Ya sea que tu empresa necesite ahorrar para crear un fondo de emergencia que le permita lidiar con imprevistos, para reducir sus costos o para juntar capital con el fin de aprovechar una oportunidad de inversión, ahorrar es una tarea que parece fácil, pero que no siempre lo es.
De hecho, las dificultades para ahorrar dinero se presentan en muchos tipos de negocios, ralentizando su crecimiento y generando problemas de flujo de efectivo en temporadas bajas o después de crisis.
Lo cierto es que, aunque no tan sencillo, el ahorro es algo que puedes lograr en tu empresa siguiendo ciertas estrategias, y aquí te compartimos 11 de las más relevantes que pueden ayudarle a tu negocio sin importar su tamaño o sector.
Establece metas de ahorro claras
Antes de comenzar a implementar cualquier estrategia de ahorro en tu empresa, hay tres cosas muy importantes que debes saber: ¿Qué deseas lograr con ello? ¿En cuánto tiempo quieres lograrlo?, y ¿Cuánto dinero necesitas?
La respuesta a estas preguntas te ayudará a crear una meta clara de ahorro que le aportará a tu equipo una idea general de lo que debe de hacer para lograrla de manera suficiente y puntual.
Sin ella, tal vez puedas ahorrar mucho dinero exitosamente con una estrategia particular, pero esos recursos quedarán inmóviles, sin generar un retorno. Además, es posible que tu plan no libere el capital esperado en el momento en el que se requiera.
Monitorea tus gastos en tiempo real
Simplemente, no hay forma de conocer las oportunidades de ahorro con las que cuenta tu empresa si no tienes una idea clara de aquello en lo que gasta y si esto contribuye de alguna forma positiva a ella. Es por ello que, para ahorrar efectivamente de acuerdo con tus metas, la visibilidad financiera es clave.
Para obtenerla, necesitas realizar dos cosas: monitorear periódicamente tus registros y estados financieros, y mantener una comunicación cercana con tu equipo para saber qué gasto genera un retorno y cuál de ellos es prescindible.
Es vital recordar que los registros llenados de forma manual son vulnerables a errores humanos y no siempre están actualizados como para tomar decisiones importantes a partir de ellos, así que, para una mayor visibilidad, lo mejor es siempre optar por monitorear datos financieros en tiempo real con un software especial.
Crea presupuestos, pero mantenlos flexibles
La creación de presupuestos es una práctica fundamental para el ahorro empresarial, ya que contribuye a la visibilidad futura de gastos e ingresos y presenta un límite claro al que cada área debe apegarse para cumplir con las metas de ahorro de una organización.
Por supuesto, un presupuesto inicial puede no ser tan acertado en la práctica, lo cual puede llevar a un gasto mayor al esperado y dificultades para cumplir periódicamente con un objetivo de reserva financiera, así que siempre es aconsejable realizar presupuestos flexibles que se apeguen a números reales conforme estos cambien.
Identifica correctamente las necesidades de tu empresa
Hay veces en las que puede parecer lógico tratar de imitar el éxito de otras empresas en una misma industria con inversiones similares en tecnología, talento, productos, etc. Pero, si lo que tu negocio busca en este momento es ahorrar, primero debes preguntarte: ¿Se trata de una inversión necesaria y alineada con tus posibilidades y metas actuales?
En efecto, hay grandes inversiones importantes que permiten ahorrar dinero en el futuro, pero el llevarlas a cabo sin una planeación previa o sin el capital suficiente para sostenerlas a lo largo del tiempo puede generar muchos más riesgos que beneficios.
Entonces, antes de tomar una decisión de inversión, es recomendable que reflexiones sobre si es algo que podría ayudarle a tu negocio a corto y largo plazo, si se trata de un gasto que tu empresa puede cubrir sin problemas y si hay otras prioridades que deban ser atendidas antes.
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Apoya tus estrategias con políticas
Si bien es cierto que las metas y presupuestos ya brindan una guía general sobre lo que cada miembro de tu empresa debe hacer para ahorrar de acuerdo con las necesidades del negocio, siempre es buena idea contar con una política de gasto o ahorro bien redactada que brinde mayor claridad sobre acciones a seguir y responsables de hacerlas.
¿Por qué razón? Traducir un presupuesto o meta abstracta en acciones más concretas no siempre es tan sencillo, por lo que una política puede ser necesaria para que cada persona entienda lo que debe hacer, cómo debe hacerlo y cuándo tiene que ponerlo en práctica.
Comunica claramente tus metas, políticas y expectativas financieras
Una comunicación más constante sobre metas, políticas, expectativas financieras y sobre por qué son tan importantes para tu empresa es el siguiente paso a dar para que, más allá de que tu equipo se apegue a normas de ahorro, internalice una cultura financiera óptima y toma decisiones financieras alineadas con lo que tu negocio necesita, pero sin tanta orientación persistente.
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Evalúa tu sistema laboral y considera el trabajo híbrido
Muchos puestos aún requieren, o se benefician, de la interacción física entre colaboradores. Sin embargo, un esquema 100% presencial genera grandes gastos en alquileres de espacios amplios de oficina y servicios básicos que impiden o ralentizan el alcance de cualquier meta de ahorro.
Por fortuna, muchos otros tipos de trabajo se pueden desempeñar en esquemas híbridos o remotos, aprovechando la tecnología disponible en la actualidad y el nivel de interconectividad que existe hoy en día. Con tan solo adoptar un modelo de trabajo híbrido que permita reducir parcialmente la necesidad de grandes espacios de oficinas, el ahorro puede ser considerable.
Administra tus gastos con tarjetas corporativas y software relevante
En caso de que las políticas y presupuestos no sean suficientes para alinear cada decisión de compra de tu equipo con tus metas empresariales de ahorro, también tienes la opción de conseguir mayor control con un software de gastos o algún tipo de tarjeta corporativa.
Ambas soluciones le proporcionarán a tu negocio mayor visibilidad sobre gastos, pero también te permitirán tener control sobre aprobaciones con funcionalidades como flujos personalizados y límites de crédito personalizados que impiden el gasto excesivo.
Aprovecha descuentos por pronto pago y negocia con proveedores
La simple comunicación abierta y constante con los proveedores de tu empresa puede proporcionar oportunidades adicionales de ahorro en forma de descuentos de pronto pago y plazos o términos más convenientes.
A fin de cuentas, los proveedores no son solo vendedores, sino socios que se benefician de que tu negocio alcance sus metas financieras, así que es muy probable que estén dispuestos a negociar para brindarte ciertos beneficios a cambio de una relación más estrecha de exclusividad, mayores compras u otras ventajas.
Invierte en automatización y aumenta la eficiencia de cada proceso
Poco a poco, los procesos automatizados resultan en un ahorro significativo de dinero (y tiempo) en cualquier negocio, así que, aunque la inversión inicial que requieren puede ser grande, lo cierto es que puede ser muy valiosa y tiene altas probabilidades de ser exitosa.
¿De qué manera puede liberar capital la automatización? En esencia, agiliza procesos para que estos puedan ser más productivos en la misma cantidad de tiempo y sin una inversión económica proporcional. De esta forma, van generando un ahorro progresivo de recursos que pueden ser invertidos en otras áreas.
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Considera invertir en capacitación y piensa a largo plazo
Si tu empresa puede afrontar este gasto, las sesiones de capacitación o entrenamiento también son inversiones invaluables con el potencial para generar ahorro a mediano y largo plazo, pues le brindan a tu equipo conocimientos y habilidades críticos para mejorar la eficiencia en sus procesos, más allá de la automatización.
De nuevo, lo importante es que analices profundamente lo que esta inversión implica y lo que puede hacer por tu negocio antes de tomarla, pues la realidad es que capacitaciones innecesarias también pueden generar gastos que afectan tu capacidad para ahorrar.
En conclusión, son muchas las medidas que puedes aplicar en tu empresa para asegurarte de construir el fondo de ahorro que necesitas, pero es importante que las pongas en práctica con una buena comunicación y respaldando cada decisión con datos reales.
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