La gestión de activos, o asset management, es un proceso que necesita estar presente en cada compañía para aprovechar al máximo todos los recursos disponibles. Aunque el simple acto de conseguir más activos puede ser suficiente para incrementar el patrimonio de una empresa, una estrategia de gestión apropiada debe ir más allá y encontrar formas para retrasar la devaluación de estos e incrementar su rendimiento a lo largo de su vida útil.
Por esto, en este artículo compartiremos 8 consejos a seguir para incrementar el rendimiento de los activos de una empresa a través de la planeación, la prevención y el monitoreo constante, prolongando así la vida útil de sus recursos.
Mapear estrategia
En primer lugar, y de manera general, una estrategia de gestión debe de estar mapeada tomando en cuenta 4 fases. Esto con el fin de crear un plan estructurado que sea fácil de seguir. Las fases son las siguientes:
- Planeación: esta primera fase consiste en establecer las metas de la estrategia de gestión, identificar el propósito y valor de cada activo adquirido y por adquirir, así como su importancia, y delimitar políticas para llevar a cabo el nuevo plan.
- Adquisición: se trata de adquirir los activos necesarios, tratando de negociar con los proveedores, y priorizando la compra de aquellos que resultan más esenciales para el negocio.
- Utilización: consiste en ejecutar las prácticas necesarias para alargar, en medida de lo posible, la vida útil de cada activo mediante distintas prácticas.
- Desecho: por último, es necesario encontrar la manera de deshacerse del activo una vez que termina de generar valor para la empresa, considerando que el método sea rentable. Por ejemplo, un bien puede ser revendido, reciclado o simplemente desechado siguiendo las regulaciones ambientales relevantes.
Identificar activos más importantes
Como parte de la planeación, es crucial identificar los activos que resultan más útiles para llevar a cabo el proceso de producción o gestión de la empresa. Cuando el capital se distribuye sin tomar en cuenta la importancia individual de cada bien, aumentan las probabilidades de desbalancear el presupuesto con el que se cuenta, e invertir en activos que no tienen la misma prioridad que otros.
Para identificar a estos elementos de forma sencilla, se pueden realizar preguntas como ¿Qué sucedería si determinado activo desaparece?, o ¿Cómo serían afectados los workflows de la empresa si cierto activo deja de funcionar? Si la desaparición de un recurso impacta en la pérdida de la capacidad para generar ganancias o en un proceso significativamente ralentizado, el activo debe considerarse como crítico y su compra o mantenimiento son prioritarios.
Proyectar desempeño
Cuando sea momento de reemplazar un activo, o simplemente adquirir uno diferente, es importante tener expectativas realistas sobre cómo se desempeñará bajo las circunstancias específicas de una empresa, como su volumen de producción particular. Por ello, es aconsejable apoyarse en tecnologías como la IA para proyectar el comportamiento de un recurso antes de comprarlo.
¿Cómo se puede hacer esto? Gracias a herramientas como los gemelos digitales, que utilizan el machine learning y modelos predictivos para realizar proyecciones, es posible realizar stress tests digitales de un activo particular para ver cómo es que este se comportaría en un contexto similar al de una compañía. De esta forma, se podrá conocer, previamente, si un recurso podrá cumplir con determinadas expectativas de producción o si es mejor buscar alternativas.
De igual manera, es importante contemplar la creación de proyecciones de flujo de caja antes de seguir una estrategia de adquisición. Esto con el fin de predecir el capital que estará disponible en determinado momento para la compra de bienes y así administrar los recursos de mejor manera.
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Monitorear activos circulantes
Los activos y pasivos corrientes o circulantes determinan la liquidez que posee una empresa, por lo que deben ser monitoreados constantemente para garantizar que esta pueda responder a sus obligaciones de pago a corto plazo. Dado que la forma tradicional de vigilarlos es por medio del balance general, y este puede no estar actualizado en el momento en el que se necesita, lo mejor es adoptar un ERP en tiempo real que centralice toda la información financiera.
Con este tipo de plataformas, se pueden juntar, en un solo lugar y de forma automática, todos los datos sobre volumen de ventas y cuentas por cobrar de una compañía, permitiendo monitorear de cerca la liquidez y administrar mejor los recursos disponibles. Al conocer en todo momento el capital de trabajo con el que cuenta un negocio, es mucho más sencillo tomar decisiones ágiles de inversión, evitando que un exceso de capital pierda valor debido a la inflación.
Para llevar aún más lejos la gestión de liquidez, algunos ERP incorporan soluciones de factoring o factoraje, que convierten las facturas pendientes de cobro en dinero inmediato.
Evaluar activos fijos y calcular rendimiento
Aunque los activos fijos son capaces de generar ingresos por mucho tiempo, además de que no pierden valor tan rápido como otros recursos más líquidos, seguir de cerca su depreciación y los cambios en su ciclo de vida es crucial ¿Por qué? Porque cuando el valor de los activos es sobreestimado, esto lleva a conclusiones erróneas sobre la solvencia de un negocio, y cuando este es subestimado, se pueden perder ganancias a través de la venta de bienes con valores demasiado reducidos.
Lo mejor que se puede hacer para evitar que suceda cualquiera de estos casos, es establecer un procedimiento de valoración apropiado, tomando en cuenta la devaluación natural anual, los factores externos del mercado, y la etapa de vida útil en la que se encuentra cada recurso.
Para hacer esto, el primer paso debe ser calcular ciertos ratios de rentabilidad como el ROA o la tasa de retorno de activos para analizar el rendimiento general de todos los recursos de la empresa en comparación con sus ingresos. Una vez calculado el rendimiento integral de los recursos totales, se puede revisar su performance individual con estos ratios:
- MTBF (Mean Time Between Failures) o tiempo medio entre fallos : se trata de un indicador que determina el tiempo promedio que transcurre entre las reparaciones necesarias que requiere un activo. Se calcula restando el tiempo de reparación del tiempo de producción, y dividiendo el resultado entre el número de reparaciones. Un mayor valor significará una mayor eficacia.
- MTTR (Mean Time To Repair) o tiempo medio de reparación: indica el tiempo promedio que un activo pasa en reparación sin poder contribuir al proceso de producción o al de creación de revenue. Se obtiene dividiendo el tiempo total de mantenimiento entre la cantidad de reparaciones necesarias. A diferencia del MTBF, un MTTR reducido es considerado como mejor.
Cuando estos ratios indican un desempeño bajo, es momento de evaluar cómo se comparan los costos de reparación con los costos de reemplazo para determinar si es recomendable seguir invirtiendo en reparaciones o deshacerse del activo y adquirir uno nuevo.
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Realizar mantenimiento preventivo
Para prolongar la vida útil de los activos de una empresa, lo primero que se tiene que hacer es crear una estrategia de mantenimiento preventivo según las necesidades de cada bien. Esto no se trata de invertir cantidades excesivas contratando servicios frecuentes de mantenimiento, sino de agendar arreglos periódicos para cada bien poseído según ciertos indicadores históricos, como su MTBF.
Una agenda de mantenimiento preventivo precisa tiene el potencial de disminuir el tiempo de inactividad al corregir problemas sencillos antes de que evolucionen en situaciones graves, y de postergar el momento en el que ocurra una falla crítica irreparable.
Modernizar procesos y herramientas
Para desbloquear el valor total de los activos de una empresa, es necesario encontrar la tecnología apropiada para modernizarlos, tanto en materia de las herramientas por sí mismas como de los procesos que las involucran. Principalmente, es importante identificar e integrar métodos de automatización que aumenten la productividad de cada herramienta y proceso al reducir el input humano que requieren para ser operados y monitoreados.
Desafortunadamente, en muchas ocasiones, este proceso implica reemplazar activos anticuados por unos creados con tecnología moderna, lo aumenta los costos inicialmente. Sin embargo, a largo plazo, estas herramientas nuevas se encargarán de automatizar varios procedimientos, aprovechando al máximo los tiempos de producción y aumentando las ganancias netas.
En todo caso, si el costo de modernización resulta demasiado alto para un negocio, este puede desarrollar un plan financiero que permita administrar los recursos disponibles para adquirir paulatinamente nuevos activos y herramientas de automatización sin comprometer su liquidez o solvencia y considerando distintos tipos de financiamiento.
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Invertir en entrenamiento y capacitación
Aunque una compañía cuente con herramientas modernas y una agenda de mantenimiento precisa, esto no será suficiente para aumentar el rendimiento de activos si no cuenta con un plan para evitar errores humanos. Esto se debe a que las fallas de uso son comunes y son capaces de reducir rápidamente la vida útil de una herramienta o recurso y detener por completo la cadena de producción.
Por ello, es crucial invertir tiempo y recursos en capacitar a todo el personal que vaya a estar en contacto con un activo en el uso de este. Es importante establecer claramente sus límites, sus usos específicos, sus métodos de utilización, su ciclo de vida útil y los fallos simples que puede presentar (así como formas de arreglarlos), entre otros. Todo esto contribuirá a prolongar la vida de cada recurso, aumentar su MTBF y evitar disrupciones.
En concreto, una estrategia de asset management apropiada puede incrementar el rendimiento de activos, prolongar su vida útil y reducir al mínimo las interrupciones en el proceso de producción. Aunque monitorear el valor y rendimiento de activos fijos requiere de softwares especializados, es posible monitorear todos los activos corrientes con un ERP en tiempo real que, al integrarse con el sistema de facturación de una empresa, ofrece datos confiables sobre ingresos y egresos, permitiendo monitorear su liquidez y salud financiera minuto a minuto.
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