Sea cual sea el proceso empresarial a evaluar, una parte importante a considerar para hacerlo es su capacidad para llevarse a cabo de forma constante y estable, sin variaciones demasiado frecuentes o drásticas.
¿Cómo asegurar que esta capacidad exista? Antes de tomar decisiones y modificar pasos radicalmente, se necesita monitorear la variación del proceso con datos para entenderla y saber cómo optimizarla, algo para lo que un gráfico de control puede ser muy valioso.
En este artículo, te decimos lo que este recurso es y lo que puede revelar en las variaciones de muchos de tus procesos empresariales, todo con el fin de impulsarte a utilizar datos de manera estructurada que te permitan mejorarlos.
¿Qué es un gráfico de control y para qué sirve?
Un gráfico de control, control chart o diagrama de Shewart es un recurso visual que representa las desviaciones que sufre una variable particular de un proceso a lo largo del tiempo con el fin de permitir el monitoreo de su estabilidad.
Sirve para entender las variaciones naturales de un proceso y distinguirlas de aquellas anormales para así permitirles a los responsables de dicho proceso detectar y atender variaciones problemáticas a tiempo y predecir outputs futuros, esto sin invertir demasiado esfuerzo en solucionar variaciones inofensivas.
Parte de la idea de que, sin importar qué tan controlado se encuentre, todo proceso sufre variaciones naturales debido a las múltiples variables que lo afectan, pero que existen ciertas señales que indican que un proceso se ha vuelto demasiado variable y que necesita ser controlado para continuar generando valor constante.
Forma parte del grupo de recursos conocido como las 7 herramientas básicas de control de calidad, junto con el diagrama de Ishikawa y el diagrama de Pareto, entre otros.
Breve historia de los gráficos de control
El diagrama fue creado en la década de 1920 por Walter Shewhart para Bell Labs, en circunstancias en las que se buscaba mejorar la estabilidad de los servicios de telefonía que ofrecía la empresa, pero las líneas telefónicas se encontraban bajo tierra y eran difíciles de arreglar. Además, se encontró que el ajuste de cada variación llevaba a variaciones más frecuentes.
En este contexto, Shewhart diseñó el gráfico como una guía para distinguir variaciones normales de anormales y detectar problemas oportunamente, todo con el fin de establecer un rango aceptable de variación y enfocar la inversión de recursos solamente en el manejo de variaciones problemáticas.
De esta manera, los esfuerzos de la compañía se dedicaban a mantener al servicio dentro de un rango suficiente de calidad en vez de ser invertidos en arreglos innecesarios que afectan la eficiencia operativa del proceso con más costos e interrupciones.
Componentes del gráfico de control y ejemplo
Pero, ¿cómo es exactamente un gráfico de control? Es básicamente un plano con 2 ejes y puntos de datos distribuidos dentro de este; está conformado por 6 componentes clave:
- Un eje X horizontal que representa el tiempo en el que se mide una variable.
- Un eje Y vertical que representa los distintos valores que puede poseer la variable.
- Una línea central horizontal que representa el promedio de los valores de la variable y que sirve para comparar la fuerza de desviaciones a lo largo del tiempo.
- Un límite superior paralelo a la línea central, que representa el valor máximo que debería poseer la variable antes de poder ser considerada como fuera de control
- Un límite inferior paralelo a la línea central, que representa el valor mínimo que puede presentar la variable antes de descontrolarse.
- Puntos de datos unidos con líneas, que muestran los distintos valores de la variable medida a lo largo del periodo de análisis.
Al juntar estos componentes, se obtiene un gráfico similar a este:
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Tipos de variaciones en un gráfico de control
Partiendo de lo anterior, se puede decir que hay 2 tipos de variaciones resaltadas dentro de un gráfico de control: las variaciones de causa común y las variaciones de causa especial. Entenderlas es una parte clave a considerar en el desarrollo e interpretación del gráfico, así que, antes de hablar de otras cosas, sus definiciones y diferencias deben ser claras.
Por un lado, las variaciones de causa común son aquellas que se encuentran dentro del rango de límites aceptables y siguen un patrón completamente aleatorio, por lo que son consideradas como normales.
En cambio, las variaciones de causa especial son aquellas que exceden los límites aceptables y/o siguen patrones recurrentes, así que son provocadas por un factor específico y constante que puede desestabilizar el proceso, el cual se debe identificar y ajustar.
Tipos de gráficos de control
Aunque son prácticamente iguales visualmente, hay 2 tipos de gráficos de control diferentes que debes considerar, clasificados de acuerdo con el tipo de datos que utilizan y plasman:
Por variable
Son creadas a partir de variables con valores que se pueden medir, es decir, cuantificar con una métrica estandarizada y mediante instrumentos particulares, por ejemplo:
- Las dimensiones de un producto, que se miden por tamaño.
- El gasto total de un departamento, que se mide por moneda.
- El tiempo que tarda un equipo de servicio al cliente en responder llamadas, que se mide en minutos o segundos.
Por atributo
Las variables a partir de las cuales se realiza el gráfico solo se pueden contabilizar, o sea, contar. Como, por ejemplo:
- La cantidad de errores de un proceso de facturación.
- El porcentaje de defectos de una línea de producción, el cual es, a fin de cuentas, una cantidad numérica, pero comparada con el total de piezas producidas.
Dado que los gráficos por atributo trabajan con variables más simples que no brindan el mismo nivel de información que otras variables, suelen requerir una cantidad mucho más grande de datos para ser considerados como útiles desde un punto de vista estadístico.
Lo que los gráficos de control pueden y no pueden revelar
Tomando en cuenta toda la información anterior, es evidente que hay muchas cosas que los gráficos de control pueden revelar sobre la variabilidad de un proceso, pero también hay otros factores que, debido a su estructura, no pueden mostrar.
Idealmente, todo esto lo debes considerar para utilizar estos recursos de la mejor manera posible, con expectativas claras y una visión exacta de la información que son capaces de brindar.
Como recapitulación, esto es lo que los gráficos de control pueden mostrarte:
- La estabilidad (o falta de ella) de una variable dentro de un proceso a lo largo del tiempo.
- Variaciones fuera de los límites aceptables de un proceso, los cuales suelen alertar que este está fuera de control.
- Tendencias, patrones y ciclos de las fluctuaciones de una variable.
- Cambios en variación en comparación con otros periodos.
- Un rango de valores aceptables de una variable.
Por el contrario, estas son las limitaciones más importantes de estos diagramas que debes considerar:
- Solo suelen representar una variable a la vez de forma clara, así que se necesita elaborar nuevos diagramas por cada variable a medir. Es posible registrar varias variables en un solo gráfico, pero esto puede volverlo difícil de leer.
- Sin importar el tipo de gráfico, se requiere de bastante información para que sea útil y estadísticamente significativo.
- Alerta sobre variaciones anormales, pero no expresa lo que las causó en primer lugar.
- Puede mostrar falsos positivos de desviaciones anormales, especialmente en el caso de variables autocorrelacionadas, en las que un punto de datos predice con precisión el comportamiento del próximo.
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Aplicaciones prácticas de los gráficos de control
Queda claro lo que son los gráficos de control y lo que pueden aportar, pero, ¿en qué escenarios pueden ser útiles? Han sido asociados con el control de calidad en procesos de producción, pero tienen aplicaciones en muchas otras áreas de desempeño y gestión de procesos empresariales.
Para darte una más concisa de los contextos en los que pueden aportar valor y en los que podría ser buena idea utilizarlos, aquí hay algunos ejemplos de uso:
Gestión de gastos
Aplicados a la gestión de gastos y control de presupuestos, los gráficos de control permiten monitorear una variable como el gasto mensual o trimestral para identificar rápidamente variaciones drásticas y encontrar posibles ciclos de gasto ineficiente que deban ser atendidos con políticas más firmes o mejores controles.
Monitoreo de inventarios
De manera similar, un gráfico de control en la gestión de inventarios puede ser de ayuda para monitorear niveles de inventario continuamente, en este caso para encontrar patrones de excesos o faltas de existencias.
Atención al cliente
Midiendo la variable de minutos de espera, los gráficos de control pueden ser capaces de ayudar a monitorear la eficiencia de procesos de atención al cliente y así detectar anomalías o problemas a tratar.
¿Cómo crear un gráfico de control?
Si crees que utilizar este tipo de recursos puede ser valioso para tu empresa al considerar la información anterior, entonces es momento de crearlos, para lo cual es recomendable que sigas estos pasos:
- Define el proceso y variable a seguir para enfocar tus esfuerzos adecuadamente.
- Decide el periodo de medición a partir del cual obtendrás los datos, así como la frecuencia o periodicidad de la recolección de data. Recuerda que estos gráficos requieren grandes cantidades de datos para brindar una imagen realista y valiosa, así que trata de ajustar periodo y frecuencia con esto en mente.
- Recopila datos partiendo de la variable y el periodo elegido. Cada medición debe ser efectuada bajo las mismas circunstancias con el fin de mantener la fiabilidad de los datos.
- Crea el plano y calcula la línea promedio al finalizar el periodo de análisis, tomando en cuenta los datos recopilados. Para hacerlo, suma el valor de todos los puntos y divídelo entre su cantidad total; luego introduce este valor en el plano por medio de una línea horizontal.
- Calcula el límite superior a partir de los datos; la fórmula puede variar dependiendo del tipo exacto de gráfico a realizar.
- Calcula el límite inferior; igualmente, la fórmula puede variar.
- Introduce los puntos de datos para representar todas las variaciones registradas, tanto normales como anormales.
- Repite el proceso periódicamente para contar con suficiente información y poder tener una visión completa de las desviaciones de la variable elegida.
Al concluir con los pasos anteriores, contarás con uno o más gráficos que ahora deberás interpretar para detectar variaciones problemáticas. Para ello, a continuación te explicamos los criterios que puedes considerar.
¿Cómo interpretar un gráfico de control?
Con uno o más gráficos listos, ahora debes interpretarlos para que te aporten información valiosa. Para ello, una buena práctica inicial es dividir el rango aceptable en 6 zonas iguales y nombrarlas bajo estos criterios:
- A las 2 zonas más cercanas a los límites se les denomina como zonas A.
- A las 2 áreas más cercanas a la línea promedio se les denomina como zonas C.
- A las 2 zonas intermedias entre zonas A y C se les llama zonas B.
Con esta estructura, ahora puedes enfocarte en interpretar el gráfico considerando lo siguiente:
Ubicación de los puntos: cualquier punto localizado fuera del rango aceptable no puede ser considerado como producto de una causa común, sino de una especial que debe ser investigada, al indicar que el proceso está fuera de control.
Tendencias: cualquier conjunto de 7 o más variaciones que aumenten o disminuyan progresivamente tenderá a señalar que algo dentro del proceso ha cambiado junto con sus límites, así que estos se deben recalcular para un monitoreo preciso, o que existe una causa especial que se debe atender.
Agrupaciones: ciertos tipos de agrupaciones consecutivas dentro del rango aceptable señalan causas especiales que se deben atender antes de que resulten en variaciones más drásticas, por ejemplo:
- 2 puntos consecutivos en cualquiera de las áreas A podrían indicar un patrón no aleatorio que se debe investigar.
- 4 de 5 puntos consecutivos en las zonas B podrían tener implicaciones similares.
- 15 puntos consecutivos en las zonas C podrían señalar problemas en la recopilación de datos o causas especiales que generen variación no deseada en el proceso.
Tomando como referencia estas guías, puedes detectar patrones ocultos que necesiten atención e identificar variaciones problemáticas antes de que escalen.
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Los gráficos de control son herramientas de estadística muy útiles para monitorear procesos y diagnosticar problemas dentro de ellos oportunamente.
En efecto, crearlos y mantenerlos puede ser una tarea complicada, pero hoy en día hay formas de automatizarlos y, si crees que puedes aplicarlos de forma confiable a los procedimientos de tu empresa, es posible que el esfuerzo que exigen valga la pena.
Gráficos como estos son solo una pequeña muestra de los diferentes recursos y herramientas que pueden ayudarte a llevar a tu empresa a otro nivel. Si deseas explorar estrategias adicionales, Xepelin tiene todo lo que necesitas en su blog empresarial, así como guías, simuladores y recursos gratuitos en su centro de recursos.
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