En la metodología Lean Six Sigma existe un proceso central que se debe seguir para cumplir con los propósitos de disminución de desperdicio y eliminación de ineficiencias que propone esta filosofía: el proceso DMAIC.
Antes de adoptar por completo los principios que Lean Six Sigma propone seguir para alcanzar mayor calidad y eficiencia operativa, dominar este proceso es clave, pues la mejora continua que lo caracteriza solo se puede lograr con un seguimiento fiel de las 5 fases cíclicas que conforman a este sistema.
¿Qué debes saber para dominar este proceso? Aquí te lo decimos en profundidad, aportándote todo lo que el método DMAIC representa, los casos en los que puede ser útil, sus ventajas y los recursos de los que depende para generar datos y procesos que generen valor.
¿Qué es el proceso DMAIC?
El proceso o método DMAIC, es una metodología de mejora de procesos centrada en el concepto de mejora continua, y compuesta por 5 pasos o fases que las empresas deben seguir de forma cíclica para optimizar sus procesos internos constantemente, según las exigencias de un contexto cambiante.
Como parte central de la filosofía Lean Six Sigma, el proceso DMAIC se enfoca en la creación de una mayor eficiencia operativa, respaldada por la reducción de desperdicios (de tiempo, dinero, materia), la eliminación de variaciones, el incremento en calidad y el aumento en la satisfacción de clientes.
Las 5 fases del proceso DMAIC
El proceso DMAIC está conformado por 5 fases, cuyas iniciales en inglés componen su nombre: definir (define), medir (measure), analizar (analyze), mejorar (improve) y controlar (control). ¿Qué es lo que cada fase conlleva? En esencia, abarcan estas acciones:
Definir
Implica definir el problema dentro de un proceso que la metodología buscará solucionar, describiendo sus causas, los factores posibles que lo afectan y los recursos que se requieren para afrontarlo, así como la meta que tendrá el aplicar el método DMAIC para arreglarlo y el equipo que se encargará de cumplirla.
Medir
Conlleva cuantificar el problema a tratar de manera objetiva, con KPI que permitan conocer su impacto exacto y entender la influencia objetiva que distintas variables tienen sobre él. Todo con el fin de que el método esté respaldado por datos confiables.
Analizar
Engloba aprovechar los datos generados en la fase anterior para encontrar, con precisión, las causas del problema y los obstáculos que se deben eliminar para resolverlo.
Mejorar
Abarca el desarrollo y la implementación de soluciones partiendo de los datos generados en la fase de medición y las perspectivas creadas en la fase de análisis, y realizando pruebas para comprobar la eficacia de cualquier solución seleccionada.
Controlar
Consiste en diseñar los protocolos que permitirán que un proceso arreglado exitosamente no recaiga en un estado de ineficiencia y en establecer un sistema que ayuda medirlo y monitorearlo a lo largo del tiempo con el fin de identificar posibles ajustes que deban ser realizados para adaptar al proceso a cambios internos o externos.
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¿Para qué proyectos puede ser utilizado el proceso DMAIC?
En un sentido amplio, el método DMAIC es mejor aprovechado en proyectos y procesos ya establecidos, pero que poseen distintas ineficiencias operativas que están impidiendo que cumpla con su objetivo principal y satisfaga los estándares actuales de calidad.
De forma más específica, estos son ejemplos de procesos en los que el DMAIC puede ser de ayuda:
- Procesos de producción con errores o un nivel inconsistente de calidad.
- Procesos operacionales con problemas que elevan los costos de un proyecto (como una gestión de inventario deficiente que crea excesos de stock).
- Procesos lentos que afectan otros flujos de trabajo o que impactan directamente en la satisfacción del cliente (por ejemplo, entregas tardías).
- Procesos con métricas bajas de rendimiento y productividad.
Las herramientas de apoyo de cada fase del proceso DMAIC
El proceso DMAIC provee un marco general de trabajo que se puede seguir para optimizar procesos, pero existen ciertas técnicas o herramientas que pueden ayudar a llevar a las fases del método a un contexto más práctico.
Aquí hay una lista de los recursos que apoyan a cada una de las fases de esta metodología:
Recursos de apoyo para la fase de definir
- Project charter, un documento que condensa lo más importante de la fase de definición y permite compartirlo fácilmente con partes interesadas.
- Técnicas para capturar la VOC (Voice of consumer) o voz del consumidor, o sea, las principales necesidades de los clientes, en torno a las cuales deben estar construidos los procesos empresariales.
- Mapeo de procesos que incluya los pasos actuales de un proceso deficiente y los que debe tener para mejorar.
- Árbol de calidad, un gráfico que convierte a la voz del consumidor en estándares medibles de calidad.
Recursos de apoyo para la fase de medir
- Plan de recolección de datos, un archivo en el que se definen los datos necesarios para el proyecto, las fuentes, métodos de recolección y demás detalles clave de la gestión de datos.
- Check sheet u hoja de verificación, un documento simple en el que se anota el desempeño de un proceso en tiempo real.
- Gráficos de análisis de tendencias diversos que permitan identificar patrones y áreas de oportunidad.
Recursos de apoyo para la fase de analizar
- Técnicas de análisis de causa raíz (como el método de los 5 por qué y el diagrama de Ishikawa) que ayudan a encontrar el origen de un problema para así atacarlo directamente.
- Técnicas de brainstorming (lluvia de ideas) que permitan aprovechar la experiencia y opinión de distintos participantes para encontrar las causas detrás de un problema.
- Herramientas de análisis de datos, que permitan convertir los datos generados en perspectivas claras.
Recursos de apoyo para la fase de mejorar
- Diseño de experimentos (DOE), un método estructurado de pruebas que permite encontrar las variables que más afectan a un proceso
- Análisis de modos de fallos y efectos (AMFE), una herramienta de análisis de riesgos que brinda apoyo en la identificación de fallos, sus causas y su efecto.
- Eventos Kaizen, talleres colaborativos concentrados en un periodo de tiempo corto, en el que los miembros de un equipo trabajan en conjunto para encontrar e implementar soluciones a un problema.
Recursos de apoyo para la fase de controlar
- Técnicas de control estadístico de procesos que ayudan a monitorear el desempeño de un proceso.
- Auditorías periódicas que permitan comprobar que un proceso continúa funcionando bajo los estándares deseados.
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Proceso DMADV: la alternativa para nuevos procesos
Cuando no existe un proceso al cual mejorar, sino que se necesita crear un procedimiento nuevo desde cero, el método DMAIC no tiene utilidad, ya que este parte de problemas identificados en procesos ya creados.
Sin embargo, existe una alternativa: el proceso DMADV, que sigue los mismos principios Lean Six Sigma y el concepto cíclico de mejora continua, pero los enfoca en la creación de procesos completamente nuevos.
Aunque comparte algunas fases con el proceso DMAIC, estas tienen un significado diferente en el método DMADV, además de que las 2 últimas etapas son sustituídas por nuevas fases completamente diferentes. Esto es lo que cada uno de los pasos del proceso DMADV representa:
Definir: en lugar de definir un problema, en este caso, la fase de definir implica la identificación de una necesidad particular que el nuevo proceso a crear necesita cubrir, fijando también los factores que lo afectarán y los recursos necesarios para hacerlo realidad.
Medir: conlleva convertir las necesidades identificadas en estándares cuantificables de calidad que se puedan medir y monitorear de forma objetiva en la implementación del proceso.
Analizar: abarca analizar la información obtenida para generar conocimiento claro sobre cómo mejorar un proceso a partir de las necesidades que debe cubrir.
Diseñar: engloba relacionar entre sí las ideas obtenidas en la fase de análisis para construir una propuesta más concisa del nuevo proceso, o sea, una especie de prototipo con pasos claros, participantes y recursos clave.
Verificar: involucra poner a prueba en un entorno práctico al prototipo obtenido en la fase anterior, buscando generar datos suficientes para saber si cubre la necesidad identificada o si debe ser ajustado antes de una implementación oficial.
Ventajas de utilizar los modelos DMAIC y DMADV
Todas las complejidades y características propias de los modelos DMAIC y DMADV confluyen en 6 beneficios que justifican el tiempo y recursos que se requieren para llevarlos a cabo en la práctica:
- Son procesos relativamente simples que facilitan la participación gracias a pasos claros y entendibles.
- Están respaldados por datos, así que fomentan una cultura de decisión basada en la analítica objetiva, algo crucial para competir en el entorno comercial actual.
- Le brindan estructura al proceso de mejora continua, con un marco de trabajo conciso al cual apegarse. Esto ayuda a evitar la regresión de un proceso ya optimizado.
- Fomentan la colaboración entre miembros y departamentos.
- Generan una ventaja competitiva a través de un enfoque 100% en el cliente, que es clave para cumplir con las expectativas de personalización del consumidor actual.
- Ayudan a construir eficiencia operativa (menores costos con mayor generación de valor) con procesos libres de obstáculos o cuellos de botella.
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Las desventajas o limitaciones del método DMAIC y DMADV
Junto con sus beneficios, los métodos DMAIC y DMADV traen consigo ciertas limitaciones que se deben considerar antes de optar por ellos. Todo con el fin de aprovecharlos en el contexto adecuado.
Sus limitaciones más importantes son:
- Son costosos en materia de tiempo y recursos, así que requieren un gran compromiso e inversión para funcionar de la mejor manera.
- Debido a la inversión de tiempo que necesitan, no son la mejor opción para tratar problemas que requieren respuesta inmediata.
- Dependen de datos confiables y un buen proceso de analítica; sin estos, su valor es muy limitado.
- Pueden ser vistos como rígidos debido a su estructura, así que no siempre son el mejor método para lidiar con retos que requieren innovación.
- Requieren de la adopción de todo una filosofía empresarial, así que aplicarlos puede llegar a ser un proceso con alta fricción cultural.
- A pesar de su estructura simple, los modelos exigen cierto grado de experiencia en la aplicación del método Lean Six Sigma y no son tan efectivos sin al menos una persona experta que los guíe.
En conclusión, la implementación de técnicas y procesos DMAIC o DMADV no es sencilla y trae consigo ciertos retos importantes. Sin embargo, si tu empresa está enfrentando retos constantes de eficiencia y dispone del tiempo y los recursos para ejecutar estos modelos, hacerlo podría traer beneficios significativos.
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