Para departamentos contables y de finanzas de tamaños diversos, el cierre de mes presenta un reto significativo que genera estrés, ralentiza otros procesos financieros y, sobre todo, consume tiempo valioso, entre 5 y 10 días en promedio.
Su importancia fiscal, contable y estratégica es tal que no hay nada que se pueda hacer para evitar este proceso, pero es mucho lo que se puede poner en práctica para que sea algo más rápido, preciso y menos complicado.
En este artículo hablaremos sobre todo lo que necesitas saber para lograr esto, explorando lo que el cierre de mes debe ser y lo que está en tus manos para simplificarlo y volverlo un proceso completo que mantiene en orden el cumplimiento normativo de tu empresa y te aporta datos vitales para la toma de mejores decisiones.
¿Qué es el proceso de cierre de mes?
El cierre de mes es un proceso contable fundamental que consiste en recopilar, cotejar y validar todos los registros financieros mensuales de una empresa para verificar que estos son correctos y así comprobar que se cuenta con una imagen real de su salud financiera, tanto para fines internos de analítica, como para fines externos fiscales y legales.
Como su nombre lo indica, se realiza periódicamente, mes con mes, así que suele ser la forma más confiable de asegurar que cada registro financiero está en orden, ya que su regularidad impide que ciertas inconsistencias y errores sean pasados por alto por mucho tiempo.
¿Qué debe abarcar el cierre de mes? Pasos cruciales
Estos son los pasos cruciales que un proceso de cierre de mes debe tener para cumplir con su propósito principal:
- Recopilación de documentación que contiene todo lo que se necesita para medir la salud financiera: reportes de cuentas por cobrar y por pagar, balances generales, estados financieros, informes de liquidez, etc.
- Revisión de estados financieros para encontrar y enlistar gastos e ingresos del periodo.
- Listado de activos y pasivos, tanto fijos como corrientes, con el fin de medir el patrimonio neto mensual.
- Aplicación de ajustes, como amortizaciones y depreciaciones, sobre activos para calcular su valor adecuadamente.
- Cálculo de márgenes de beneficios y patrimonio, a partir de la información anterior.
- Conciliación bancaria de cuentas por pagar y por cobrar, verificando que cada transacción esté respaldada por una factura y que todo coincida con los registros bancarios.
- Ajuste de diferencias e inconsistencias encontradas en el proceso.
- Elaboración de reportes finales que condensen toda la información y resultados recabados.
- Revisión final de reportes que verifique que todos los datos son válidos.
- Registro y organización de documentación, de tal forma que se simplifique el acceso a la información en caso de que sea necesario para fines internos o externos.
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Recomendaciones para un cierre de mes exitoso y menos complicado
Fundamentalmente, los pasos anteriores resumen lo que el cierre de mes es y representa, pero no necesariamente lo que se debe considerar para que este sea realizado en menor tiempo y con menores errores.
Para ello, lo ideal es que ciertas recomendaciones, como las siguientes, sean seguidas por el equipo contable responsable del proceso:
Automatizar registros financieros
Aunque los datos financieros pueden ser registrados de forma manual, esto los vuelve susceptibles a errores y limita la velocidad con la que pueden actualizarse. En cambio, los software ERP y dashboards financieros extraen información en tiempo real directamente de fuentes confiables, evitando así errores y acelerando el registro de información.
Centralizar datos
La recopilación de datos del cierre de mes es uno de los pasos que más tiempo pueden llegar a consumir en este proceso, especialmente cuando se trabaja con registros esparcidos y aislados, así que una buena forma de ahorrar tiempo en este proceso es manteniendo bases de datos centralizadas.
Utilizar checklists y plantillas
Considerando la gran cantidad de datos que se deben considerar en un cierre de mes, lo mejor que se puede hacer para evitar olvidar algo importante es aprovechar recursos gratuitos como checklists y plantillas que permitan contabilizar cada paso del procedimiento.
No postergar el proceso
Dejar a un proceso contable como este para el último momento es una mala práctica que solo puede resultar en equipos presionados con mayores probabilidades de cometer errores, así que es buena idea optar por calcular adecuadamente el tiempo que el cierre consumirá, dedicárselo e iniciar cuanto antes posible.
Realizar copias de seguridad de la información
Uno de los propósitos centrales de realizar un cierre de mes es generar reportes financieros que pueden ser utilizados para tomar decisiones, calcular impuestos o llevar a cabo una auditoría, así que este producto final debe ser protegido con copias de seguridad.
Como cualquier otro documento importante, los reportes financieros mensuales pueden perderse o dañarse fácilmente, así que respaldarlos debe ser una prioridad para que el cierre cumpla su objetivo.
Fijar cronogramas y fechas límite
Aunque no es buena idea acelerar el proceso de cierre de mes, nunca está de más fijar un cronograma de las fechas que debe abarcar y del momento límite para el cual ya debe estar terminado. Esto le proporciona al equipo contable una meta clara de tiempo a la cual apegarse, evitando así posibles retrasos.
Estandarizar procesos
Sin procesos y guías claras sobre cómo debe llevarse un cierre de mes, cada miembro de un equipo contable realiza tareas a su manera, algo que puede generar errores, retrasos, problemas de comunicación y muchos otros obstáculos que ralentizan el proceso.
Es por esto que resulta buena idea estandarizar las tareas que conforman el proceso y delimitarlas claramente de manera escrita, todo con el fin de que cada persona se enfoque en su papel y siga lineamientos que faciliten el trabajo de su equipo.
Conciliar y actualizar semanalmente o diariamente
Para evitar abrumar a un equipo a final de mes, optar por conciliaciones y actualizaciones de registros semanales o quincenales puede ser una buena decisión. De esta manera, el trabajo de un cierre contable no se concentra en uno o pocos días, sino que se distribuye de una forma que resulta mucho más manejable.
Mantener protocolos de comunicación con departamentos relacionados
La información contable de un cierre mensual no solo proviene del departamento contable, sino también de las áreas de ventas, compras, inventario y más, por lo que mantener una comunicación constante con cada departamento relevante para el proceso puede ahorrar tiempo significativo.
Aprender y mejorar
Difícilmente, el cierre de mes transcurrirá sin imprevistos, errores o problemas, pero la buena noticia es que estos pueden reducirse poco a poco con un enfoque en mejora continua, orientado hacia entender lo que no funcionó en un proceso particular y realizar adaptaciones para esto no se vuelva a presentar en el futuro.
¿Por qué es tan importante optimizar el proceso de cierre de mes?
Para muchas empresas, el cierre de mes se ha mantenido como un proceso manual y estable a lo largo de los años, así que existe cierta resistencia a optimizarlo con tecnología o mejores prácticas. Sin embargo, hay 5 razones por las que esto es una buena decisión:
Apoya al cierre contable anual: un cierre de mes optimizado y realizado de forma periódica ayuda a que el cierre anual sea un proceso mucho más sencillo y rápido.
Brinda datos fiables para tomar decisiones: con menores errores e inconsistencias, el cierre de mes aporta datos más confiables que pueden informar decisiones de mejora precisas.
Facilita la planificación financiera: inclusive, los datos generados a partir del proceso pueden ayudar con procesos de proyección que son muy útiles para anticipar periodos de estacionalidad o futuros retos.
Simplifica auditorías: los registros mensuales organizados facilitan el trabajo de auditores, tanto internos como externos, para que realicen sus tareas mucho más rápidamente.
Ahorra tiempo: al final del día, el principal beneficio de un cierre de mes optimizado está en el ahorro de tiempo generado, el cual se puede utilizar mejor en otras áreas.
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El cierre de mes no tiene por qué representar un reto tan grande y, con todas estas recomendaciones, tiene el potencial de llevarse a cabo de forma más ágil y fluida, cumpliendo sus propósitos, pero sin requerir una cantidad tan extensa de recursos de tiempo.
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