La gestión de capital de trabajo siempre es crucial para asegurarse de que una empresa pueda afrontar sus obligaciones inmediatas de manera suficiente, al mismo tiempo que genera ahorros que se pueden reinvertir. Pero esta adquiere un papel particularmente importante durante procesos de expansión.
¿Por qué motivo? Porque una expansión conlleva la ampliación de las operaciones, lo cual exige una mayor inversión de capital que debe ser gestionada de la mejor manera posible para garantizar que la expansión se concrete de forma puntual y exitosa.
Si tu empresa está escalando operaciones y necesita saber cómo asegurar que este proceso sea un éxito, este artículo podría ser relevante para ti, pues hablaremos sobre 9 consejos que puedes seguir para gestionar el capital de trabajo de manera efectiva durante una expansión.
Evalúa cuánto capital necesitas para escalar tu empresa
Con el fin de que tu proceso de expansión sea concretado en el cronograma establecido y de la manera planeada, primero que nada, debes conocer la cantidad aproximada de capital de trabajo mensual o anual que necesitará para llevarse a cabo de forma continua y estable. Esto te ayudará a tomar los pasos necesarios para conseguir los recursos requeridos.
Para ello, tendrás que considerar cualquier costo que pueda estar involucrado en el proceso, como nuevas instalaciones, contrataciones, inventario adicional y demás.
Como regla general, siempre es mejor sobreestimar los costos de una expansión en lugar de subestimarlos, ya que los excesos de capital se pueden reinvertir de otras formas, pero las faltas de recursos solo pueden resultar en expansiones ralentizadas o incompletas.
Realiza un recuento de los recursos financieros disponibles para la expansión
Es muy probable que necesites capital adicional para cubrir todas las nuevas necesidades de tu empresa durante su expansión, pero, antes de recurrir a él, es buena idea hacer un recuento de las reservas con las que ya cuentas y los flujos de efectivo que esperas obtener en el futuro próximo.
¿Por qué? Esto te permitirá calcular, de manera aproximada, los recursos económicos con los que tu empresa ya cuenta y que podrán ser utilizados para financiar el día a día de la expansión. Así, solo tienes que recurrir al capital externo justo que será necesario para el proceso, sin tener que contraer un exceso de deuda que, en lugar de optimizar tu capital de trabajo, lo impacte negativamente.
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Optimiza y adapta el ciclo operativo de tu empresa
Para financiar operaciones de mayor magnitud, tu empresa necesitará un ciclo operativo mucho más rápido, es decir, un menor tiempo entre el momento en el que se realiza una inversión y en el que esta genera un retorno.
Por ello, si no lo habías hecho aún, ahora sería un buen momento para optimizar esta área a través de la mejora de diversos procesos, como la gestión de inventario, la administración de cobros, etc.
De manera más concreta, esta optimización involucra ejercer medidas para lograr lo siguiente:
- Lograr procesos más eficientes que no gasten tantos recursos y que sean más productivos.
- Reducir los excesos y faltas de inventario.
- Aumentar la velocidad con la que las cuentas por cobrar se convierten en efectivo.
Localiza opciones ágiles de financiamiento
Incluso si tu empresa parece contar con el capital suficiente para financiar su expansión por sí misma, es muy probable que surjan imprevistos que puedan afectar tus reservas de efectivo durante el proceso, por lo que nunca está de más localizar opciones de financiamiento a las que puedas recurrir en caso de requerir más capital de trabajo.
Ten en mente que estas opciones deben ser de fácil y rápido acceso, para así cubrir las necesidades del proyecto en cuanto surjan, por lo que es aconsejable enfocarte en alternativas a corto plazo, como los créditos quirografarios, el factoring (adelanto de facturas) o el confirming (financiamiento de pagos).
Planifica cómo y cuándo será utilizado el capital durante la expansión
Más allá de conocer el capital de trabajo que una expansión necesitará, también es recomendable tener una idea general de la forma en la que este será invertido a lo largo del proceso, así como de los momentos en los que deberá ser utilizado cada recurso.
Esto es parte fundamental de la gestión de recursos en cualquier clase de proyecto, pero es especialmente importante al momento de una expansión empresarial, ya que permite concretarla de forma puntual, con el menor endeudamiento posible y de acuerdo con el plan original.
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Prevé fluctuaciones de capital
No olvides que toda empresa enfrenta diversos periodos de estacionalidad en los que el capital de trabajo sufre reducciones considerables, así que deberás considerar estas fluctuaciones para determinar el ritmo en el que el proyecto será realizado con base en los recursos disponibles.
Esto es muy importante para crear expectativas realistas sobre el cronograma de la expansión, evitar posibles interrupciones por falta de capital y garantizar un proceso constante.
Crea un fondo de emergencia
Sin importar la rigurosidad con la que planifiques el proyecto de expansión de tu negocio, es muy probable que algún cálculo de costos sea erróneo o que un problema repentino modifique tus planes.
Tomando esto en cuenta, la gestión de capital de trabajo de tu expansión debe considerar también la creación de un fondo de emergencia que pueda utilizarse en caso de que sea necesario, sin que esto implique afectar el flujo de efectivo.
Para que esta sea, verdaderamente, suficiente para cubrir cualquier emergencia, primero es recomendable identificar posibles riesgos que puedan impactar tu proyecto; después, cuantificar su efecto económico y establecer el fondo de acuerdo con estos posibles costos.
Pon atención constante en tu flujo de efectivo
Durante este proceso, enfrentarás múltiples desafíos financieros a los cuales deberás responder de forma oportuna para superarlos o mitigarlos adecuadamente. ¿Cómo detectarlos? Necesitarás poner atención constante en el flujo de efectivo de tu empresa a lo largo de la expansión.
Además de ayudarte a identificar problemas que deban ser manejados, esto te permitirá tener información clara y confiable sobre el estado del proceso, algo que resulta invaluable para verificar que todo esté en orden y comprobar la eficiencia del proyecto frente a partes interesadas o shareholders.
Para conseguir este alto nivel de visibilidad sobre tus finanzas empresariales, es muy poco probable que la revisión manual de registros financieros sea suficiente, dada su lenta actualización y su vulnerabilidad a errores. Por lo tanto, puede ser el momento ideal para adoptar una herramienta de inteligencia de negocios que brinde información en tiempo real y automáticamente.
Considera la venta de acciones
Finalmente, en caso de que tu negocio necesite capital de trabajo adicional y no pueda permitirse contraer más deuda, recuerda que las expansiones suelen ser momentos que muchas empresas aprovechan para levantar capital privado o vender acciones, por lo que esta puede ser una opción viable para ti.
Si bien es cierto que esta decisión diluirá el poder de decisión que tengas sobre tu organización, puede ser una alternativa efectiva para conseguir el capital que se necesita para proyectos de la magnitud de una expansión, que requieren grandes cantidades de dinero para ser concluidos
Ahora bien, estas recomendaciones le ayudarán a tu empresa a evitar descapitalizarse durante una expansión de operaciones, pero también pueden ser relevantes para mantener un buen nivel de capital de trabajo en el momento que sea, así que no dudes en recurrir a ellas de manera continua.
Queda claro que, durante este proceso, es posible que tu negocio necesite ayuda diversa para monitorear sus flujos de efectivo de manera digital y financiar sus operaciones, pero, por fortuna, existen aliados como Xepelin, que pueden brindarle todo este apoyo en un solo lugar.
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