Aunque existen ciertos riesgos que se pueden evadir, transferir o aceptar, muchos otros solo se pueden mitigar, es decir, únicamente es posible tratar de reducir sus efectos en caso de que se presenten.
¿En qué consiste esta estrategia? En desarrollar un plan de contingencia al cual apegarse en caso de que un riesgo se materialice, diseñado para minimizar su impacto.
Si requieres ayuda para crear dicho plan, este artículo es para ti, ya que te daremos toda la información que necesitas para construirlo paso a paso y entender a fondo la importancia estratégica de este documento.
¿Qué es un plan de contingencia?
Un plan de contingencia es un documento estratégico que delimita los pasos a seguir en caso de que un escenario negativo específico se presente, esto, con el fin de reducir su posible impacto y regresar a la normalidad lo antes posible tras una crisis. En pocas palabras, es una especie de “Plan B” diseñado para proteger a una organización en caso de que sea necesario.
Esta clase de planes pueden diseñarse para responder a cualquier clase de riesgo, por ejemplo, un desastre natural que afecte la cadena de suministro, un problema técnico que inhabilite la infraestructura de una empresa, la desaparición de un cliente importante o un ciberataque.
Gestión de riesgos vs. plan de contingencia ¿Cuál es la diferencia?
Los planes de contingencia están profundamente relacionados con la gestión de riesgos de una empresa, pero existe una diferencia clave en cuanto al alcance de cada uno de ellos.
Por un lado, la gestión de riesgos abarca todo el proceso de manejo de una variedad de posibles riesgos, desde su identificación, hasta la elección de la mejor estrategia posible para afrontarlos (evasión, transferencia, etc.).
Por otra parte, un plan de contingencia se enfoca únicamente en dictar los protocolos a seguir en caso de que un riesgo de alto impacto se haga realidad, particularmente cuando este no se puede evadir, transferir o aceptar.
Entonces, se puede decir que la creación de un plan de contingencia forma parte de ciertas estrategias de gestión de riesgos.
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Plan de continuidad vs. plan de contingencia ¿En que se diferencian?
De nuevo, ambos son conceptos similares y muy relacionados, pero difieren en cuanto a sus objetivos principales y su alcance.
Mientras que un plan de contingencia tiene el propósito de reducir el impacto de un escenario particular, con un enfoque en la mitigación de riesgos, un plan de continuidad tiene el objetivo de asegurar la supervivencia de toda una empresa ante un escenario catastrófico por medio de diversas estrategias, las cuales suelen englobar la creación de distintos planes de contingencia.
¿Por qué es necesario crear un plan de contingencia?
La creación de un plan de contingencia es necesaria dado que toda empresa está expuesta a riesgos que no se pueden evadir o transferir y cuyo alto impacto impide que, simplemente, se puedan aceptar sin hacer nada.
En caso de que un riesgo de alto impacto se presente y no exista un plan detallado que mencione cómo manejarlo, lo más probable es que sus efectos negativos sean mayores y que una respuesta reactiva, en vez de proactiva, no brinde el tiempo suficiente para responder a él de la mejor manera posible.
Por lo tanto, contar con protocolos claros a seguir para disminuir sus posibles efectos resulta vital para asegurar operaciones continuas y crecimiento estable.
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Los beneficios de los planes de contingencia
Más allá de la evasión de ciertas consecuencias y la gestión apropiada de riesgos, los planes de contingencia son importantes porque permiten conseguir beneficios como los siguientes:
- Ofrecen flexibilidad para reaccionar a una variedad de problemas distintos que pueden surgir en cualquier momento.
- Generan confianza en inversionistas e inclusive en instituciones financieras, ya que demuestra una gestión apropiada y un buen nivel de planificación.
- Reducen pérdidas económicas al minimizar el impacto de múltiples riesgos financieros.
- Aceleran la recuperación tras cualquier tipo de crisis, permitiéndole a una empresa volver rápidamente a la normalidad.
- Mejoran la reputación comercial frente a socios y clientes, ya que destaca a una empresa como una entidad preparada y confiable.
- Brindan conocimiento y datos que resultan valiosos para predecir futuros riesgos y mejorar su gestión a largo plazo.
¿Cómo crear un plan de contingencia? Pasos y mejores prácticas a seguir
Queda claro lo que un plan de contingencia representa y lo beneficioso que puede ser para un negocio el tomarse el tiempo para desarrollarlo, pero, ¿cómo ponerlo en práctica? Puedes llevar a cabo este proceso en tu empresa siguiendo estos pasos:
1. Realiza un listado de todos los riesgos que podrían afectar a tu empresa
Antes de desarrollar uno o más planes de contingencia, necesitas tener una idea clara sobre los riesgos para los que esto sería una estrategia relevante. Para comenzar, puedes realizar un listado de todos los riesgos que podrían afectar a tu empresa a corto o largo plazo.
Esta lista te dará mayor visibilidad sobre todos los escenarios negativos específicos que tu negocio podría afrontar, lo cual facilitará la detección de aquellos que necesitan un plan de contingencia.
2. Identifica los riesgos que deben ser manejados con un plan de contingencia
Una vez enlistados todos los posibles riesgos, es momento de clasificarlos de acuerdo con la estrategia de gestión que mejor se adapta a ellos, ya sea esta de evasión, transferencia, aceptación o mitigación.
Los riesgos que deban ser manejados por medio de la mitigación (aquellos que no puedan evitarse completamente y cuyo impacto negativo sería considerable) serán los candidatos principales para la creación de un plan de contingencia en torno a ellos.
3. Determina la probabilidad de que los riesgos identificados se presenten.
Lo cierto es que construir tan solo un plan de contingencia puede consumir múltiples recursos, por lo que tampoco es buena idea hacerlo por cada riesgo que solo pueda ser mitigado. Por lo tanto, no tiene caso invertir tiempo en desarrollar el plan de un escenario que tiene bajas probabilidades de volverse una realidad.
Entonces, lo mejor es tomar en cuenta también la probabilidad de que cada uno de ellos se materialice, con el fin de invertir recursos únicamente en crear planes para aquellos riesgos que tienen medias o altas probabilidades de ocurrir.
4. Establece los factores desencadenantes que pondrían en marcha el plan
Ahora que conoces los riesgos que para los que un plan de contingencia resulta relevante, es momento de desarrollarlo.
Lo primero que debes hacer es definir las condiciones que indicarán que un plan debe ser puesto en marcha, es decir, los valores y factores que señalan que un riesgo se ha vuelto realidad, por lo que es momento de tratar de controlarlo.
Es importante que estas condiciones sean fácilmente cuantificables, así, su detección será simple y no habrá forma objetiva de disputarlas en caso de que se presenten.
5. Calcula los recursos que se necesitarían para mitigar los riesgos identificados
El siguiente paso para desarrollar el plan consiste en calcular los recursos (humanos, de tiempo, financieros, etc.) que serán necesarios para contrarrestar los efectos de un riesgo particular. Esto aumentará las probabilidades de que la respuesta establecida en el plan sea, verdaderamente, suficiente para responder a este.
6. Elabora un cronograma de gestión de recursos
Una vez identificados los recursos necesarios, será necesario realizar un cronograma de gestión de recursos que dicte las formas en las que serán utilizados y los momentos precisos en los que entrarán en juego. Así, cada recurso es utilizado de la mejor forma posible, en el instante adecuado y es posible responder a la contingencia de forma más efectiva.
7. Define responsabilidades claras
En el momento en el que un riesgo toma forma, no hay tiempo para explicar las responsabilidades que cada miembro de una empresa debe seguir para contrarrestar sus efectos. Por ello, en el plan de contingencia se deben incluir las responsabilidades claras y definidas que cada persona debe cumplir.
Por supuesto, es igual de importante el mantener una comunicación clara con cada miembro para asegurar que comprendan su rol en el plan y conozcan cómo cumplirlo.
8. Consigue retroalimentación del personal y otras partes interesadas
Para que un plan tenga posibilidades de funcionar en un contexto práctico, es mejor que este esté respaldado por la opinión del personal que lo llevará a cabo y de cualquier otra parte interesada en su éxito. Con esto en mente, antes de presentar la versión final de un plan o de someterlo a pruebas, es buena idea conseguir retroalimentación sobre cómo puede mejorar.
9. Busca las aprobaciones necesarias
Después de que un plan ha sido sometido a varias rondas de retroalimentación, es momento de presentarlo frente a ejecutivos y otras personas responsables de la toma de decisiones en tu empresa, para así conseguir su aprobación y poder pasar a la fase de prueba.
10. Realiza pruebas
Incluso con la retroalimentación de múltiples personas, la única forma de asegurar el éxito de un plan de contingencia es poniéndolo a prueba en un contexto práctico, tan similar a la realidad como sea posible. Este paso permitirá encontrar cualquier cuello de botella, ineficiencia o problema que deba ser modificado antes de la implementación oficial del plan.
11. Capacita al equipo relevante
Si el resultado de las pruebas es positivo, entonces es tiempo de juntar a todo el equipo incluido en el plan para capacitarlos a fondo sobre las responsabilidades que deben cumplir en caso de que sea necesario, así como las formas en las que pueden hacerlo de la mejor forma posible.
Esto aumentará las probabilidades de éxito del plan de contingencia, pues cada miembro relevante sabrá qué hacer y cómo hacerlo en cuanto llegue el momento, y no habrá ninguna clase de pérdida de tiempo.
12. Monitorea cambios en el entorno que puedan afectar al plan
Aunque un plan pueda parecer completo y suficiente para lidiar con un riesgo específico en un momento particular, distintos cambios pueden afectar las probabilidades, efectos y magnitud de este último, y, por ende, reducir las posibilidades de éxito del plan original
Por este motivo, es aconsejable monitorear el entorno de manera constante, buscando identificar cualquier cambio que deba ser considerado para crear una versión más completa y actualizada del plan de contingencia.
13. Crea tantos planes de contingencia como sean necesarios
La realidad es que los riesgos de alto impacto a los que está expuesta una empresa son muchos, por lo que es muy probable que necesites realizar múltiples planes de contingencia distintos que le permitan a tu empresa responder a ellos de forma suficiente.
Siguiendo estos 13 pasos, puedes construir todos los planes que tu negocio pueda necesitar.
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Ejemplo de un plan de contingencia
Para aterrizar aún más las partes que un plan de contingencia debe contener, aquí hay un ejemplo que puede ser de ayuda:
Riesgo: Existe la posibilidad de que futuras inundaciones, causadas por el cambio climático, impidan que un proveedor importante entregue a tiempo materias primas a una empresa. Dadas las lluvias crecientes en el área del proveedor, es muy posible que este riesgo se materialice, poniendo en peligro la capacidad de la empresa para producir.
Condiciones desencadenantes del plan: Primera noticia de inundaciones en la zona. En cuanto esto ocurra, el plan se debe ejecutar.
Recursos necesarios para manejar el escenario: Personal de procurement suficiente para manejar la situación, referencias de posibles nuevos proveedores, equipo de pagos que gestiona los nuevos flujos de facturas, financiamiento para lidiar con un alza temporal en costos y software de pagos que facilite la gestión de un mayor número de cuentas.
Cronograma:
1. El personal de procurement comenzará un proceso de selección para conseguir nuevos proveedores.
2. Se solicitará una línea de crédito de factoring para adelantar ciertas cuentas por cobrar y así tener suficiente liquidez para manejar los costos.
3. Se contratará un software de cuentas por pagar que permita administrar a los nuevos proveedores y pagarles de forma oportuna.
Responsabilidades clave: El equipo de procurement deberá realizar la evaluación de nuevos proveedores, su selección, la administración de tantas órdenes de compra como sean necesarias y deberá realizar las negociaciones correspondientes.
Por su parte, el equipo de pagos deberá asegurarse de que cada pago a proveedores se efectúe de manera puntual para evitar cualquier retraso.
La realidad es que tu empresa siempre estará expuesta a riesgos de alto impacto que puedan afectarla. Pero la buena noticia es que puede protegerse en gran medida con un plan de contingencia construido adecuadamente, siguiendo los pasos anteriores y comprendiendo su importancia estratégica.
Finalmente, es importante recordar que el financiamiento es clave para responder de forma suficiente a cualquier tipo de riesgo emergente o imprevisto, por lo que tener un aliado financiero que pueda brindártelo rápidamente, siempre que lo necesites, es clave.
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