El gasto constante es una realidad para todo tipo de empresa, sin importar su tamaño o sector comercial. En teoría, este debería apoyar las operaciones de una organización al mismo tiempo que se mantiene dentro de niveles aceptables, pero, en la práctica, alcanzar este nivel de eficiencia no es tan sencillo.
La buena noticia es que el gasto eficiente puede ser una realidad para tu empresa si implementas ciertas medidas y conoces a fondo lo que la eficiencia en gastos representa, y aquí te ayudaremos a conseguirlo con información, consejos y sugerencias de herramientas que pueden ser útiles para cumplir esta meta.
Así, podrás empezar a dedicar los esfuerzos de tu negocio hacia un control optimizado que genere retornos sin comprometer la calidad de tus procesos.
¿Qué significa la eficiencia en la gestión de gastos?
Significa optimizar los gastos de una organización, de tal manera que se genera la mayor cantidad posible de valor a partir de la menor cantidad posible de recursos. Esto, a través de la reducción estratégica de costos, la asignación apropiada de recursos y la implementación de medidas de control de gastos, entre otras cosas, pero sin afectar los estándares actuales de calidad.
También, implica generar procesos de aprobación y registro de gastos que faciliten el seguimiento de las finanzas y que permitan ahorrar tiempo en tareas repetitivas relacionadas.
¿Por qué importa la eficiencia operativa en el manejo de gastos? Beneficios principales de una gestión eficiente
La eficiencia operativa en el ámbito de gastos es importante porque le permite a una empresa crecer de manera rentable y sostenible, asegurando que sus recursos finitos sean aprovechados al máximo en el alcance de sus metas particulares.
De forma más específica, el gasto eficiente es valioso porque genera beneficios como los siguientes:
- Un flujo de efectivo más estable debido a una menor presión generada por gastos innecesarios.
- Rentabilidad incrementada, gracias a inversiones reducidas, pero que generan la misma cantidad de valor.
- Visibilidad aumentada sobre gastos, gracias a un enfoque en la revisión constante y la eficacia en registros.
- Mayores posibilidades de ahorro derivadas de un nivel de capital de trabajo liberado de inversiones ineficientes, el cual se puede utilizar para comenzar otros proyectos e invertir en crecimiento.
- Productividad optimizada en el área de gastos, producto de procesos que requieren menor tiempo para llevarse a cabo.
- Facilidad y velocidad en el alcance de metas, dada la asignación estratégica de recursos, potenciando gastos prioritarios.
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¿Por qué se debe de considerar la calidad de procesos al momento de reducir gastos?
Ahora bien, un gasto eficiente implica la reducción de ciertos costos, pero las disminuciones excesivas pueden impedir que otros procesos sean realizados de la mejor forma. Por lo tanto, la meta de una gestión eficiente debe ser el impulso de los gastos más estratégicos que generen valor, pero manteniendo el apoyo a la calidad de otras operaciones esenciales.
Tipos de gastos que deben ser optimizados en materia de eficiencia
Parte fundamental de una gestión de gastos eficiente es conocer la forma en la que cada gasto genera valor para tu empresa. Para ayudarte, estas son las clasificaciones principales que existen:
- Por la estabilidad de su valor, se pueden clasificar en fijos (con un valor constante) y variables (con valor dependiente de varios factores fluctuantes).
- Por su relación con las operaciones de un negocio, los gastos se dividen en directos (directamente relacionados con el proceso de producción y la entrega de valor) e indirectos (ajenos al proceso de producción, pero igual de importantes)
- Por su relevancia fiscal, los gastos pueden ser deducibles (que pueden generar deducciones de impuestos) y no deducibles.
- Por su origen, es posible clasificar a los gastos por el departamento en el que se originaron (marketing, ventas, TI, etc.)
- Por su recurrencia, los gastos pueden ser ordinarios (previsibles y periódicos) o extraordinarios (esporádicos e imprevistos).
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Medidas básicas para conseguir un gasto más eficiente en tu empresa
Todo esto es de ayuda para entender las bases de los gastos eficientes y así tener una idea más clara de cómo conseguirlos. Pero, para llevar estos conceptos a un contexto más práctico, estas son las medidas que deberás seguir:
Mide o evalúa la rentabilidad y eficiencia de cada gasto
Lo primero que tienes que hacer para comenzar a implementar un gasto más eficiente, es conocer cuáles egresos contribuyen al crecimiento de tu empresa y cuáles no.
Para ello, deberás aplicar ratios de rentabilidad o de eficiencia operativa que te permitan determinar la proporción entre la inversión que cada gasto representa y el valor que genera. Por supuesto, el retorno de algunos gastos no es económico, sino competitivo, operacional, reputacional, etc., por lo que esta evaluación también será cualitativa, en vez de cuantitativa, en muchos casos.
Después, tendrás que analizar la relación costo-beneficio de cada gasto medido, para así determinar su valor y tener información suficiente para saber cuál costo debe ser potenciado y cuál puede ser reducido o eliminado.
Define prioridades
Una vez que conoces el valor que cada gasto genera en tu empresa, debes definir prioridades sobre cuáles de estos deberán ser apoyados con mayores recursos y cuáles pasarán a segundo plano. ¿Por qué? Los recursos de una organización siempre serán limitados, por lo que es importante saber cómo distribuirlos para lograr los resultados deseados.
El tener claras estas prioridades te ayudará a efectuar las siguientes medidas de manera más sencilla.
Monitorea el desempeño constantemente
Un egreso que puede ser eficiente en un momento, puede no serlo en un futuro, ya sea porque este no es suficiente o porque, simplemente, ese gasto ya no tiene valor estratégico. Para notar estas fluctuaciones a tiempo, lo mejor que puedes hacer es monitorear el desempeño de cada costo de forma constante.
Esto se puede lograr, aunque de manera menos precisa, de forma manual, monitoreando distintos registros financieros. Pero la mejor práctica en este caso es utilizar tecnología de monitoreo en tiempo real que extraiga datos automáticamente y no sea vulnerable a errores.
Capacita y guía al personal responsable de realizar gastos
En toda organización, los gastos no son realizados por una sola entidad, sino por diferentes miembros de un equipo con distintos procesos y perspectivas. Para unificar estas decisiones, es buena idea invertir en capacitaciones de cultura financiera, en políticas de gastos y en presupuestos que orienten cada decisión individual de gasto con tus metas generales.
Con el fin de que estas estrategias sean exitosas y presenten la menor fricción posible, recuerda priorizar la claridad y simplicidad.
Utiliza la tecnología para automatizar procesos
La gestión eficiente involucra también la implementación de procesos automáticos, con menos errores y mayor productividad, algo que no se puede lograr sin la tecnología relevante. Algunos ejemplos de herramientas que pueden ser de ayuda en esta área son los siguientes:
- Los algoritmos de inteligencia artificial pueden brindar apoyo para interpretar bases de datos de gastos, detectar patrones en ellas y generar sugerencias sobre cómo tomar mejores decisiones a partir de esta información.
- Los dashboards de inteligencia de negocios aportan visibilidad sobre egresos e ingresos para asistir en el proceso de evaluación de gastos.
- Los ERP y sistemas de gestión vienen equipados con distintas funcionalidades para automatizar tareas repetitivas y con poca variación.
- Las tarjetas corporativas y las apps de gastos son capaces de ayudar a ejecutar los límites de políticas de gastos y agilizar procesos como el escaneo de recibos de compra.
Busca maneras de reducir costos
Incluso si un gasto está siendo de ayuda, esto no significa que no existan formas de reducirlo para lograr una mayor eficiencia. Por lo tanto, nunca está de más tomar medidas adicionales para disminuir ciertos costos a nivel general, por ejemplo, a través de la negociación con proveedores, la cancelación de suscripciones, la gestión precisa de inventario, etc.
En conclusión, esto es todo lo que necesitas tener presente para comenzar a guiar los esfuerzos de tu empresa hacia un gasto eficiente. Con esta información, puedes comenzar a optimizar las inversiones de tu negocio cuando lo desees y orientar cada decisión hacia tu meta.
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