Automatizar procesos rutinarios y repetitivos en tu negocio es una excelente herramienta para optimizarlos; cada vez más empresas son conscientes de ello. De hecho, según un artículo de la consultora Mckinsey, 75% de las empresas en el mundo ya han automatizado tareas en diferentes departamentos. E incluso están utilizando las nuevas tecnologías como la IA generativa, por ejemplo, para optimizarlas.
Ahora bien, algunas personas piensan que solo las grandes compañías pueden acceder a estos softwares de automatización, pero no es así. Estos programas especializados pueden atender las necesidades de grandes y pequeños negocios y ayudar a mejorar la rentabilidad según los objetivos de cada una.
Automatizar procesos: ¿cuáles se pueden optimizar?
Por ahora, no todos los procesos se pueden automatizar, ya que existen algunos, como la planificación de los recursos empresariales, que requieren análisis e interacción humana para la obtención de resultados positivos. Sin embargo, todo negocio debería dejar a cargo de la automatización los procesos específicos que se indican a continuación.
Gestión de inventarios y control de existencias
Cuando se automatiza la gestión de inventario, el control de existencias se actualiza en tiempo real. Esto facilita el seguimiento de la entrada y la salida de insumos y evita tanto el exceso de stock como la poca disponibilidad de los productos.
También ayuda a identificar los productos que tienen mayor demanda de acuerdo a días de la semana o a fechas especiales. Por lo que es una herramienta ideal para planificar la compra de productos o materias primas de acuerdo a la proyección de demanda del sistema.
Y, al llevar un registro preciso del ingreso de la mercancía, prioriza la salida de aquellos productos que llevan más tiempo en el almacén. Con ello, se minimiza el riesgo de pérdidas por productos caducados o dañados. Al pensar en automatizar procesos, es importante que tomes en cuenta la gestión y rotación de inventarios.
Procesos de cobranza y recordatorios de pago
Una de las actividades con mayor riesgo de incurrir en errores son las tareas de cobranza, por ello, es una de las áreas prioritarias si deseas automatizar procesos. Con esta práctica hay un mejor control de los créditos, los registros de pagos y las cuentas por cobrar.
Además, las facturas se generan y se envían automáticamente, lo cual reduce la posibilidad de errores humanos. También envían recordatorios de pago en fechas determinadas e incluyen una serie de controles para la prevención de fraudes. Este último punto es muy importante, ya que facilita la transparencia de las transacciones y ayuda a desarrollar un proceso de cobranza efectivo.
Por último, automatizar el sistema de cobranzas fortalece la seguridad de toda la información relacionada con los procesos contables de una empresa. Estas plataformas tienen mecanismos de seguridad que impiden que lleguen a manos de terceros no autorizados.
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Mejora de los procesos de ventas y atención al cliente
La optimización del tiempo de respuesta es la ventaja principal cuando hablamos de automatizar procesos de atención al cliente. Aquellas personas interesadas en tus productos o servicios no deberán esperar que un operador se desocupe para ser atendido, ya que se programará una respuesta inmediata.
Esto ayuda a mejorar la tasa de retención de los clientes y asegura una comunicación con un lenguaje y un tono que responda siempre a la identidad de tu negocio en cualquier de sus sedes. Además, se evitan los errores y las fallas en la comunicación que ocasionan malos entendidos.
También ayuda a mejorar los procesos de venta porque aumenta la disponibilidad. Al automatizar estos procesos, tu empresa estará lista para vender 24/7. Sumado a esto, facilita la recopilación de datos e identifica la frecuencia de las consultas de los potenciales clientes para saber cuáles productos o servicios generan mayor interés.
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Gestión de pedidos y órdenes de compra
Cuando se automatiza la gestión de pedidos, todo el proceso que contempla la solicitud del cliente, la verificación de disponibilidad del producto, el pago y la entrega se realiza automáticamente. Esto reduce la tasa de espera del cliente al realizar su pedido y disminuye los errores humanos.
También ayuda a que los clientes puedan consultar el estado de su pedido en tiempo real. Aparte le permite a tu empresa proyectar al instante el porcentaje de ventas en un rango de tiempo determinado.
Y, lo más importante, responden a un elevado volumen de demandas de productos, ya que los sistemas de software de gestión de pedidos son adaptables. Gracias a ello, ninguna orden de venta se retrasará por exceso de demanda.
Reclutamiento y capacitación del personal
Todo lo que contempla la selección de personal y contratación es viable para automatizar procesos. Basta con que la empresa personalice las etapas de reclutamiento y los requisitos de contratación para que los postulantes accedan a este y el sistema filtre a los más aptos.
Este sistema también ayuda a la recopilación de información para conformar una base de datos. Y es de gran utilidad para evaluar con objetividad las capacidades y habilidades de los postulantes y así evitar la contratación de personal no calificado.
Además, la capacitación de personal es una de las áreas más favorecidas por la automatización, por ello, cada vez más empresas dejan esta tarea en manos de la tecnología. Automatizar procesos como la capacitación de los nuevos empleados ayuda a evaluar los conocimientos y el desempeño con mayor precisión y objetividad.
También es útil para la capacitación del personal ya contratado. Este sistema identificará las áreas que no domina el trabajador y se centrará en proporcionar la capacitación adecuada de acuerdo a sus carencias.
Además, al finalizar la capacitación, el sistema arrojará un informe detallado del desempeño de cada uno de los participantes. Así podrás conocer su rendimiento, ver qué áreas se deben reforzar e incluso descartar los que estén por debajo del mínimo de las expectativas.
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Digitalización y automatización de procesos operativos
Los software especializados en digitalización y automatización identifican cuáles son aquellos procesos operativos de menor valor añadido en una empresa. Es decir, las actividades que se pueden automatizar sin que esto afecte su rendimiento.
Estos software se integran y se configuran para que cumplan ciertas labores específicas y después se monitorea su desempeño para determinar si requieren algún ajuste. Además, siempre que alguna operación requiera alguna actualización, el software se puede volver a configurar para que responda a las nuevas necesidades.
ERP
Los software de ERP trabajan en conjunto para automatizar procesos al atender áreas como reclamaciones, comunicación, seguimiento e informes. Gracias a ello, los ERP aseguran el orden y la estructura de la información que se maneja en los diferentes departamentos de una empresa. Evita fuga de datos y permite mantener la información siempre a la vista y en tiempo real.
Sumado a esto, se adapta a las necesidades específicas de una empresa. También puede vincular los departamentos con el fin de identificar el flujo de trabajo por separado, analizarlos de acuerdo a las metas de la organización y generar informes globales.
Saas
El control de acceso a datos e información es una de las ventajas centrales del SaaS. Este sistema está conformado por una serie de aplicaciones almacenadas en la nube, útiles para el desempeño de diferentes tipos de tareas en una empresa.
Cuando se contrata a un proveedor de SaaS, este le proporciona a la empresa el acceso a estos servicios. Gracias a ello, los empleados y colaboradores pueden acceder a estos a cualquier hora y en cualquier parte del mundo. También ayuda a identificar aquellos servicios que resultan innecesarios a la empresa.
CRM y CMS
Las tareas repetitivas manuales vinculadas a la atención al cliente demandan mucho tiempo, por ello, el CRM es un área central de automatización. Esto ayudará a garantizar la escalabilidad de la empresa y le permitirá a tu equipo centrarse en tareas que requieran especial atención sin descuidar las oportunidades de venta.
El CMS automatizado por su parte es fundamental a la hora de gestionar el contenido del sitio web y, con ello, mejorar la experiencia de usuario en la navegación. También facilita la creación de respaldos automáticos de información, el envío de formularios y el mantenimiento de los plugins.
Además, la automatización de un CMS es de gran ayuda para aquellos sitios web que están en etapas iniciales de creación. Por ello, automatizar procesos en esta área es muy útil para apresurar el lanzamiento de una página web.
Seguimiento y evaluación de resultados con KPIs
Automatizar procesos de seguimiento y evaluación es la mejor forma de obtener en tiempo real y con gran precisión aquellos indicadores de rendimiento de una empresa. También son de gran utilidad para identificar qué estrategias no están funcionando según lo previsto y adaptarlas.
El seguimiento y la evaluación pueden ser integral, es decir, determinar a gran escala el rendimiento de la empresa. Sin embargo, también pueden enfocarse en una acción o estrategia específica y en el impacto de esta de acuerdo a los resultados esperados.
Gestión de la experiencia del cliente y fidelización
Los sistemas de atención al cliente automatizados son más rápidos y contribuyen a mejorar la comunicación mediante un sistema de interacción predefinido. Con ello, se evitan errores de interpretación y de comunicación comunes, sobre todo, en empresas con muchas solicitudes a diario.
También ayudan a reconocer las necesidades y preferencias de segmentos específicos de edades, sexo y ubicación partiendo de la recopilación de datos. Información que resulta muy valiosa al momento de diseñar estrategias de marketing para públicos específicos.
Encuestas de satisfacción
Las encuestas de satisfacción en la gestión de experiencia del cliente forman parte esencial de toda empresa. ¿Por qué? porque ayudan a reconocer, de primera mano, los puntos débiles y aquellos aspectos negativos que los clientes han percibido.
Automatizar procesos como estas encuestas ayudará a que lleguen a todos los clientes y a gestionar de forma objetiva todas las respuestas. De esta forma, se obtendrán estadísticas que guiarán las acciones en áreas específicas.
Además, cuando las encuestas están automatizadas, estas no serán repetitivas. Es decir, detectarán cuáles usuarios han participado en estas para no volverlas a enviar y, con ello, evitar ser invasivos.
Programas de lealtad
Automatizar los programas de lealtad asegura la repartición de recompensas exclusivamente a aquellos usuarios que cumplan con criterios predefinidos por la empresa. Un recurso útil para mantener interesados solo a los clientes objetivo.
Aparte es útil para notificar cuándo nuevos clientes alcancen los parámetros que les hagan merecedores de la recompensa por lealtad. ¿Un cliente alcanzó su compra número 50? No será necesario que un trabajador se encargue de filtrar tal información, el software podría hacerlo por sí solo.
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