El buen manejo de las finanzas ocupa un lugar central en las operaciones de cualquier empresa. Los problemas derivados de una mala optimización financiera impiden el crecimiento constante, y suelen ser una de las causas principales por las que algunas empresas no logran sobrevivir.
Por ello, conocer las mejores formas de optimizar estos procesos es crucial para cualquier persona encargada de tomar decisiones financieras en una empresa. Si buscas mejorar las finanzas de tu negocio, puedes aplicar algunas de las siguientes 8 medidas concretas y así lograr reducir tus pérdidas.
Analiza tu entorno y competencia
Es difícil tomar mejores decisiones financieras sin información relevante. Antes de realizar un análisis interno, es necesario comenzar buscando información de aquellas empresas que conforman tu competencia.
A este proceso se le denomina benchmarking y consiste en encontrar las debilidades y fortalezas de tus competidores para identificar áreas de oportunidad que puede explorar tu empresa. Para que sea efectivo, es necesario hallar las métricas e indicadores de productividad que miden el éxito de tu competencia y compararlas con tus propias estadísticas de desempeño.
Dado que este procedimiento puede ser extenso, existen herramientas gratuitas diseñadas para simplificarlo. Con el benchmark empresarial de Xepelin puedes consultar métricas importantes del sector de tu empresa, como ganancias, ventas, tendencias de la industria, etc. y así impulsar las decisiones estratégicas de tu negocio.
Igualmente, es importante analizar el entorno mismo en donde opera tu empresa. Mantenerte informado sobre nuevas leyes y regulaciones, así como cambios en el panorama económico, tanto global, como nacional. Esto te permite reducir pérdidas ocasionadas por multas y prepara a tu empresa ante posibles cambios en la inflación u otros factores fuera de tu control.
Mantén un registro de tu flujo de caja
Si bien, el benchmarking es una gran fuente de información externa, es también necesario implementar medidas para obtener datos internos de tu empresa. Una buena forma de hacer esto es acudir directamente a tu balance general y estado de resultados y no perder de vista la información que contienen.
Sin embargo, para que esto sea efectivo, es crucial que se mantenga actualizada toda la información financiera de tu empresa. Es importante que todos los datos sobre activos, pasivos, DSO, DPO, etc. estén siempre al alcance de quien los necesite y que se utilice esta información para tomar decisiones estratégicas.
Anticípate a las necesidades de tu empresa
Además de los factores externos que pueden cambiar y afectar a tu entorno, es importante estar al tanto de los cambios internos que tu empresa sufre a lo largo del tiempo. Si solo reaccionas a los problemas que enfrenta tu empresa en el momento en el que surgen, corres el riesgo de no contar con el suficiente tiempo o recursos para manejarlos.
Para garantizar la continuidad de tu empresa, es vital analizar tus datos internos sobre ingresos y egresos a lo largo del tiempo. Esto te proporciona información valiosa sobre la estacionalidad de tus ventas y te permite decidir los momentos clave para buscar financiamiento empresarial, aumentar o reducir la producción o invertir en áreas estratégicas como nuevas contrataciones o mejor maquinaria.
Con XCalendar, puedes agilizar esta tarea y realizar proyecciones de tu flujo de caja tomando en cuenta información real sobre tu empresa. Esto te permite identificar momentos clave para tu crecimiento de forma rápida y confiable, sin necesidad de gastar tiempo en cálculos extensos y proyecciones poco acertadas.
Evalúa tu capacidad de endeudamiento
Acceder a financiamiento es un aspecto vital para garantizar el crecimiento de cualquier empresa, sin embargo, antes de recurrir a él, es necesario evaluar la capacidad de endeudamiento de esta. Se considera como algo óptimo cuando tus gastos mensuales en préstamos, créditos, u otras formas de financiamiento, no exceden el 35% de tus pasivos totales.
La fórmula para calcular la capacidad de endeudamiento es la siguiente:
Capacidad de endeudamiento = (Ingresos totales - Gastos Fijos) * 0.35
Cabe mencionar que este porcentaje es una referencia que recomienda seguir la CONDUSEF, sin embargo, debes evaluar otros aspectos de tu empresa antes de conseguir financiamiento. Otra métrica que puedes calcular es el ratio de endeudamiento, el cual mide la proporción de tus obligaciones de pago en comparación con tus recursos totales. La fórmula para calcularlo es la siguiente:
Ratio de endeudamiento (%) = (Pasivo total / Patrimonio Neto)
Generalmente, un resultado ideal se encuentra entre 0.4 y 0.6. Esto indica que la deuda en tu empresa es manejable y no representa un riesgo a futuro.
Aunque el financiamiento externo es una gran forma de impulsar el crecimiento de tu empresa, un ratio de endeudamiento demasiado alto o deudas que exceden tu capacidad denotan que es mejor priorizar la liquidez.
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Centraliza y digitaliza las finanzas de tu empresa
Cuando la información financiera de tu empresa está distribuída en diferentes archivos, el proceso de análisis de datos consume grandes cantidades de tiempo. Por ello, es recomendable utilizar plataformas digitales que centralicen toda la información de tu empresa.
Esto representa un gran reto para muchas empresas. Según una encuesta de Ernst & Young, la transformación digital es el mayor desafío interno que enfrentan las empresas en América Latina, por lo que afrontarlo de manera exitosa es crucial para lograr sobrevivir en el entorno empresarial altamente competitivo que existe actualmente.
Existen herramientas que ofrecen una solución a este problema, como Xepelin Suite. Con ella, podrás tener el control de tus finanzas en un solo lugar y podrás acceder a informes completos con información valiosa del desempeño de tu empresa, todo de forma rápida, confiable y completamente digital. Además, tendrás acceso a otras herramientas que ayudan a proyectar tu flujo de caja y analizar el riesgo de trabajar con cada cliente o proveedor.
Automatiza tus procesos operacionales
En toda empresa, hay procesos operacionales que pueden consumir una gran cantidad de tiempo, como los pagos. Cuando estos se efectúan manualmente, existe un mayor riesgo de cometer equivocaciones y de que ocurran retrasos, lo cual puede afectar directamente la cadena de suministro y afectar la relación con tus proveedores.
Por esto, es una gran idea implementar métodos de automatización en donde sea posible. De esta forma conseguirás ahorrar tiempo y recursos y lograrás mantener intacto tu proceso de producción.
Con el una herramienta de gestión de pagos, puedes automatizar todos tus pagos a proveedores de cualquier parte del mundo, con la opción de utilizar financiamiento de forma segura y rápida, y reduciendo el riesgo de errores o retrasos.
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Realiza planes y presupuestos realistas
Cuando una empresa comienza sus actividades, es necesario elaborar un presupuesto que funcione como una proyección. Sin embargo, es igual de importante ir ajustándolo a lo largo del tiempo, utilizando siempre la información que has obtenido sobre tu empresa y su entorno.
Esto tiene 2 ventajas: en primer lugar, estarás desarrollando un plan con información realista sobre tu empresa, reduciendo el riesgo de que este falle y preparándote para escenarios futuros; además, tu plan será flexible, por lo que cambiará según las necesidades de tu empresa y podrá ser adaptado a lo largo del tiempo.
Establece políticas de costos y gastos
Una vez que cuentas con un presupuesto flexible y con información detallada, es importante traducir esos datos a políticas de costos y gastos. Debes evaluar cuáles son las prioridades de tu empresa (conseguir inversión, financiamiento, nuevos productos, cambiar proveedores, etc.) y tomar decisiones que las reflejen. Además, todos los miembros de tu equipo que tengan responsabilidades financieras a cualquier nivel, deben estar enterados de dichas políticas y apegarse a ellas lo más que puedan.
Por ejemplo, si lo que necesitas es aumentar tu liquidez o reducir gastos relacionados con el pago de créditos o préstamos, puedes recurrir a una alternativa, como el factoraje. Este, funciona adelantando el pago de tus facturas pendientes de cobro, inyectando liquidez inmediata en tu empresa utilizando recursos que ya posees.
Optimizar tus finanzas empresariales es una tarea que conlleva tiempo, afortunadamente, puedes agilizar este proceso utilizando herramientas digitales ágiles, seguras y 100% digitales, como las que Xepelin ofrece. Con ellas, podrás tener el control de todas tus finanzas en un solo lugar y acceder a servicios financieros diseñados para proteger tu negocio y hacerlo crecer. Además, contarás con acceso a alternativas de financiamiento que protegen tu liquidez y fortalece tu red.
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