Dependiendo de la industria en la que se desempeñe tu empresa y de otras variables, los tipos de riesgos exactos a los que podría estar expuesta serán diferentes, a excepción de una clase particular: el riesgo operacional.
Es por esto que, sin importar el tamaño de tu empresa o su sector comercial, tu estrategia de gestión de riesgos deberá considerar y buscar administrar a esta clasificación particular de amenazas antes que otras.
Pero, primero, ¿qué son los riesgos operacionales? ¿De dónde se originan? ¿Qué efectos tienen? Y, sobre todo, ¿cómo puedes gestionarlos exitosamente? Aquí te lo decimos de manera completa y concisa para que logres proteger a tu negocio contra ellos.
¿Qué es el riesgo operacional?
El riesgo operacional puede definirse como la probabilidad que existe de que ocurran pérdidas en tu empresa debido a factores internos o externos que interrumpan o pongan en peligro sus actividades. En pocas palabras, son todas aquellas amenazas con el potencial para afectar negativamente tus operaciones empresariales.
Por el simple hecho de estar activa, tu empresa estará expuesta a esta clase de peligros, ya que operar en un contexto real implica que siempre existirá la posibilidad de que estas operaciones se vean interrumpidas por una razón u otra.
Entonces, aunque existen riesgos operacionales particulares que se pueden evitar, a nivel general, este tipo de amenazas no se pueden prevenir o eludir del todo.
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Los 4 factores de riesgo operacional
Aunque los riesgos operacionales pueden clasificarse hasta en 8 categorías de acuerdo con su origen específico, a grandes rasgos, son solo 4 los factores primarios con el potencial para amplificarlos o reducirlos. Es decir, representan los tipos de variables principales que los ocasionan e influyen en ellos.
Estos son los siguientes:
Procesos
Cada uno de los procesos deficientes o ausentes en tu empresa pueden resultar en riesgos significativos en sus operaciones, pues dan lugar a errores, cuellos de botella, malas prácticas y otros problemas que, aunque pueden no generar un impacto grave por sí solos, sí afectan la eficiencia operativa general de tu organización.
Como ejemplo:
- Un proceso de logística con demasiados pasos innecesarios puede llevar a retrasos en las entregas y una capacidad productiva reducida.
- Los procesos de fabricación no optimizados pueden resultar en problemas de calidad inconsistente.
- Si no existe un proceso de auditoría interna, existen mayores probabilidades de ser víctima de fraude interno.
Sistemas
Hoy en día, los sistemas de tecnología e información son cruciales para la gran mayoría de las empresas. Por lo tanto, cuando estos fallan o no se les da el mantenimiento requerido, los resultados suelen ser interrupciones operativas importantes.
Por ejemplo:
- Cuando los equipos de cómputo no reciben mantenimiento continuo, se vuelven lentos y generan retrasos en distintas áreas de desempeño.
- Si un sistema de gestión de datos falla, pueden ocurrir filtraciones y otros ataques de ciberseguridad con grandes impactos operacionales y reputacionales.
Recursos humanos
Dada la importancia del componente humano en una organización, cualquier falla en la gestión de recursos humanos, error manual o mala práctica de empleados, causará riesgos con un nivel de impacto variable, que va desde simples retrasos, hasta multas y problemas legales.
Algunos ejemplos del impacto de los recursos humanos en la generación de riesgos operacionales son:
- Sin suficiente capacitación de sus miembros, cualquier departamento dejará de operar al nivel esperado.
- Dependiendo de la industria, algunos errores humanos pueden provocar accidentes laborales.
- Las malas condiciones laborales tenderán a resultar en una alta rotación de empleados que cause interrupciones operativas y otras ineficiencias.
Eventos externos
Finalmente, muchos riesgos operacionales nacen de factores externos e incontrolables que pueden tener un gran impacto en la capacidad de tu empresa para llevar a cabo sus actividades cotidianas, ya que ninguna organización opera en un vacío, sino que está expuesta a una serie de variables ajenas a ella, sus operaciones y decisiones.
Entre los eventos externos de los que surgen mayores riesgos es posible encontrar a estos:
- Desastres naturales que causan disrupciones en la cadena de suministro o daño a activos fijos.
- Problemas económicos que afectan al poder adquisitivo de la audiencia de una empresa y, por ende, generan un impacto en ventas.
Todo esto te brinda una idea sólida de lo que los riesgos operacionales son y lo que pueden provocar en tu empresa. Pero, a continuación, te decimos lo que puedes hacer para gestionarlos de la mejor forma, empezando por cómo puedes identificar aquellos particulares a los que tu negocio está expuesto.
¿Cómo identificar los riesgos operacionales?
El primer paso para asegurarte de que estos riesgos no se conviertan en problemas reales, es identificar aquellas amenazas específicas a las que tu empresa es vulnerable, pues no todas las industrias o empresas enfrentan los mismos riesgos en la misma proporción.
Esto es importante para concentrar tus esfuerzos en lidiar con los peligros que mayores probabilidades tienen de volverse realidad o de causar un impacto significativo y así evitar gastar tiempo y dinero en administrar amenazas irrelevantes o con menores efectos.
¿Cómo detectar estos riesgos operacionales potenciales? Debes comenzar haciendo una lista de todos los peligros de este tipo que podrían afectar a tu empresa.
Puedes empezar con una simple lluvia de ideas y luego indagar a fondo realizando entrevistas con cada uno de tus equipos, revisando registros históricos de interrupciones operativas, ejecutando benchmarks de tu sector comercial, analizando tu contexto actual y revisando informes públicos que puedan revelar posibles riesgos externos futuros a partir de datos históricos.
Después, mide las probabilidades de que cada amenaza se presente y el impacto que, en teoría, podrían generar. Las mismas entrevistas, investigaciones y análisis cualitativos que te ayudaron a identificarlas pueden ser de ayuda de nuevo para cuantificar sus efectos potenciales y probabilidades de materialización.
Finalmente, organiza esta lista con una matriz de riesgos que, visualmente, te ayude a clasificar cada amenaza de acuerdo con su probabilidad de materialización y su posible impacto.
Al finalizar, tendrás una idea clara de los riesgos en los que deberás enfocarte en manejar con atención prioritaria, y aquellos que no exigirán un nivel tan alto de recursos para ser manejados.
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¿Cómo gestionar el riesgo operacional en tu empresa?
Una vez que conoces los riesgos operacionales que podrían afectar a tu empresa, puedes comenzar a desarrollar una estrategia de gestión de riesgos que te permita manejarlos siguiendo estos pasos:
Determina el perfil de riesgo de tu empresa
El perfil de riesgo de tu empresa, compuesto por su tolerancia y apetito al riesgo, define qué límites de riesgo estás dispuesto a aceptar antes de tener que desarrollar una estrategia para manejarlos. Entonces, es algo que tienes que tener perfectamente claro para identificar tus amenazas prioritarios, tener nociones generales de cómo las gestionarás y saber en qué momento aplicarás medidas de control.
Elige la estrategia general a la cual recurrir para cada riesgo
Las estrategias de gestión de riesgos se dividen en 4 categorías y, por cada riesgo prioritario, deberás elegir aquellas que más se alinean con la forma en la que quieres manejarlo. Esto es lo que cada una representa y algunas características que te ayudarán a decidir para qué clase de peligros resultan más convenientes:
- Evasión: implica evitar un riesgo a toda costa, como aquellos cuyo impacto sería demasiado catastrófico o difícil de contrarrestar.
- Reducción: conlleva hacer lo posible por minimizar el efecto de un riesgo si se materializa, puede ser conveniente para aquellas amenazas que no se pueden evitar del todo y cuyo impacto puede ser fácilmente manejable con buenas prácticas.
- Transferencia: se trata de trasladar un riesgo a otra entidad, por ejemplo, por medio de una póliza de seguros o un contrato en el que el cliente asuma una responsabilidad sobre tu empresa.
- Aceptación: implica no hacer nada por manejar cierto peligro, ya sea porque su efecto es mínimo o porque la inversión que requeriría para ser gestionado de otra forma supera las posibilidades de que se haga realidad o sus efectos.
Diseña controles más específicos
Con una estrategia más clara para cada riesgo, ahora puedes establecer los controles específicos, acciones y prácticas que te ayudarán a llevarla a cabo.
Por ejemplo, si optas por una estrategia de transferencia para proteger ciertos activos, deberás elegir cuidadosamente la clase de póliza que te ayudará a lograrla, y, si decides recurrir a la evasión de cierto riesgo, tendrás que describir las decisiones que tu equipo deberá tomar día a día para ejecutar este enfoque.
Realiza pruebas
Antes de convertir tu estrategia en una política de gestión de riesgos o implementarla a un nivel mayor, siempre es buena idea ponerla a prueba con simulacros, simulaciones y otras técnicas que te permitan saber qué funciona y qué debe ser modificado antes de volverse oficial.
Redacta políticas y crea una documentación completa
Con el fin de que tu estrategia sea fácilmente transmitida a los miembros que la llevarán a cabo y que estos tengan un punto de referencia claro al cual apegarse para realizarla, sin importar la estrategia y proceso que generes, necesitarás llevarlo a una política de riesgos escrita que diga cómo manejar el riesgo operacional y cuándo hacerlo.
Capacita a tu equipo
Para asegurarte de que todo miembro relevante puede seguir tu política de manera efectiva, no olvides invertir tiempo en entrenarlos, ya que, incluso con una guía escrita, pueden existir malentendidos que dificulten la ejecución precisa de tu plan en un contexto práctico.
En conclusión, toda empresa está expuesta a riesgos operacionales por el simple hecho de estar activa. Pero, entendiendo lo que estas amenazas representan y lo que está en tus manos para mantenerlas bajo control, es posible proteger a tu negocio de manera segura.
Finalmente, si muchos de los riesgos a los que está expuesta tu empresa surgen de proveedores poco confiables y clientes con un mal historial crediticio, recuerda que Xepelin puede ayudarte a lidiar con ellos.
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