Los problemas de flujo de caja son comunes a lo largo del panorama empresarial de México y de América Latina. De hecho, de acuerdo con la encuesta más reciente de la Asociación de Emprendedores de México, la falta de liquidez o capital de trabajo es una de las principales causas detrás de la desaparición de todo tipo de empresas.
El desafío de la liquidez puede volverse aún más complicado durante temporadas de gran demanda, como lo es fin de año. A pesar de que en este momento existe la oportunidad de generar grandes volúmenes de ganancias, para ello, es necesario planear adecuadamente las adquisiciones, proyectar la demanda y responder a obligaciones laborales, como el pago de aguinaldo, por lo que los riesgos de liquidez también son mayores.
Entonces, ¿cómo navegar la época de fin de año adecuadamente para proteger la liquidez e iniciar 2025 con suficiente capital para nuevos proyectos? En este artículo daremos algunas recomendaciones para hacerlo, con el fin de que tu empresa aproveche al máximo esta temporada sin inconvenientes.
Contempla vacaciones en el periodo decembrino
Debido a las festividades de la temporada, es muy probable que los miembros de tu empresa soliciten vacaciones en algún momento. Si bien esto es completamente válido, necesitarás preparar a tu negocio para enfrentar el flujo de demanda de la época, tomando en cuenta la posible escasez de personal sin perder la oportunidad de generar mayores ventas. Existen 2 maneras de hacer esto: ofreciendo horas extras o invirtiendo en la automatización de procesos operacionales.
Mientras que las horas extras pueden ser un incentivo económico efectivo para lograr que algunos miembros del equipo apoyen con la carga adicional de trabajo, la automatización es una solución que, a largo plazo, puede resultar mucho menos costosa y más sencilla. ¿De qué manera? Actualmente, existen sistemas de gestión empresarial (o ERP) gratuitos, capaces de automatizar tareas como la conciliación de facturas, registro de datos, procesamiento de cobros y pagos, etc., reduciendo la inversión temporal y económica para llevarlos a cabo.
Concilia las cuentas por cobrar y pagar
El desorden administrativo que poseen algunas empresas les impide conocer apropiadamente su nivel de liquidez, lo cual puede provocar errores de cálculo que resultan en compras excesivas sin que exista el capital para pagarlas. Con el fin de que esto no le suceda a tu negocio, es recomendable comenzar a realizar la conciliación de cuentas por cobrar y por pagar de manera constante. Esto aumentará la visibilidad de todas las finanzas de la empresa, de sus obligaciones sin solventar, de sus facturas sin cobrar y del capital de trabajo que tienen para afrontar el día a día.
Cabe mencionar que los procesos manuales contribuyen a que esta sea una tarea desorganizada y complicada, lo cual, por ende, provoca que los miembros del equipo lo posterguen o lo realicen de forma poco frecuente. Con esto en mente, puedes implementar una herramienta digital que automatice la conciliación de facturas, como la de Xepelin, sin necesidad de efectuar procesos más tardados.
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Haz una previsión de impuestos y obligaciones fiscales
Basta con un cálculo erróneo para pagar más impuestos de los necesarios o para contribuir con una cantidad insuficiente que resulte en multas o solicitudes adicionales de información por parte del SAT. Para evitar esto y cerrar el año con el capital que necesita tu negocio, lo mejor es hacer todo lo posible por recopilar datos confiables e informarse sobre obligaciones fiscales vigentes para así realizar una previsión acertada de los impuestos y obligaciones fiscales a los que este está sujeto.
Aunque basta con una búsqueda relativamente rápida para mantenerse al tanto de las normas fiscales vigentes, obtener datos confiables y libres de errores es algo mucho más complicado. Lo mejor que puedes hacer en este ámbito es adoptar algún tipo de herramienta de visualización de datos que te permita mantener tus registros financieros completamente actualizados.
Ajusta la amortización de activos fijos
Como parte del proceso de previsión de impuestos, será necesario que ajustes y vigiles la amortización o depreciación de los activos fijos que posee tu empresa. Llevar a cabo este procedimiento es crucial, ya que puede contribuir a reducir la carga fiscal de tu negocio y, en consecuencia, contribuir a un mejor flujo de efectivo.
Ajustar la amortización no solo es importante en términos fiscales, sino que también tiene el potencial de ayudarte a identificar los recursos que tu empresa posee actualmente y mejorar su administración. Si conoces el valor que han perdido tus recursos a lo largo del tiempo y estás consciente de su posible valor actual, tienes una mejor idea del patrimonio total de tu negocio y de las posibles oportunidades que tienes para liquidarlos y convertirlos en capital de trabajo.
Claro, no se trata de liquidar activos indiscriminadamente para afrontar las obligaciones de pago actuales, sino de monitorear la rentabilidad de cada uno de ellos y considerar vender aquellos que no contribuyen a la generación de ganancias.
Contempla aguinaldos y bonos
En México, otorgar el aguinaldo a fin de año es una obligación que tienen todas las empresas, y si adicionalmente deseas bonos a tus empleados para mejorar la relación con ellos y promover su retención, los costos de en la época de fin de año son aún mayores. Para que tu empresa no tenga dificultades al momento de otorgar estos beneficios, lo mejor es contemplarlos en el presupuesto anual desde un inicio o, por lo menos, crear un fondo destinado exclusivamente para ellos tan pronto como sea posible.
Evalúa oportunidades de financiamiento
Los bonos, aguinaldos, impuestos, y grandes adquisiciones de inventario son solo algunas de las obligaciones que las empresas deben afrontar adicionalmente en estas fechas y que impactan fuertemente en la liquidez. Por esta razón, algunos tipos de financiamiento a corto plazo podrían ser una buena estrategia para cubrir estos gastos satisfactoriamente, sin reducir el flujo de efectivo.
Esto no implica solicitar un nuevo crédito o préstamo bancario para solventar los gastos de la temporada, sino evaluar otras oportunidades de financiamiento, como el confirming, para adquirir la mercancía que necesites, que esta sea pagada por una institución financiera inicialmente y que tú puedas solventar la compra en una fecha posterior. Todo esto sin generar volúmenes innecesarios de deuda o altas tasas de interés.
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Haz un recuento de existencias y proyecta la demanda
Las faltas y excesos de inventario son problemas que causan pérdidas de trillones de dólares en todo el mundo, afectando la liquidez de empresas de todo tipo, especialmente en la época de fin de año, en donde algunos negocios suelen comprar grandes cantidades de inventario en anticipación al flujo de demanda esperado, sin un verdadero conocimiento sobre su mercado. ¿Cómo evitarlos? Una mejor gestión de inventarios es clave, principalmente, a través de un monitoreo más constante y de proyecciones de demanda mucho más precisas.
La buena noticia es que tu negocio puede comenzar a mejorar la administración de su inventario con datos de ventas que ya posee y solo necesita de una manera de registrarlos y mantenerlos actualizados. Utilizando datos históricos como las variaciones en ventas en distintas temporadas y el volumen de estas, puedes comenzar a buscar patrones estacionales que te den una idea sobre la cantidad exacta de inventario que necesitarás adquirir para el fin de año, sin incurrir en compras excesivas o insuficientes.
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Proyecta tu flujo de caja
Una vez que tengas lista una proyección precisa sobre el inventario que necesitarás, el siguiente paso es averiguar si existe la liquidez suficiente para adquirirlo o si será necesario recurrir a otras opciones. Con el fin de saber esto cuanto antes, una proyección de demanda puede estar acompañada de una proyección de flujo de caja.
Efectuar ambos procesos de proyección te dará un nuevo nivel de control sobre las finanzas de tu negocio, ya que tendrás una mejor noción de los próximos pasos a tomar para preservar la liquidez y llevarlos a cabo de manera preventiva, en lugar de reactiva hasta el momento en el que los retos se presentan.
Registra las pérdidas y ganancias
Lo más importante para comprobar que una estrategia de gestión de liquidez está siendo eficiente, y así saber cuándo es momento de modificarla, es registrar y monitorear su impacto en las ganancias o pérdidas del negocio. Al cotejar los registros financieros tiempo después de haber implementado una estrategia determinada, se podrá entender si, de verdad, ha contribuido a la salud financiera de la empresa.
Aunque esto puede llevarse a cabo de forma manual, este proceso es propenso a errores diversos, por lo que, de nuevo, la respuesta está en una plataforma digital que te permita rastrear datos en tiempo real y simplificar tareas financieras, como la herramienta de Xepelin.
Creando una gratuita en Xepelin, podrás comenzar a aprovechar los beneficios de acceder a indicadores financieros en tiempo real y vigilar la salud de tu negocio siempre que lo necesites. Aunado a esto, podrás automatizar la gestión de cuentas por pagar y por cobrar, llegando a conciliaciones mucho más rápidas y minimizando los errores, todo sin costo adicional.
Además, al formar parte del ecosistema Xepelin, tendrás acceso a otras herramientas de gestión empresarial y a soluciones de financiamiento diseñadas para aportar flexibilidad, conveniencia y seguridad a tu empresa, sin importar su tamaño.
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