Por el simple hecho de desempeñar sus actividades, tu empresa estará expuesta a ciertas amenazas tanto internas, como externas, comúnmente englobadas en la categoría general de riesgos operacionales.
Sin embargo, los riesgos operacionales no son solo un tipo de amenaza, sino que abarcan varias categorías diferentes que requieren de prácticas y estrategias distintas para ser gestionadas y mitigadas de la mejor manera posible. Así que familiarizarte con todos estas clasificaciones de manera individual es lo mejor que puedes hacer para proteger a tu empresa.
A grandes rasgos, el riesgo operacional se puede dividir en 8 tipos, y en este artículo te decimos lo que cada uno representa y lo que está en tus manos para gestionarlo.
Fraude interno
La primera categoría de riesgo operacional es el fraude interno, es decir, todo tipo de engaño o estafa llevado a cabo dentro de tu empresa por uno o varios individuos con el fin de conseguir una ganancia personal. Dentro de esta clasificación se encuentran tipos comunes de fraude, como el fraude de nómina, el fraude contable y la apropiación indebida de activos, entre otros.
Se trata de uno de los riesgos operacionales más significativos que existen; de hecho, reportes indican que suelen generar hasta un 5% de pérdidas anuales para empresas a nivel global.
¿Cómo lidiar con el fraude interno? No es algo sencillo, pero algunas de las prácticas más relevantes son:
- Crear una cultura de honestidad que facilite la denuncia de estafas por parte de empleados.
- Involucrar a múltiples miembros cada tarea financiera, ya sea como participantes o supervisores, para evitar que el control sobre esta se concentre en un grupo pequeño de personas.
- Someterse a auditorías externas constantes que faciliten la detección de inconsistencias, sin sesgos.
Fraude externo
Por su parte, el fraude externo es un tipo de riesgo operacional que consiste en que entidades ajenas a tu empresa utilicen tácticas de engaño para extraer sus recursos de manera ilegítima y así conseguir un beneficio. Por ejemplo, mediante estafas como el fraude de facturas o los fraudes de inversión, como los esquemas Ponzi.
Riesgos frecuentes de este tipo, como los fraudes de facturas, le cuestan a las organizaciones hasta $1.2 millones de dólares anualmente.
Para manejar estas amenazas, algunas buenas prácticas son:
- Evaluar a clientes y proveedores antes de firmar contratos, esto con el fin de evitar entrar en contacto con entidades ilegítimas.
- Capacitar a tu equipo en la detección de fraudes externos comunes, como el phishing.
- Desarrollar protocolos de aprobación que reduzcan la probabilidad de que una factura fraudulenta sea pagada.
Riesgos tecnológicos
Son todos aquellos derivados de fallas en la infraestructura digital de tu empresa, como los problemas de software y hardware, cortes de internet o electricidad, los errores humanos de uso de tecnología e, inclusive, los ataques de ciberseguridad y filtraciones de datos.
Más allá de pérdidas financieras, estos riesgos generan problemas reputacionales (debido a la pérdida de confianza en sistemas de datos) y cuellos de botella operativos (ocasionados por la interrupción de sistemas administrativos y productivos necesarios).
La gestión de esta clase de riesgos suele ser mucho más técnica y especializada, pero, a nivel general, estas estrategias son de ayuda:
- Invertir en ciberseguridad que bloquee ataques externos y mantenimiento de sistemas digitales.
- Implementar un control riguroso sobre el acceso a datos sensibles.
- Capacitar al personal en materia de ciberseguridad básica y en el manejo y protección de datos.
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Riesgos en la gestión de procesos
Esta clase de riesgos es un producto de la implementación inadecuada de cualquier tipo de procedimiento empresarial, ya sea debido al uso de un proceso deficiente o al surgimiento de errores en la aplicación de un protocolo. Pueden causar interrupciones productivas importantes, pero, más bien, sus efectos suelen ser sistémicos, afectando la eficiencia operativa total de las operaciones.
Abarcan sucesos comunes como los errores manuales de ejecución, la alta variación de calidad y las ineficiencias en workflows.
¿Cómo gestionar y mitigar estos riesgos operacionales? La clave está en 3 aspectos:
- Invertir tiempo en un proceso adecuado de mejora de procesos que dé como resultado mayor eficiencia.
- Crear políticas escritas que dicten cómo se deben llevar a cabo ciertos procesos para generar resultados consistentes.
- Capacitar en el seguimiento de nuevos protocolos.
Daño a activos
Los riesgos operacionales también pueden tener un origen y efecto completamente físico, y en esta categoría se encuentran aquellos riesgos originados por desastres naturales, negligencia en el uso de equipo, vandalismo y cualquier otra amenaza con el potencial para dañar directamente los activos de tu empresa.
En conjunto, los desastres naturales y causados por humanos generan pérdidas anuales de hasta $280 billones de dólares anuales y a nivel global, así que esta clase de riesgos es de las más importantes a gestionar.
Para lograrlo, algunas buenas prácticas incluyen:
- Implementar el mantenimiento preventivo de equipos e inmuebles que puedan volverse vulnerables a daños debido a un mal manejo.
- Contratar pólizas de seguros relevantes que puedan respaldar la pérdida de ciertos activos en caso de que sea necesario.
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Malas prácticas de negocios
Dentro de esta clasificación se encuentran todos los riesgos operacionales amplificados por negligencia en materia de cumplimiento normativo, sostenibilidad, publicidad, interacción con clientes, manejo de recursos humanos, etc., las cuales pueden causar, entre otras cosas, daños reputacionales, multas económicas y hasta penalizaciones que interrumpen operaciones.
La mejor forma de mitigarlos, es siguiendo estrategias como estas:
- Auditar constantemente en busca de violaciones de compliance legal en todos los aspectos.
- Implementar políticas y controles internos que alineen decisiones individuales de cada miembro con regulaciones generales.
Riesgos de seguridad laboral
Abarcan todos los riesgos que pueden generar problemas de salud físicos o mentales en los empleados y otros miembros de tu empresa debido a una implementación deficiente de ciertos controles de seguridad.
Aunque más comunes en ciertas industrias que involucran mayores cantidades de trabajo físico (como la minería, construcción, agricultura, etc.), la realidad es que pueden presentarse en cualquier clase de empresa y deben ser manejados por igual.
Estos son los principios clave a seguir para mantener estos riesgos operacionales bajo control:
- Crear una cultura de seguridad en la que los empleados se sientan cómodos al expresar posibles amenazas y la administración tome en serio sus preocupaciones.
- Redactar políticas y procedimientos de seguridad a los que cada miembro de tu empresa deba apegarse.
- Proveer entrenamiento en el seguimiento de protocolos de seguridad.
Riesgos de la cadena de suministro
La última categoría de riesgos operacionales para la que debes preparar a tu empresa es la de los riesgos derivados de una gestión deficiente en la cadena de suministro o de las disrupciones externas que se pueden presentar en ella, como el cierre de rutas, la desaparición de un proveedor clave y la escasez de materiales.
¿Sus efectos? Costos elevados, interrupciones operativas y hasta problemas reputacionales ocasionados por entregas tardías.
Lo cierto es que la gestión de estos riesgos es bastante complicada, pues involucra prepararse para ciertas amenazas difíciles de controlar y anticipar. Sin embargo, algunas prácticas básicas para una gestión apropiada son:
- Diversificar a proveedores para reducir el impacto de la posible ausencia de uno de ellos.
- Evaluar previamente a colaboradores con el fin de garantizar su estabilidad y reducir el riesgo de que puedan ausentarse en algún momento.
- Medir el desempeño de vendedores para detectar posibles problemas de suministro a tiempo y actuar proactivamente para corregirlos.
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En conclusión, aunque las prácticas generales de gestión de riesgos, como el análisis preventivo, la creación de políticas y el establecimiento de controles, siguen siendo relevantes para manejar la mayoría de los riesgos operacionales, entender sus distintas clasificaciones y las complejidades de cada una es vital para lograr una estrategia más robusta y efectiva.
Como puedes ver, varios riesgos operacionales se pueden evitar con un control riguroso de los proveedores y clientes que entran en contacto con tu empresa, y, para lograr este nivel de control, Xepelin puede ayudarte.
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