Las operaciones son el centro de toda empresa, pues son los mecanismos a través de los cuales una organización puede generar valor para sus clientes con productos y servicios, mantenerse funcionando día a día y cubrir sus propias necesidades.
Es por esto que hacer lo posible por mejorarlas en materia de eficiencia, calidad, productividad, consistencia y demás áreas vitales de desempeño es una meta que cualquier negocio debe tener, pero, ¿qué se puede hacer para alcanzarla?
En este artículo exploraremos esto a fondo, destacando 12 recomendaciones que puedes seguir para mejorar tus operaciones de negocios y así asegurar que estas brinden valor y generen el retorno esperado que tu empresa necesita para crecer.
Entiende lo que tus clientes valoran y lo que tu empresa necesita
En esencia, las operaciones son conformadas por todos los procesos que tu empresa ejecuta con ciertos fines específicos: generar valor para sus clientes y cubrir sus propias necesidades financieras.
Entonces, para mejorarlas, primero necesitas estar muy consciente de estos objetivos y de lo que necesitas para alcanzarlos, generando valor que resulte relevante para tus clientes y produciendo los resultados económicos que requieres para sobrevivir y crecer.
De esta forma, no importa cómo modifiques tus operaciones de negocios, lo estarás haciendo bajo la certeza de que cada decisión es guiada por directrices claras del papel que cada una de ellas debe desempeñar.
Evalúa y diagnostica tus procesos
Conociendo las metas fundamentales que tus operaciones deben cumplir, ahora debes preguntarte: ¿Qué está impidiendo que alcancen sus objetivos? ¿Cuáles son las ineficiencias, cuellos de botella, errores y demás obstáculos que lo imposibilitan?
Lo que la respuesta a estas preguntas te dará es un enfoque más claro de los retos a superar para que tus operaciones sean optimizadas y una primera idea de lo que podrías hacer para conseguirlo.
Mapea todo aquello que tiene un impacto en tus operaciones
A nivel general, toda operación empresarial está conformada por componentes humanos, tecnológicos, financieros, externos y de procesos que influyen en el éxito o fracaso de su desempeño.
Es por esto que familiarizarte con cada uno de ellos a nivel individual (la tecnología que cada proceso requiere, las personas que los ejecutan, el capital que necesitan, etc.) es vital para tener una noción más desarrollada de las decisiones que puedes tomar para afectar estos componentes y provocar un efecto positivo en cada operación.
Guía tus esfuerzos con metas SMART
Siguiendo lo anterior, ahora deberías tener claro lo que tus operaciones deben lograr, lo que impide que lo hagan y lo que podrías hacer para cambiar esta situación, pero, para guiar tus esfuerzos de mejora de forma más concreta, el establecimiento de metas SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes y sujetas a tiempos) es clave.
No importa la estrategia específica que desees implementar o los componentes que vayas a modificar para lograr un proceso más eficiente, estas metas orientarán los esfuerzos de tu equipo hacia su ejecución.
Es crucial aclarar que estas estas metas no representan el objetivo que tus operaciones deben cumplir, sino los resultados que deseas alcanzar a través de acciones concretas y en un periodo de tiempo particular.
Establece prioridades y comienza con su optimización
Posiblemente, notes múltiples áreas operacionales que necesitan atención para lograr el desempeño que deseas, pero tus recursos son finitos y optimizar a todas ellas a la vez diluirá tus esfuerzos y recursos (de tiempo, personal, dinero, etc.) de tal manera que alcanzar tus metas se vuelva un proceso mucho más lento.
Con esto en mente, una buena práctica en la gestión de operaciones es establecer áreas prioritarias, como aquellas con mayor impacto en la generación de retornos o valor, y dedicar tu enfoque en mejorarlas antes que a otras.
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Estandariza procesos con su redacción clara
Una vez que sabes lo que necesitas para mejorar tus operaciones de negocios y entiendes los procesos que estas deben seguir para ser efectivas, no basta con comunicarlos verbalmente, es necesario que estos estén respaldados por protocolos escritos claros a seguir y que cada miembro relevante a una operación pueda consultar para llevarla a cabo bajo un mismo estándar.
Esta decisión te brindará, sobre todo, operaciones más consistentes, con menor variabilidad y menos probabilidad de que sean afectadas por cuellos de botella, errores u otras ineficiencias.
Mide rendimiento con KPIs estratégicos
¿Qué es lo que determina el éxito de cada operación específica de tu empresa? ¿Su productividad? ¿Su eficiencia operativa? ¿Su rentabilidad? ¿Su calidad? Esto es algo que debes conocer y medir periódicamente a través de KPI estratégicos que expresen, de manera numérica y objetiva, el desempeño de cada proceso y operación.
Asimismo, tendrás que establecer los valores ideales que estos KPI deben de tener para ser indicadores de éxito, pues los datos, por sí solos, no dicen mucho sobre desempeño si no cuentan con un punto de referencia con el cual compararse.
Lo que aplicar esta recomendación te proporcionará es mayor visibilidad sobre la efectividad de tus procesos y sobre el momento en el que deberás intervenir para mejorarlos.
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Capacita a tu equipo
No importa el proceso u operación, cada uno de ellos posee un componente humano importante y responsable de llevarlo a cabo de la mejor forma posible, así que invertir en capacitar a estos recursos humanos en el seguimiento de protocolos específicos y el aprendizaje de conocimientos y habilidades generales relevantes, es vital para que tus operaciones de negocios funcionen.
Indaga sobre oportunidades de automatización e impleméntalas
En efecto, el componente humano de las operaciones empresariales es fundamental, pero también hay muchas tareas individuales que se pueden automatizar con la tecnología adecuada, no solo para mejorar procedimientos a nivel general, sino para apoyar el trabajo humano y cubrir sus vulnerabilidades.
Las tareas automatizables variarán mucho dependiendo de áreas y procesos particulares, pero indagar sobre oportunidades de automatización en los distintos departamentos operacionales de tu empresa e implementarlas adecuadamente es, hoy en día, fundamental para competir en un entorno comercial definido por una tendencia hacia la automatización de procesos.
Reflexiona sobre tu distribución de recursos
En ocasiones, las operaciones no fallan debido a protocolos deficientes o personal no capacitado, sino porque los recursos que necesitan no están disponibles en el lugar correcto o en el momento preciso
Entonces, para asegurarte de que cada área operacional de tu negocio está funcionando a su máximo potencial, es buena idea reflexionar constantemente sobre la forma en la que tus recursos (financieros, humanos, tecnológicos, temporales y demás) se encuentran asignados.
Por supuesto, es posible que, al llevar a cabo este proceso, notes que los recursos para ejecutar una tarea operacional al máximo de sus capacidades simplemente no son accesibles en este momento. Pero también es posible que encuentres que tu negocio cuenta con todos los recursos necesarios para apoyar a cada área de la mejor forma y lo único que necesitas sea distribuirlos de otra forma.
Empieza siempre con pruebas y simulacros
Antes de ejecutar un cambio radical en las operaciones de tu empresa, es buena idea ponerlo en práctica primero mediante pruebas y simulacros, de lo contrario, una modificación mal implementada o deficiente podría causar más problemas de los que solucionaría.
Sea cual sea tu estrategia, esta tendrá mayores probabilidades de ser exitosa si es pasada primero por una fase de prueba que permita identificar defectos que deban ser solucionados antes de una adopción oficial.
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Promueve la mejora continua
Al final del día, las circunstancias que hacen de las operaciones de tu negocio algo efectivo pueden ser afectadas por muchas variables en constante cambio, así que lo que funciona en un momento, puede no hacerlo en otro.
Por ello, tu enfoque no debe de estar en obtener operaciones perfectas al primer intento, sino en mejorarlas, monitorearlas y editarlas a medida que se presenten cambios y se vuelva necesario realizar modificaciones, es decir, contar con un enfoque de mejora continua.
En conclusión, optimizar la eficiencia de cada una de las operaciones de tu empresa debería ser una prioridad para conseguir todos los resultados que deseas, pero, sin importar en qué área, estas recomendaciones te ayudarán a lograrlo y desbloquear el potencial de tus operaciones de negocio.
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