El capital de trabajo es un aspecto fundamental que se debe gestionar, monitorear y optimizar para mantener constantes las operaciones. Si no se tienen niveles adecuados de liquidez, cualquier empresa, ya sea grande o pequeña, correrá el riesgo de no poder pagar sus obligaciones a corto plazo, resultando en un incremento de deudas que podría llegar a ser desastroso.
Afortunadamente, son muchas las medidas concretas que se pueden ejercer para elevar los niveles de capital de trabajo de un negocio, así como las herramientas digitales disponibles y de fácil acceso a las que se puede recurrir para cumplir con esta tarea. Por lo tanto, la meta de mantener niveles constantes de liquidez a lo largo es perfectamente alcanzable para cualquier empresa, sin importar su tamaño o industria.
¿Cuáles son estas medidas? En este artículo hablaremos sobre las más relevantes, enfocándonos en las razones detrás de su importancia y en acciones específicas que se pueden llevar a cabo para hacerlas realidad.
Reevalúa la gestión de inventario
La gestión de inventario es central en la optimización del capital de trabajo por 2 razones. En primer lugar, el inventario se trata de la fuente de ingresos principal de cualquier negocio que comercie mercancías; además, una gestión deficiente de este (a través de distorsiones como los excesos y falta de existencias) resulta en costos adicionales de almacenamiento que, poco a poco, drenan la liquidez. Por lo tanto, optimizar este aspecto es clave para elevar los niveles de capital.
¿Cómo lograrlo? Existen muchas estrategias y acciones concretas que se pueden implementar, tales como las siguientes:
- Realizar previsiones de demanda con el fin de realizar solo las compras necesarias de artículos de acuerdo con su estacionalidad, evitando excesos y costos adicionales de almacenamiento.
- Establecer niveles mínimos de stock antes de que sea necesario reabastecer cada producto, de acuerdo con los periodos de entrega y niveles de demanda. Esto con el fin de garantizar niveles constantes de inventario y evitar stock outs.
- Buscar proveedores más confiables que reaccionen rápidamente a nuevas órdenes de compra y que respeten los plazos de entrega. ¿Cómo hacerlo? Recurrir a software de análisis de proveedores es un buen inicio.
- Rastrear inventario constantemente para reducir las pérdidas.
- Distribuir las mercancías de manera cronológica, movilizando primero las unidades de mayor antigüedad.
- Definir procesos de control, entrega y distribución a seguir por todo el personal relevante para garantizar que los números de compras, ventas y almacenamiento siempre coincidan.
Prioriza pagos más importantes, pero no sobrepases fechas límite
Además de la gestión de inventario, la administración de cuentas por pagar es esencial para la optimización del capital de trabajo, y el primer paso para mejorarla es extender, en medida de lo posible, los DPO, es decir, los días promedio de pago. Para lograrlo, es necesario establecer una jerarquía de importancia en cuanto a las obligaciones de pago vigentes y priorizar aquellos pagos que resultan más esenciales para el negocio, buscando aplazar los que son menos vitales, sin sobrepasar fechas límite.
De esta manera, se garantiza la continuidad de las operaciones, pero se extiende la disponibilidad de cierto nivel de capital por un periodo mayor de tiempo, el cual puede ser útil para proteger a una empresa frente a emergencias e imprevistos.
Es importante aclarar que, en promedio, los plazos máximos de pago de proveedores suelen ser de 30 a 60 días, por lo que, si es necesario aplazar las fechas de pago aún más, podría ser buena idea recurrir al confirming o factoring inverso. Esta alternativa de financiamiento consiste en pagar las facturas de proveedores con financiamiento para postergar su pago en plazos de hasta 120 días.
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Negocia con proveedores y mejora la comunicación
Como parte de una mejor gestión de cuentas por pagar, es importante incluir la negociación con proveedores como parte de las actividades cotidianas del equipo de pagos. La negociación y, en general, la comunicación con proveedores es la única forma confiable de acceder a beneficios personalizados, como flexibilidades de pago, créditos o mayores plazos, por lo que esta tarea nunca se debe dejar de lado.
Es importante aclarar que, a fin de cuentas, los proveedores también necesitan proteger su liquidez, por lo que condiciones 100% ideales nunca serán posibles. Sin embargo, flexibilidades como un aplazo del 50% de una factura o un periodo adicional de pago de 30 días pueden ser suficientes para mantener un nivel constante de capital.
Identifica gastos innecesarios y elimínalos
Eliminar gastos prescindibles es una de las estrategias más efectivas para mejorar la disponibilidad de capital. Aunque requiere ser complementada con otras acciones, resulta una solución práctica y accesible que permite optimizar la gestión de gastos.
¿Cómo identificar estos costos innecesarios? Estas son algunas estrategias:
- Revisar contratos con proveedores para identificar posibles oportunidades de negociación de descuentos.
- Analizar suscripciones a herramientas de software para verificar su utilidad y eliminar aquellas que no hayan sido ocupadas en un tiempo o que ya no sean relevantes.
- Realiza procesos de benchmarking para comparar con otras empresas de la misma industria y determinar si los gastos actuales son razonables.
- Priorizar inversiones o proyectos esenciales o que generen más valor y disminuir el gasto (o eliminarlo) en inversiones prescindibles.
Reflexiona sobre las necesidades de capital y fija metas
Si bien es cierto que cualquier mejora en los niveles de capital es mejor que ninguna, para conseguir los niveles que una empresa necesita, reflexionar sobre ellos y fijar metas concretas para alcanzarlos es importante. Una vez identificados los niveles mínimos que se necesitan para operar, así como las metas de liquidez que se desean cumplir, los esfuerzos de un negocio se pueden enfocar en lograr esos objetivos específicos.
Para determinar estas necesidades, lo mejor es apoyarse en los datos históricos de compras para realizar proyecciones sobre las obligaciones que se deberán cubrir en el plazo de un año. Como regla general, siempre es buena idea sobreestimar estas obligaciones, esto con el fin de que las metas de capital jamás se queden cortas y que los niveles alcanzados sean suficientes para cubrir cualquier emergencia.
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Acelera los procesos de cobro
Junto con la gestión de pagos y de inventario, la administración de cuentas por cobrar se destaca como factor central para la optimización del capital de trabajo, ya que de esta área depende que todas las facturas de venta generadas sean pagadas a tiempo. Por lo tanto, hacer todo lo posible por acelerar este proceso resulta esencial.
Son muchas las estrategias por medio de las cuales es posible acelerar los procesos de cobro, pero algunas de las más eficientes son:
- Programar recordatorios de cobranza para solicitar cobros a tiempo o enviar recordatorios automáticos a clientes.
- Enviar la factura de venta cuanto antes, tomando en cuenta que algunos clientes pueden tardar más en procesar pagos.
- Ofrecer descuentos por pago anticipado para incentivar pagos más oportunos.
- Automatizar por completo la gestión de cobros por medio de software especializado.
Personaliza la comunicación con clientes
De acuerdo con Versapay, el 35% de los negocios señalan los problemas de comunicación como el obstáculo principal hacia procesos de cobranza más eficaces. Con esto en mente, innovar en materia de comunicación con clientes es importante para garantizar que todas las ventas realizadas se conviertan en capital inmediato o, por lo menos, más ágil.
Para lograr esto, se deben seguir 3 principios: personalización, claridad y simplicidad. Personalizar la comunicación implica realizar cualquier tipo de interacción por medio de canales relevantes a cada cliente, evitando así que un mensaje se pierda en un medio poco consultado.
Por otro lado, la claridad consiste en redactar políticas de cobro con límites claros, asegurándose de que cada cliente los entienda a la perfección. Finalmente, la simplicidad implica garantizar que las opciones de contacto para reportar problemas o realizar preguntas sean fáciles de acceder.
Evalúa clientes antes de aceptar órdenes
Aún mejor que acelerar el proceso de cobranza de pagos atrasados para preservar la liquidez, es evitar formar relaciones comerciales con clientes con un historial de pagos deficiente. Por esto, antes de firmar contratos u aceptar órdenes de clientes nuevos, es crucial evaluar su capacidad de pago, su historial, su volumen de deuda y su reputación, entre otros factores.
En efecto, esta clase de procesos de due diligence pueden requerir una gran inversión de tiempo y tienen el potencial de ser bastante costosos, pero, actualmente, existen plataformas digitales que simplifican esta tarea y la vuelven más accesible para empresas con menores presupuestos. En esencia, esta clase de software especializado es capaz de evaluar clientes para determinar su nivel de riesgo con base a métricas de desempeño y de historial de deuda.
Invierte tiempo y recursos en mejores proyecciones de capital
Para algunos líderes de empresas, los posibles beneficios de efectuar mejores proyecciones de capital no justifican la inversión de tiempo que este proceso necesita, no obstante, esto dista de la realidad. ¿Por qué? Al invertir en proyecciones más acertadas, es posible visualizar escenarios futuros y tomar decisiones de retención o inversión de capital de acuerdo con lo que se proyecta.
Por ejemplo, si 2 empresas de la misma industria desean iniciar un proceso de expansión, pero solo una de ellas realiza una proyección de capital antes de hacerlo, el resultado tendrá altas probabilidades de ocurrir de la siguiente manera:
- Por un lado, la empresa que invirtió en la proyección tendrá una noción clara del capital con el que contará en el año próximo, pudiendo decidir qué tan ambicioso será su proyecto sin comprometer su flujo de caja.
- Por otra parte, la empresa que no lo hizo correrá el riesgo de gastar de manera excesiva y dejar inconcluso su proyecto o de enfrentar problemas financieros, puesto que no habrá forma de conocer el nivel de capital con el que contará.
Vigila de cerca flujos de entrada y salida
Cuando se sobreestiman los recursos que se poseen, fácilmente pueden surgir instancias en las que se gasta de manera excesiva. Progresivamente, múltiples eventos de este tipo pueden dejar a una organización con problemas económicos considerables o con poco capital para afrontar obligaciones prioritarias. ¿La mejor forma de evitarlo? Vigilando de cerca los flujos de entrada y salida para conocer, de manera exacta, los recursos disponibles en todo momento.
Dado que lograr esto de forma manual es extremadamente complicado, resulta buena idea invertir en un ERP o en cualquier herramienta digital que centralice la información en un solo lugar y la actualice de forma constante.
Planifica tu financiamiento y considera nuevas alternativas
La realidad es que existen muchas situaciones imprevistas en las que contar con el capital propio suficiente, en el momento indicado, puede ser imposible, por lo que surge la necesidad de solicitar financiamiento para cubrir las necesidades de capital de un negocio.
No obstante, los créditos y préstamos bancarios pueden tardar bastante tiempo en ser aprobados, por lo que no es posible apoyarse en ellos para responder rápidamente ante estos escenarios.
Ante esto, existen 2 soluciones: planificar, desde un inicio, el financiamiento que se necesitará a lo largo del año y solicitarlo con anticipación, o, de manera más sencilla, comenzar a aprovechar otras soluciones de financiamiento más rápidas y que no requieren trámites, como el factoraje o factoring digital, que consiste en el adelanto de cobro de facturas pendientes.
Al final del día, optimizar el capital de trabajo es una tarea compleja que requiere grandes esfuerzos y que, posiblemente, se vea afectada por factores fuera del control de un negocio. Pero, al implementar medidas como las anteriores, y al aprovechar todas las herramientas de tecnología financiera disponibles actualmente, este proceso puede volverse mucho más sencillo y resiliente ante los cambios externos.
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