La tesorería es un área vital en cualquier empresa, ya que se trata del departamento que monitorea la liquidez, gestiona riesgos financieros, planifica la utilización de recursos y proyecta el flujo de caja esperado. Es decir, es el centro de operaciones financieras de una compañía.
Debido a la importancia de su posición, los departamentos de tesorería enfrentan desafíos que, de no ser superados, pueden traer consecuencias graves en la capacidad de una empresa de sobrevivir. De acuerdo con una encuesta global de Deloitte, algunos de los retos más importantes para esta área son la visibilidad de riesgos, operaciones internacionales y flujo de efectivo, la adopción de nuevas habilidades digitales y el mantenimiento de la liquidez.
Por eso debes conocer estas 8 estrategias que puedes implementar para optimizar la gestión de la tesorería y tomar mejores decisiones financieras basadas en la información disponible.
Unifica y centraliza la información de tus cuentas
Uno de los principales desafíos de la tesorería corporativa es la falta de visibilidad clara sobre las operaciones, el flujo de caja y los riesgos financieros. Según un estudio de Deloitte, el 58% de las compañías consideran la falta de visibilidad de operaciones, flujo de caja y riesgos, como uno de sus 5 mayores desafíos. Lo que demuestra la dificultad que existe actualmente por acceder a información confiable y segura que impulse la toma de decisiones ágiles.
La solución a este problema radica en la unificación y centralización de la información clave, como cuentas bancarias, compras, ventas, y la cartera de proveedores. Implementar un sistema financiero integrado o software especializado permite reunir toda esta información en un solo lugar y que además se vaya actualizando casi en tiempo real, para poder reducir hasta un 70% el tiempo invertido en captura y cotejo de la información.
Al hacerlo, los tesoreros obtienen acceso en tiempo real a datos actualizados, lo que no solo facilita el monitoreo continuo de la salud financiera, sino que también mejora la precisión en la identificación de riesgos y oportunidades.
Esta centralización no sólo facilita el monitoreo continuo de la salud financiera, sino que también mejora la precisión en la identificación de riesgos y oportunidades. Al tener acceso en tiempo real a datos actualizados, puedes generar insights más precisos sobre riesgos externos e internos combinando información de distintas áreas.
Evalúa el tipo de financiamiento que necesitas
Aunque el primer instinto para muchas empresas que buscan financiamiento es el de solicitar un crédito o préstamo tradicional, esta opción no suele ser la mejor para muchos casos, especialmente si mejorar la liquidez es la intención. Para situaciones como la adquisición de inventario, el aprovechar oportunidades repentinas o mejorar la liquidez en un periodo de menores ventas, el financiamiento a corto plazo, como el factoring o el confirming, suelen ser mejores opciones.
Por ejemplo, el uso de tarjetas de crédito corporativas ofrece flexibilidad para gastos operativos recurrentes, brindando acceso a capital inmediato con la ventaja de pagos diferidos. O puedes recurrir a otro tipo de préstamos como los balloon payments o pagos finales únicos permiten estructurar los pagos en cuotas más pequeñas durante la duración del préstamo, dejando un pago final mayor, lo que puede ayudar a liberar flujo de caja en el corto plazo.
La elección del tipo de financiamiento debe alinearse con la estrategia y los objetivos financieros a corto y largo plazo de la empresa, para optimizar la gestión de la tesorería y ajustar los plazos y condiciones a la dinámica particular del negocio.
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Identifica patrones y ciclos de liquidez de tu negocio
Si bien la centralización de datos es el primer paso hacia mejores decisiones de tesorería, finalmente, estas no pueden ocurrir si la información no es analizada y aprovechada. Al momento de procesar datos, siempre se deben de buscar patrones que revelen posibilidades futuras para así tomar las medidas necesarias para prepararse ante la posibilidad de que sucedan.
Por ejemplo, al consultar y procesar datos históricos de compras y ventas de tu empresa, puedes entender mejor tus ciclos de liquidez y cómo es que estos se comportan a lo largo de un año o varios. De esta manera, puedes anticiparte a posibles periodos de menor liquidez y solicitar financiamiento adelantado o establecer una nueva estrategia.
Sin embargo, aunque el 46% de las empresas consideran la creación de mejores proyecciones como una de sus 5 mayores prioridades, más del 50% de las compañías no cuentan con un sistema digital para realizarlas, basándose en hojas de cálculo para efectuar esta tarea. Por lo que la adopción de un software de este tipo puede generar ventajas competitivas esenciales.
Reduce los índices de facturas vencidas
Una tarea crucial del departamento de tesorería es mantener la liquidez, y una de las mejores formas de hacerlo es cobrando a tiempo las facturas a clientes. Sin embargo, considerando que, de manera global, entre un 55% y 60% de las facturas B2B son pagadas con retraso, esto no siempre es tan sencillo.
Para responder a este problema, las empresas, junto con sus equipos de tesorería, deben de trabajar en conjunto para implementar herramientas de automatización de cobranza o, por lo menos, automatizar el envío de recordatorios de pago. Al hacerlo, es posible reducir significativamente los DSO y liquidar mucho antes las cuentas por cobrar, llevando a un mejor control y visibilidad sobre el capital de trabajo disponible.
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Impulsa la liquidez de tu cadena de suministro
Al considerar que el 62% de las empresas mencionan el mejorar la gestión de su liquidez como una de sus principales prioridades, es muy probable que tus proveedores enfrenten los mismos retos de tesorería que tiene tu empresa. ¿El resultado? Es posible que tus proveedores no cuenten con el capital necesario para abastecerse y, en consecuencia, la cadena de distribución se vea afectada.
Aunque puede parecer que hay poco que puedes hacer para mejorar la liquidez de tus vendedores más allá de pagar a tiempo, esto no es del todo cierto, ya que es posible acercarlos a alternativas de financiamiento. Mediante un convenio de pronto pago, como corporativo, puedes darle acceso a financiamiento ágil y seguro a tus proveedores por medio del factoring, siempre que lo necesiten y a tasas de interés más bajas de lo normal.
Busca mejores condiciones de pago
Ofrecer ayuda a tus proveedores es una gran estrategia para mantener buenas relaciones comerciales con ellos, sin embargo, también es necesario pensar en las necesidades de tu empresa y solicitar apoyo cuando sea necesario. Una forma de hacer esto, es mediante la negociación de mejores condiciones de pago, ya que esta acción te permitirá acceder a ciertos beneficios enfocados en proteger la liquidez de tu empresa.
Por ejemplo, puedes negociar un descuento por pago anticipado que consista en que, si tu empresa paga antes de ciertos días, esta puede recibir un descuento sobre su compra. De esta forma, tu proveedor recibe antes su dinero, pero determinada transacción no tendrá el mismo impacto sobre tu flujo de caja.
Sin importar el acuerdo, recuerda que tu meta debe ser preservar tu capital de trabajo en medida de lo posible, pero manteniendo una relación sólida con los vendedores y con un enfoque socialmente responsable.
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Controla y optimiza tu inventario
Si bien la gestión del inventario no suele ser responsabilidad del departamento de tesorería, esta actividad tiene un gran impacto en la liquidez de una empresa, por lo que, idealmente, ambos procesos deben tener algún tipo de comunicación.
El inventario representa una inversión significativa de capital que, si no se maneja de manera adecuada, puede convertirse en una carga para la liquidez del negocio. Es esencial mantener un equilibrio entre la demanda, las tendencias de consumo y los recursos financieros destinados al restock de inventario. Un nivel adecuado de inventario, suficiente para satisfacer la demanda sin ser excesivo, facilita su movilización y conversión en liquidez.
Para lograr este equilibrio, la tesorería debe colaborar estrechamente con las áreas de operaciones, ventas y planificación de la demanda. Al analizar los datos históricos de ventas en periodos específicos, es posible predecir futuros ciclos de demanda y planificar las compras con mayor precisión. Esta proyección ayuda a evitar tanto el sobrestock como la escasez, optimizando los recursos y mejorando la liquidez de la empresa.
Concilia tus cuentas cuando sea necesario
La conciliación de cuentas es un proceso esencial para asegurar la precisión en los registros financieros y evitar errores que puedan afectar la liquidez. Así como la visualización de datos en tiempo real es crucial para monitorear la disponibilidad de efectivo, la conciliación regular de facturas garantiza que la información registrada sea confiable y esté actualizada. Una buena práctica es conciliar las cuentas con la misma frecuencia con la que se procesan las facturas, asegurando que las finanzas reflejen la realidad operativa de la empresa.
Sin embargo, debido a la naturaleza repetitiva y propensa a errores del proceso manual, es fundamental implementar la digitalización de las cuentas por cobrar y por pagar. Automatizar la conciliación a través de una plataforma especializada no solo reduce el riesgo de omisiones, sino que también libera tiempo para tareas más estratégicas, mejorando la eficiencia general de la tesorería.
Para optimizar esta y otras áreas de tu empresa, Xepelin, pone a tu disposición una serie de herramientas completamente digitales, como una plataforma de gestión automática de cuentas por pagar y por cobrar, una herramienta de creación de proyecciones de flujo de caja y un sistema de análisis de clientes y proveedores, todo de forma gratuita. Además, te brinda soluciones de financiamiento que se adaptan a las necesidades de tu negocio, y que están diseñadas para inyectar liquidez a lo largo de la cadena de suministro.
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