten un mayor valor, resultando en mayores obligaciones fiscales.
Para calcular la amortización anual aproximada de un activo, puedes aplicar la siguiente fórmula:
Amortización anual: Valor de adquisición inicial/Vida útil del activo en años
Por ejemplo, si un activo costó alrededor de $20,000 al momento de comprarlo y tiene una vida útil de 50 años, su amortización anual aproximada sería de $400. Entonces, si este activo fue adquirido hace 20 años, con una amortización acumulada de $8,000, su valor actual sería de $12,000.
¿Cómo optimizar la realización del cierre fiscal?
Para que el cierre fiscal no sea un problema para tu equipo, estas son algunas recomendaciones que puedes seguir a lo largo del año:
- Invierte en la digitalización de facturas y en un software contable. De esta manera, los registros financieros son centralizados en una sola plataforma digital, reduciendo el tiempo necesario para encontrarlos y recopilarlos. La recopilación manual de datos puede consumir grandes recursos temporales que aumentan el riesgo de entregar tardíamente una declaración.
- Monitorea la salud financiera de tu empresa en tiempo real. Esto con el fin de poder tener una idea general sobre esta en todo momento y evitar encontrar sorpresas al realizar el cierre fiscal o contable.
- Concilia frecuentemente las cuentas por pagar, por cobrar, facturas y registros financieros. Idealmente, esto debe hacerse de manera mensual o al momento de que una transacción se complete. De esta forma, podrás corregir cualquier error en el instante en el que es detectado y ahorrar tiempo crucial al momento de llevar a cabo el cierre de año.
- Mantente informado sobre posibles cambios en normas fiscales, mes con mes y año tras año. De lo contrario, arriesgas incumplir con ciertas obligaciones y estar sujeto a multas o declaraciones informativas adicionales solicitadas por el SAT.
- Identifica problemas y cuellos de botella operacionales que podrían estar interfiriendo con el proceso de administración fiscal y contable. Puedes hacer esto realizando una auditoría interna cada cierto tiempo.
- Conserva digitalmente todos los documentos utilizados, así como las declaraciones presentadas. En ocasiones, el SAT puede solicitar información de años anteriores o puede requerir información extra, por lo que tener estos datos a la mano es fundamental.
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Deducciones fiscales para personas morales
Una dificultad común al momento de que las empresas comienzan con el cierre fiscal, es no conocer los gastos que pueden deducir, es decir, aquellos costos que pueden representar una reducción de sus obligaciones fiscales. Por ende, tienden a pagar mayores cantidades de impuestos de las que deberían, afectando su liquidez.
Para que esto no le suceda a tu empresa, necesitas estar consciente de que, de acuerdo con la Ley del impuesto sobre la renta, tanto personas morales, como personas físicas con actividad empresarial tienen la autorización para deducir ciertos gastos de su declaración anual, tales como los siguientes:
- Costos de los bienes vendidos (COGS).
- Gastos originados por descuentos, promociones o devoluciones
- Inversiones.
- Pérdidas de inventario ocasionadas por fuerza mayor (como desastres naturales y robos) y créditos incobrables (en el caso de instituciones financieras y otras organizaciones que ofrecen crédito).
- Cuotas y aportaciones que un patrón haga al fondo de retiro o seguro social de sus empleados.
Además, tendrás derecho a deducir cualquier gasto relacionado con la actividad económica de tu empresa y con los costos necesarios para hacerla funcionar. Por ejemplo, el costo de materias primas, el pago de sueldos y mano de obra, el arrendamiento de inmuebles, el pago de servicios relacionados con la producción, artículos de oficina, combustibles necesarios para servicios de envío, etc.
Llevar a cabo el cierre fiscal de una empresa es un proceso complejo que puede consumir grandes cantidades de tiempo cuando es efectuado de forma manual. ¿El resultado? Complicaciones al momento de balancear la realización del cierre con otras actividades importantes, así como mayores probabilidades de presentar la declaración anual de manera tardía. Afortunadamente, existen herramientas que tienen el potencial de simplificar esta tarea a lo largo del año, como Xepelin.
En la plataforma de Xepelin, puedes monitorear la salud financiera de tu negocio en tiempo real, siempre que lo necesites, gracias a que esta se integra con tus datos de facturación, permitiendo rastrear datos de compras y ventas en todo momento. Además, con ella, podrás simplificar el proceso de conciliación de cuentas por pagar y por cobrar, reduciendo el tiempo que se necesita para efectuarlo a tan solo unos minutos.
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