Para una gestión estratégica y efectiva de cuentas por pagar, tener un amplio control sobre pagos es fundamental. ¿Qué es lo que esto implica? Esencialmente, conseguir visibilidad total y continua sobre egresos, crear controles y asegurarse de que cada miembro relevante se apegue a las políticas de gastos aplicables.
Al alcanzarla, es más sencillo encontrar oportunidades de ahorro, responder a tiempo a nuevos cambios y, en general, mantener una liquidez mucho más estable.
El camino hacia este nivel ideal de control no es tan sencillo, pero en este artículo buscaremos ayudarte con 8 consejos a seguir para obtener el control de pagos que tu empresa necesita para así comenzar a reducir fugas de dinero y a tener una idea clara de sus finanzas en todo momento.
Centraliza la información de pagos de manera digital
Para un mayor control de pagos, lo primero que necesitas es mayor visibilidad. Hoy en día, la mejor forma de alcanzar este nivel de visibilidad es centralizando la gestión de pagos en una plataforma digital. Es decir, digitalizando las facturas entrantes y procesos de pagos a través de algún tipo de software u otra herramienta tecnológica.
Esto es fundamental, ya que te dará la oportunidad de poder realizar consultas de manera rápida y te ayudará a reducir las probabilidades de que compras innecesarias pasen desapercibidas.
El mejor software de pagos a elegir depende de las necesidades y características de tu empresa; sin embargo si lo que necesitas es una alternativa con múltiples funcionalidades, pero que no aumente costos significativamente, la plataforma de gestión de pagos y cobros de Xepelin puede ser tu mejor opción, ya que es completamente gratuita.
Considera contratar alguna tarjeta corporativa
Aunque son utilizadas también como fuentes de financiamiento, la mayor ventaja de las tarjetas corporativas es que permiten la creación de múltiples tarjetas diferentes, con límites de crédito personalizables que garantizan que cualquier política establecida se respete. Por lo tanto, son una gran alternativa para el control de pagos.
Como beneficio adicional, estos productos financieros suelen ofrecer una app o plataforma para centralizar gastos, generando mayor visibilidad. Sin embargo, dado que estas solo brindan información sobre egresos y no sobre ingresos, no reemplazan a los software de gestión completos en la gestión de liquidez.
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Automatiza ciertos procesos del área, como los workflows de aprobación
Más allá del registro de datos, el área de pagos está repleta de tareas que pueden automatizarse, tales como la programación de transferencias, los workflows de aprobación y la conciliación. Aprovechar esta oportunidad es clave para conseguir mayor control a través de menores errores humanos y mayor velocidad.
Con una menor incidencia de errores, es mucho más sencillo garantizar un seguimiento total de cualquier política o estrategia y asegurar datos fiables que verdaderamente hablan sobre la salud financiera de tu empresa y la eficiencia de su gestión de cuentas por pagar.
Al igual que sucede con la centralización de datos, la automatización es posible a través del software de pagos adecuado.
Prioriza claridad y fácil seguimiento en la creación de políticas de gastos
Las políticas detalladas son fundamentales para controlar comportamientos de gasto en cada nivel, pero, si estas no son claras y relativamente fáciles de seguir, será poco probable que se cumplan. Por ello, al momento de redactarlas junto con procesos de declaración de gastos o devoluciones, es importante que estos prioricen claridad y simpleza.
Para lograrlo, lo más importante es utilizar un lenguaje accesible para cualquier miembro y establecer responsables de procesos, dejando claro con quién acudir para aprobaciones y devoluciones.
Monitorea las compras de manera frecuente y verifica el seguimiento de políticas
Por sí sola, la visibilidad no sirve de mucho; al contrario, se trata de una característica que debe ser explotada para traducirse en beneficios tangibles. ¿Cómo hacerlo? Con un monitoreo constante de la información, vigilando de cerca el flujo de egresos general de tu negocio, así como un desglose de gastos que incorpore sus montos y orígenes.
De la misma forma, un seguimiento frecuente es aconsejable para verificar que las políticas establecidas están siendo cumplidas, ya que incluso con claridad y simpleza, existe la probabilidad de que el nivel de cumplimiento de estas políticas no llegue a los niveles deseados sin auditorías periódicas y monitoreo constante.
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Genera los presupuestos que necesites
Los procesos de planificación son cruciales para un mejor control y, en el área de pagos, esto involucra la creación de presupuestos, detallando gastos e ingresos esperados y un plan sobre cómo se utilizarán estos últimos para sustentar proyectos de crecimiento. Además de generar mayor control sobre los gastos de tu negocio, esto te brindará información valiosa para tomar decisiones financieras.
No olvides verificar facturas entrantes
Finalmente, con el fin de evitar gastos innecesarios y hasta fraudes, recuerda que lo mejor es que cada factura entrante pase por un proceso de verificación para confirmar su legitimidad, así como la veracidad de los datos que incluye. De lo contrario, es posible que tu empresa se exponga a errores costosos, posibles problemas con proveedores y un mayor riesgo de ser víctima de fraudes.
¿Por qué es tan importante tener un buen control de pagos?
Ahora bien, las medidas anteriores te pueden brindar mayor control sobre los procesos de pago de tu organización en todo nivel, pero ¿por qué invertir tiempo en implementarlas? Sin un mejor control sobre la forma en la que cada miembro de tu empresa realiza compras, es posible que aumente tu exposición a riesgos financieros considerables e incluso a un deterioro en tu relación con proveedores.
Por el contrario, con un control de pagos ideal, puedes desbloquear ciertos beneficios:
- Mayor certeza sobre lo que podrías hacer para eliminar gastos innecesarios y mejorar la liquidez de tu empresa.
- Menores errores, lo cual te ahorrará tiempo y dinero a largo plazo.
- Mejores relaciones comerciales, producto de un proceso de pagos optimizado.
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Conseguir un mayor control sobre la forma en la que tu empresa gasta recursos y realiza pagos puede ser complicado, pero siguiendo los consejos anteriores, este grado de complejidad puede disminuir bastante, ayudándote a alcanzar los beneficios que el control de pagos te puede proporcionar.
Si necesitas apoyo adicional, Xepelin puede proporcionártelo con financiamiento de cuentas por pagar que te ayudará a tener mayor control sobre cuándo pagarle a proveedores sin afectar tu liquidez y con una plataforma gratuita de gestión de pagos y cobros que te ayudará a centralizar tus facturas entrantes y a automatizar ciertas tareas para conseguir procesos más eficientes.
Para conseguir acceso a estos y otros recursos y productos financieros diseñados para simplificar la administración de tu empresa, solo necesitas crear una cuenta gratuita en Xepelin.
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