Detrás de cualquier estrategia exitosa de gestión de riesgos, existe un documento clave que dicta las principales amenazas a tratar, define las estrategias para manejarlas y, en general, guía decisiones individuales hacia el fin común de evitar que ciertos escenarios negativos causen problemas.
A este documento se le conoce como política de riesgos, y su creación es crucial para decirle a cada persona involucrada en la gestión de riesgos dentro de una organización a saber cuándo, cómo y qué hacer para prevenir y mitigar amenazas diversas.
Todo ello, de forma escrita, generando un protocolo objetivo al cual apegarse y una sola verdad absoluta a tener en cuenta.
Crearla adecuadamente involucra tomar en cuenta varios factores y establecer múltiples procesos, pero aquí te ayudaremos a conseguirlo con una guía de 10 pasos a seguir para obtener una política de riesgos que proteja a tu empresa efectivamente.
Analiza tu contexto actual
Para construir una política de riesgos que cumpla el propósito para el que fue creada, se necesitan ciertas bases claras en torno a las cuales diseñarla. Estas bases son el contexto actual de tu empresa en materia de gestión de riesgos, y dictan lo que la política deberá contener para ser exitosa.
¿Qué necesidades debe cubrir la política? ¿Cuál es su objetivo? ¿Quiénes son las partes interesadas en crearla? ¿Por qué es necesario construirla? ¿Para qué áreas estará diseñada? Todas estas son preguntas claves que se deben responder para entender el rol que la política jugará y saber cómo lograr que lo cumpla.
Delimita niveles de tolerancia y apetito al riesgo
Con el fin de realizar una política personalizada a tu empresa, 2 aspectos importantes a considerar son su tolerancia y apetito al riesgo. Mientras que el apetito representa qué tan dispuesto estás a asumir ciertos riesgos para alcanzar metas, la tolerancia es el nivel de desviación que puedes aceptar antes de que un riesgo deba ser manejado.
Tener una idea clara de estos indicadores te ayudará en la definición y priorización de riesgos que forman parte de los siguientes pasos, pues servirá para enfocar la política y sus estrategias en gestionar las amenazas más críticas, que se encuentran fuera de tus márgenes de apetito y tolerancia.
Identifica riesgos y oportunidades
Con un contexto claro y un nivel establecido de apetito y tolerancia, el siguiente paso es conocer aquellas amenazas que la política deberá abordar con estrategias, responsabilidades y controles. Esto no solo involucra conocerlas, sino también cuantificar su impacto y la probabilidad de que sucedan para así establecer una jerarquía de importancia.
¿Por qué se deben priorizar ciertos riesgos? Los riesgos que una organización enfrenta no tienen límite, pero los recursos que se tienen para manejarlos sí. Por lo tanto, la política debe priorizar el gasto de recursos en amenazas con mayor impacto y/o mayor probabilidad de materialización para evitar invertir innecesariamente en controlar riesgos que no representan un problema real.
Recopila datos
Es importante recordar que, incluso con un conocimiento extenso de tu modelo de negocios y las amenazas que podrían afectarlo, siempre es buena idea recopilar datos objetivos que respalden tus decisiones en la priorización de riesgos.
Este proceso de analítica te ayudará a tener una imagen mucho más realista de las probabilidades de materialización y efectos posibles de cada amenaza a la que tu empresa esté expuesta, permitiéndote así eliminar posibles sesgos o puntos ciegos que impidan una jerarquía adecuada y, por ende, una política efectiva.
En esta área, tecnologías como la inteligencia artificial y los gemelos digitales (réplicas digitales permiten analizar el impacto de ciertos escenarios en un sistema) pueden ser muy útiles.
Sin embargo, si no cuentas con acceso a estas herramientas, por la razón que sea, también es posible realizar un análisis cuantitativo de riesgos revisando datos y registros históricos de los problemas que haya enfrentado anteriormente tu empresa, así como información públicamente disponible de tu industria.
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Define responsabilidades
Ahora que cuentas con una base sólida de los riesgos que priorizará la política, es momento de darle forma con roles y responsabilidades claras que los miembros de tu equipo deberán cumplir en la gestión de amenazas.
Puedes empezar creando un comité de responsables en el diseño de la política y la gestión de riesgos a nivel general, y luego ir asignando roles más específicos de monitoreo de amenazas, reporte de desviaciones, implementación de controles preventivos y ejecución de estrategias de manejo.
A menos que el alcance de tu política esté concentrado en un solo departamento, es considerado como buena práctica el involucrar a varias áreas y perfiles distintos en su creación y ejecución.
Elige estrategias generales
El siguiente paso consiste en definir las estrategias o actitudes generales que se emplearán para lidiar con cada riesgo prioritario establecido, o sea, si se tomará una ruta de evasión, mitigación, transferencia o aceptación en cada caso.
Aunque estas estrategias deberán de desarrollarse aún más para que la política brinde una guía clara de cómo gestionar cada amenaza posible, elegir las actitudes pertinentes es clave para asignar recursos adecuadamente y definir protocolos cohesivos.
Por ejemplo, si uno de los riesgos prioritarios que encontraste tiene demasiadas probabilidades de volverse realidad y sus efectos son considerables, lo mejor sería adoptar una estrategia de mitigación, enfocada en minimizar su impacto, pues invertir recursos en su evasión sería un gasto innecesario y aceptar el riesgo llevaría a un escenario grave.
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Desarrolla planes específicos
Con una idea clara sobre posturas generales, ahora puedes desarrollar planes más específicos sobre cómo lidiar con cada riesgo identificado, esto incluye diseñar protocolos de acción a seguir para controlarlos, enlistar los recursos que se necesitarán para lograrlo, dictar tiempos de respuesta y cronogramas a seguir, y darle papeles particulares a responsables.
En este paso se deben considerar medidas tanto preventivas, como reactivas, según aplique para cada amenaza, buscando contar con un instructivo claro a seguir de acciones concretas para manejar cada riesgo en un contexto práctico.
Como ejemplo: si uno de tus riesgos prioritarios son los ataques de ciberseguridad, tu política debería incluir medidas como la creación de contraseñas y la concientización de ataques de phishing para evitarlo (preventivas), y protocolos como el reinicio de credenciales y el análisis forense para manejarlo en caso de que se materialice (reactivas).
Establece un sistema de comunicación
Algo muy importante en las políticas de riesgos es un sistema de comunicación detallado que dicte los canales por los que se deben comunicar anomalías o desviaciones, los responsables de reportarlas y los protocolos para comunicarlas de manera interna y externa.
De este paso depende que todo el equipo esté preparado a tiempo para manejar cualquier amenaza materializada y que pueda controlarla siguiendo los cronogramas y tiempos de respuesta dictados por la política.
Dentro de un sistema de comunicación, también es buena idea incluir procesos de documentación interna que expresen el riesgo presentado, los pasos que se siguieron para controlarlo y el resultado de seguirlos, esto es de gran ayuda para entender lo que funciona y no funciona en un plan, para así poder corregirlo.
Define valores mínimos
Para que todo un equipo pueda reaccionar rápidamente a una desviación o un riesgo materializado, se deben establecer valores y límites objetivos que, una vez superados, le den una señal al responsable de monitorearlos de que un plan de gestión se debe ejecutar.
Sin un límite objetivo, preferentemente numérico, para el monitoreo de cada amenaza, una política de riesgo puede describir a detalle cómo manejar cada escenario, pero no brinda una idea de cuándo se debe iniciar este proceso.
Monitorear y medir la política progresivamente
Incluso con un proceso detallado y respaldado por datos, es muy poco probable que una política sea perfecta al momento de su creación, por lo que, para obtener los mejores resultados posibles, esta se debe monitorear y modificar progresivamente.
Además de un monitoreo constante y una apertura para realizar cambios, este paso involucra seguir 2 prácticas adicionales:
Fijar métricas de desempeño (KPI) que permitan cuantificar el nivel de éxito de una estrategia objetivamente, con el fin de generar información valiosa para construir una mejor política.
Realiza pruebas y simulacros que permitan conocer si una política funciona en un contexto práctico, antes de hacerla oficial.
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Al terminar de seguir estos 10 pasos, podrás contar con una política de riesgos personalizada, construida en torno a lo que tu empresa necesita para manejar todas las amenazas particulares a las que está expuesta en su día a día.
Para que esta sea exitosa y aplicada en la práctica, no olvides invertir tiempo y recursos en capacitar a tu equipo en su seguimiento, así como en concientizar sobre la importancia de la gestión de riesgos.
Finalmente, hay que recordar que muchos riesgos surgen de clientes, proveedores y aliados poco confiables, pero identificar estas amenazas con certeza no siempre es posible, así que incluirlos en una política efectiva es algo complicado.
En esta área, Xepelin puede ayudarte con un sistema de evaluación de riesgos, dentro del cual podrás consultar métricas financieras y comerciales que te permitirán saber si tu empresa está expuesta a aliados que deban ser considerados en tu proceso de manejo de riesgos.
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